Gratis-Download

Projekte, Projekte und noch mehr Projekte. Dass der Anteil der Projektarbeit an der Gesamtwertschöpfung weiter rasant zunehmen wird, erscheint...

Jetzt downloaden

In nur 5 Schritten zur fehlerfreien Projektplanung

5 1 Beurteilungen

Erstellt:

Mit der Planung legen Sie die Basis für die gesamte Abwicklung des Projektes fest – daher ist diese Phase ein Herzstück des Projektmanagements. Passen Sie Ihren Planungsaufwand dem Projekt an. Ein komplexes Projekt mit hohem Neuigkeitsgrad wird mehr Planungsaufwand erfordern als ein einfaches Projekt, zumal wenn Sie darüber aus ähnlichen Vorgängerprojekten schon Erfahrungen gesammelt haben.

1. Schritt: Der Projektstrukturplan (PSP) in der Projektplanung

Ziel des Projektstrukturplans ist es zum einen, die Gesamtaufgabe zu strukturieren, zum andern, die Aktivitäten zu ermitteln, deren Durchführung zum gewünschten Projektergebnis führt. Selbstverständlich sollen keine Aktivitäten vergessen werden. Das ist leichter gesagt als in der Praxis getan. Alle ermittelten Aktivitäten werden zu einzelnen Arbeitspaketen (AP) zusammengefasst.

Bei Großprojekten sollten Sie unbedingt einen PSP erstellen. Bei Kleinprojekten können Sie darauf verzichten und sofort mit dem nächsten Planungsschritt beginnen.

Beispiel: Herr Engelhardt ist Inhaber und Geschäftsführer des Ingenieurbüros Elektro-Control GmbH. Sein Büro ist auf die Entwicklung von elektronischen Steuerungen für Industrieanwendungen spezialisiert. Auf Grund einer langjährigen Zusammenarbeit erhielt er von der Firma Hebetechnik GmbH den Auftrag für Entwicklung und Bau einer Steuereinheit.

Die Spezifikationen des Gerätes wurden in Vorbesprechungen festgelegt, ein Vertrag einschließlich Pflichtenheft liegt vor. Herr Engelhardt übergibt die Projektleitung und damit die Verantwortung an seinen Entwicklungsingenieur, Herrn Schneider. Dieser macht sich an die Feinplanung und erstellt den folgenden Projektstrukturplan:

Der PSP zeigt sowohl die Struktur des Projektes als auch die einzelnen Arbeitspakete (AP). Letztere überträgt Herr Schneider in eine Liste:

AP-NR.
Beschreibung
1Technisches Design
2Konstruktion Elektronik
3Konstruktion Mechanik und Gehäuse
4Bau Elektronik
5Bau Mechanik und Gehäuse
6Zusammenbau der Komponenten
7Test

2. Schritt: Der Projektablaufplan in der Projektplanung

Im PSP wurde noch nicht ermittelt, in welcher Reihenfolge die einzelnen Vorgänge durchzuführen sind. Das geschieht nun in der Ablaufplanung. Dafür sind die logisch-zeitlichen Abhängigkeiten der Vorgänge zu berücksichtigen:

  • Welche Vorgänge müssen abgeschlossen sein, damit ein weiterer Vorgang begonnen werden kann?
  • Ist ein Vorgang seinerseits Voraussetzung für andere Vorgänge?
  • Welche Vorgänge können nur zeitlich nacheinander, welche parallel durchgeführt werden?

In unserem Fallbeispiel sind diese Abhängigkeiten noch einfach zu erkennen: Beispielsweise können die Arbeiten an der Elektronik und der Mechanik parallel erfolgen. Der Test des Gerätes kann aber erst nach dem Zusammenbau durchgeführt werden. Bei komplexeren Projekten sind diese Abhängigkeiten oft nicht mehr so offensichtlich.

Die Arbeitspakete sind die Grundbausteine des Projektes. Für jedes Arbeitspaket sind die Tätigkeiten detailliert zu beschreiben, und jedes Arbeitspaket ist einem Verantwortlichen zuzuordnen. Nur so ist in der Durchführung ein effizientes Projekt-Controlling möglich.

Für das Beispielprojekt könnte eine Arbeitspaketbeschreibung so aussehen:

Arbeitspakektbeschreibung
Projekt: Steuergerät für Hebetechnik GmbH
Arbeitspaket: AP 2: Konstruktion Elektronik
Projektleiter: Herr Schneider
Arbeitspaketverantwortlicher: Herr Maihoff
Tätigkeiten:
-Schaltungsentwurf gemäß Pflichtenheft
-Versuchsaufbau und Tests
-Optimierung Bauteileauswahl
-Stückliste und Dokumentation erstellen
Zu erarbeitende Ergebnisse: Erstellung einer funktionsfähigen Elektronik als Versuchsanordnung gemäß Spezifikation des Pflichtenheftes mit Unterlagen
Budget: 4 MA-Tage*,600 € für Material
Termine: 17.08.–20.08.04
* MA-Tage = Mitarbeitertage oder „Manntage“ dienen als Einheit für den Arbeitsaufwand. 4 MA-Tage bedeutet: 1 Mitarbeiter braucht 4 Tage oder 2 Mitarbeiter brauchen 2 Tage usw.

Praxis-Tipp: Entwickeln Sie für Ihr Unternehmen eigene Formulare für die Arbeitspaketbeschreibung, aber auch für andere Zwecke. Achten Sie darauf, dass diese Formulare in allen Projekten einheitlich verwendet werden. Diese Standardisierung bringt Transparenz und Arbeitsersparnis.

3. Schritt: Der richtige Terminplan in der Projektplanung

Für die Terminplanung gibt es 3 unterschiedliche Methoden: die Vorgangsliste, das Balkendiagramm und die Netzplantechnik.

Methode 1: Vorgangsliste

Die Vorgangsliste erfordert den geringsten Aufwand und eignet sich für einfache, überschaubare Projekte. In dem Beispiel hat Herr Schneider für die Terminplanung die voraussichtliche Dauer der einzelnen Arbeitspakte (oder Vorgänge, wie sie auch genannt werden) geschätzt. Für jeden Vorgang hat er auch ermittelt, welche anderen Vorgänge vorausgehen (Vorgänger) und welche nachfolgen müssen (Nachfolger). Daraus erstellt er folgende Vorgangsliste, in der jedes Arbeitspaket anhand einer eindeutigen AP-Nummer identifizierbar ist:

Ap-NR.BeschreibungVorgängerNachfolgerDauer(Tage)
1Technisches Design02,35
2Konstruktion Elektronik144
3Konstruktion Mechanik und Gehäuse158
4Bau Elektronik264
5Bau Mechanik und Gehäuse366
6Zusammenbau der Komponenten4,572
7Test6-6

Praxis-Tipp: Die Schätzung der Dauer ist gerade bei Aufgaben mit hohem Neuigkeitsgrad sehr schwierig. Orientieren Sie sich an diesen Schätzregeln:

  • Gehen Sie von normalen Bedingungen aus.
  • Schätzen Sie für jedes einzelne Arbeitspaket.
  • Lassen Sie sich nicht von Terminvorgaben unter Druck setzen.
  • Beziehen Sie alle Aufgaben ein.
  • Holen Sie bei Unsicherheit den Rat von Experten ein oder schätzen Sie gemeinsam im Team.
  • Planen Sie Pufferzeiten für unvorhergesehene Schwierigkeiten ein.

Methode 2: Balkendiagramm

Für Projekte mit wenigen Vorgängen reicht das Balkendiagramm für die Terminplanung völlig aus. Der Vorteil dieser Art der Darstellung gegenüber der einfachen Vorgangsliste ist eine erhöhte Übersichtlichkeit. Für das Projekt „Steuerungsgerät für Firma Hebetechnik GmbH“ sieht die Terminplanung als Balkendiagramm so aus:

Die horizontale Richtung stellt den Zeitablauf dar, jeder Balken repräsentiert ein Arbeitspaket. Da hier die Abhängigkeit der Vorgänge durch Pfeile gekennzeichnet wurde, nennt man diese Form auch „vernetztes Balkendiagramm“.

Es ermöglicht einen klaren Überblick über die zeitliche Gesamtstruktur einschließlich eventueller Pufferzeiten. Im Zweig AP2 und AP4 ergibt sich im Beispiel eine Pufferzeit von 6 Tagen, da der Abschluss von AP5 abgewartet werden muss. Selbst wenn sich also in der Durchführung von AP2 oder AP4 Verzögerungen (von maximal 6 Tagen) ergeben sollten, wäre der geplante Projektendtermin nicht gefährdet

Methode 3: Netzplantechnik

Für komplexere Projekte mit einer größeren Zahl an Arbeitspaketen (oder Vorgängen) wird die Netzplantechnik eingesetzt. Die einzelnen Vorgänge werden dabei als Kästen dargestellt (in der Fachsprache auch als Knoten bezeichnet) und mit den Terminangaben versehen.

Die Terminplanung für das Projekt „Steuerungsgerät für Firma Hebetechnik GmbH“ sieht in der Netzplandarstellung folgendermaßen aus:

Die fett markierten Verbindungslinien zwischen den Knoten zeigen an, dass es sich hier um den so genannten „kritischen Pfad" handelt. „Kritisch“ deshalb, weil Verzögerungen auf diesem Pfad den geplanten Projektendtermin gefährden. AP2 und AP4 dagegen haben einen gemeinsamen Puffer von 6 Tagen.

4. Schritt der Projektplanung: Ressourcenplanung

Bei der Ressourcenplanung (man spricht auch von Einsatzmittelplanung) geht es um die Planung von:

  • Personal,
  • Material,
  • Betriebsmitteln (Maschinen, Computer, Räume, Fahrzeuge),
  • sonstigen Leistungen (z. B. externe Dienstleistungen).

Sie müssen nicht nur ermitteln, von welcher Ressource Sie wie viel benötigen, sondern Sie müssen auch sicherstellen, dass die benötigten Kapazitäten an Mitarbeitern, Materialien, Geräten oder Räumen für die geplanten Zeiträume tatsächlich zur Verfügung stehen.

Insbesondere gilt dies für die Personalplanung. Zuerst ermitteln Sie den Bedarf an Mitarbeitertagen oder -stunden einer bestimmten Qualifikation (z. B. Entwicklungsingenieure, Techniker, Mechaniker, Sekretariat). Für die konkrete Einsatzplanung müssen Sie Urlaubs- und Feiertage, Betriebsferien und andere absehbare Ausfalltage berücksichtigen. Denken Sie auch daran, dass Ihre Mitarbeiter oft noch andere Aufgaben haben und somit nicht mit ihrer gesamten Arbeitszeit für das Projekt zur Verfügung stehen.

5. Schritt: Kosten- und Budgetplanung

Auf Basis der Ressourcenplanung ermitteln Sie die Projektkosten. Sie lassen sich in die Kostenarten Personalkosten, Materialkosten, Betriebsmittelkosten und sonstige Kosten einteilen.

Die Personalkosten sind bei den meisten Projekten der größte Posten. Sie werden üblicherweise anhand von Stunden- oder Tagessätzen errechnet; für Betriebsmittel lassen sich entsprechend Maschinenkostensätze verwenden. Für Materialien und Zukaufteile sind meist die Preise bekannt, und für den Bezug interner Leistungen existieren Verrechnungspreise. Mit den Zahlen der Kostenplanung können Sie dann das Projektbudget ermitteln.

Checkliste: Projektplanung

Die Schritte der Projektplanung
Was ist zu tun? 
Projektstrukturplan(PSP):Das Gesamtprojekt in Teilprojekte und Arbeitspakete gliedern.

Projektablaufplan:Arbeitspakete definieren und Arbeitspakete in eine zeitlich logische Reihenfolge bringen.

Terminplan:Den Zeitbedarf für die einzelnen Arbeitspakete schätzen und die voraussichtliche Projektlaufzeit ermitteln

Ressourcen- und Kapazitätsplan:Die benötigten Ressourcen ermitteln und vorhandene Ressourcen mit Bedarf abstimmen.

Kosten- und Budgetplan:Die Kosten für die benötigten Ressourcen schätzen Kosten ermitteln und Budget erstellen

 

Organisation & Zeitmanagement

Erhalten Sie mit "Organisation & Zeitmanagement" Organisationstipps für ein effizientes Zeitmanagement im Beruf kostenlos per E-Mail.

Datenschutz

Anzeige

Produktempfehlungen

Kompetent, wertvoll und effizient im Büro

Magazin für professionelles Büromanagement

Für einen freien Kopf und mehr Zeit für das Wesentliche.

Expertengeprüfte Anleitungen, Tools und Tricks für E-Mails, Kontakte, Kalender & Co.

Mehr Fokus. Mehr Zeit. Mehr Ich.

Mit einfachen Maßnahmen zu nachhaltigem Unternehmenserfolg