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Präsentationstraining: So machen Sie Ihre Kollegen fit für den Auftritt beim Auftraggeber

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Projektmanagement2

Von Günter Stein,

Der Auftraggeber sucht eine individuelle technische Lösung für eine Produktionsstraße. Sie haben sowohl technisch als auch finanziell ein gutes Angebot gemacht. Doch in der Projekt-Präsentation vor dem Geschäftsführer und dem Abteilungsleiter verliert sich Ihr Kollege in Details über Hydraulik und Feinjustierung. Er stellt zu viele Modelle vor, sodass der Geschäftsführer den Faden verliert, und als er nach Referenzen gefragt wird, gerät der Kollege ins Stottern. Der Auftrag droht zu scheitert.

Mit den folgenden Übungen können Ihre Mitarbeiter für die Zukunft daraus lernen:

Präsentationstraining Übung 1: Perspektivenwechsel – Versetzen Sie Ihre Kollegen in die Zuhörersituation

Ihre Mitarbeiter haben auf Konferenzen und Tagungen schon viele Vorträge gehört – gute und weniger gute. Stellen Sie eine Liste der 10 schlimmsten Energiekiller wie leiernde Stimme, fantasielose Einstiege, konzeptloser Aufbau, technische Mängel: Wann haben Sie sich als Zuhörer schlecht angesprochen gefühlt? Überlegen Sie zu jedem Punkt ein Gegenbeispiel aus der Praxis. Wenn Ihnen etwas besonders gut gefallen hat, dann übernehmen Sie ruhig eine gute Idee. Das können kleine Anekdoten sein oder geschickt gewählte Metaphern. Diese scheinbaren Kleinigkeiten tragen wesentlich zu einer gelungenen Präsentation bei.

Lassen Sie jeden Mitarbeiter Beispiele finden, die zu seiner Persönlichkeit passen. Niemand soll wie ein Schauspieler wirken.

 

Präsentationstraining Übung 2: Stellen Sie das Kunden-Unternehmen und die Teilnehmer vor

Bitten Sie Ihre Kollegen, die Kundenmitarbeiter der nächsten Präsentation so vorzustellen, dass Sie und Ihre Vertriebskollegen ihre Rolle einnehmen können. So regen Sie eine Zielgruppenanalyse an, in der die teilnehmenden Personen im Vordergrund stehen und nicht die Technik. Beachten Sie dabei die folgenden 10 Punkte, um ein lebendiges Bild von der Vortragssituation zu bekommen:

  1. Slogan, Bilder und Stichworte, mit denen sich das Unternehmen in der Öffentlichkeit präsentiert. Nennen Sie Schlüsselbegriffe aus der Presse.
  2. Vermitteln Sie die Interessen und gewünschten Präsentationsschwerpunkte der einzelnen Teilnehmer.
  3. Klären Sie, wer wie am Entscheidungsprozess beteiligt ist.
  4. Schätzen Sie das Vorwissen zu Ihrer Technologie ab. Dazu gehören auch eventuelle Präsentationen vom Wettbewerber.
  5. Umreißen Sie die aktuellen Probleme, für die der Kunde eine Lösung sucht.
  6. Beschreiben Sie, was die Zuhörer über Ihr Unternehmen und Ihre Leistungen bereits wissen oder was sie neugierig gemacht hat, Sie einzuladen.
  7. Nennen Sie den erhofften Nutzen der Präsentation für den Zuhörer.
  8. Für wen müssen Sie spezielle technische Details bereithalten?
  9. Wer aus der Runde ist eher an den wirtschaftlichen und organisatorischen oder rechtlichen Konsequenzen interessiert?
  10. Beschreiben Sie mögliche Konflikte der Teilnehmer untereinander. Nennen Sie Reizwörter und Tabuthemen, die mit Machtkämpfen über verschiedene Strategien verbunden sind.

Präsentationstraining Übung 3: Überraschende Grafiken für prägnante Einführungen

Der Geschäftsführer hat sehr wenig Zeit und will sich nicht in technische Detaillösungen einarbeiten? Dann versuchen Sie es doch mal so: Erstellen Sie eine Ergebnisgrafik als Ist-Zustand und eine mögliche Ergebnisgrafik für den Fall, dass Ihre Idee zur Anwendung kommt. Glauben Sie mir, Ihr Zuhörer wird neugierig, wenn er die Grafiken sieht und den Weg dahin nicht kennt. Dann präsentieren Sie lückenlos und ohne Einwandgefahr den Weg dahin. Benennen Sie mögliche Einwände selbst und haben Sie auch die passende Gegenargumentation parat.

Bei anderen Vorträgen können Ihre Mitarbeiter umgekehrt vorgehen: Sie stellen Ihrem Publikum beispielsweise eine Prozentfrage und legen danach stillschweigend eine Grafik vor. Das wirkt natürlich umso mehr, je falscher das Publikum rät. Machen Sie sich Gedanken und erzielen Sie hier mit ganz einfachen Mitteln große Effekte.

Präsentationstraining Übung 4: Pannenhilfe, wenn nicht alles nach Plan läuft

Keiner redet gern über Pannen, dabei passieren sie oft völlig unverschuldet. Sprechen Sie das Thema direkt an. Berichten Sie über eigene Pannen und wie Sie seitdem vorsorgen. Packen Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen einen Erste-Hilfe-Koffer für Präsentationspannen. Sicher kommen Ihnen und Ihren Kollegen diese Situationen bekannt vor:

Unfreiwilliges Stolpern: Sie reagieren souverän, wenn Sie mitlachen und selbstironisch kommentieren: „Damit habe ich auch schon den Frühsport hinter mir.“

Unruhe im Publikum: Sie fragen freundlich, was los ist, und bieten Ihre Hilfe an, um eventuell ein Malheur am Rande der Präsentation zu beheben. Wiederholen Sie dann den Punkt, den Sie vor der Unruhe ausgeführt haben.

Die Gedanken schweifen ab: Vielleicht reiben Sie sich dann immer die Nase oder schauen auf die Uhr. Ein Glas kaltes Wasser lässt Sie von innen aufwachen.

Sie haben einen Punkt vergessen: Sagen Sie das nie! Machen Sie aus der Not eine Tugend und bringen Sie in der Abschlussdiskussion noch die Fakten und Argumente, die Sie vorher nicht erwähnt haben. So punkten Sie noch mal.

 

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