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Projekt auf Kurs halten – 5 Rettungsschritte, wenn Ihr Projekt ins Abseits wandert

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Energie Management 1

Von Günter Stein,

Der Kunde erwartet bis in 3 Wochen eine einwandfreie Sensortechnik für seine Produktionsstraße. Doch die viel versprechende Technologieentwicklung aus Ihrem Haus entpuppt sich als fehleranfällig. Der Auftraggeber will nachträglich Änderungen der abgesprochenen Konfigurationen erreichen und die Geschäftsleitung hat plötzlich Mitarbeiter für andere Aufgaben abgezogen.

Obendrein werden Sie von einigen Mitarbeitern immer wieder vertröstet, wenn Arbeitsergebnisse fehlen. Höchste Zeit für ein Notfallmanöver, um das Schiff wieder auf den rechten Kurs zu bringen.

Sie sind als Projektmanager erfolgreich, wenn Sie die 3 Eckpunkte Ihrer Auftragsvereinbarung erfüllen:

  • Leistung: Das Produkt oder das Ergebnis Ihres Projekts erfüllt in seiner technischen Funktion und Qualität genau die im Pflichtenheft vereinbarten Kriterien.
  • Budget: Sie bleiben im vereinbarten Rahmen der Kosten und Ressourcen.
  • Termin: Sie liefern die Leistung zum vereinbarten Termin ab oder stellen sie zum Gebrauch zur Verfügung.

 

 

1. Schritt um Ihr Projekt auf Kurs halten: Bringen Sie Ihr Team auf Zielkurs

Stellen Sie das magische Dreieck des Erfolgs Ihrem Team vor. Verdeutlichen Sie aus der Sicht des Auftraggebers, was bis wann mit welchem Budget erreicht werden muss. Vor allem Ihre technisch orientierten Kollegen verlieren gern das Kosten-Nutzen-Verhältnis aus dem Auge. Aus fachlicher Begeisterung liegt der Fokus oft zu sehr auf einer perfekten technischen Lösung, die den Zeit- und Kostenrahmen sprengt.

Legen Sie gemeinsam die Erfolgskriterien fest: Nach welchen Verfahren wird die Leistung vom Auftraggeber überprüft? Drohen Konventionalstrafen? Was wird neben dem eigentlichen Produkt noch abgenommen? Denken Sie auch an Dokumentation, Schulungsmaterial, Verpackung oder Gebrauchsanleitungen.

2. Schritt um Ihr Projekt auf Kurs halten:: Klären Sie die Prioritäten mit dem Auftraggeber

Sobald Sie merken, dass Sie das magische Dreieck verlassen und auch in Zukunft nicht wieder realistisch erreichen, wenden Sie sich an den Auftraggeber. Natürlich will er, dass alle Eckpunkte eingehalten werden. Aber im Ernstfall wird er Prioritäten setzen. Muss das Produkt am Stichtag ausgeliefert werden oder reicht vielleicht eine Vorabversion? Ist er bereit, das Budget zu erhöhen, um den gefährdeten Termin zu retten?

3. Schritt um Ihr Projekt auf Kurs halten: Verteilen Sie klare Zuständigkeiten

Um Doppelarbeit und Lücken zu vermeiden, muss jedes Teammitglied wissen, wo seine Arbeit im Projekt eingeplant ist und was von ihm erwartet wird. Es muss sich außerdem darüber im Klaren sein, wer wie mit seinem Ergebnis weiterarbeitet und von wem es die notwendige Zuarbeit für seine Leistung bekommt. Denken Sie auch daran, die Aufgaben des Projektmanagements zu vergeben: Wer leitet welche Teilgruppen? Wer steht für den Kontakt zum Auftraggeber zur Verfügung? Wer verantwortet die Tests?

Machen Sie auch Ihre eigene Rolle deutlich: Sie verantworten die Gesamtkoordination und das Controlling, nicht die Detailaufgaben.

4. Schritt um Ihr Projekt auf Kurs halten: Entwickeln Sie krisenfeste Pläne zum nächsten Meilenstein

Es demotiviert Ihre Kollegen, wenn Sie mit fertigen Plänen kommen, die nun abgearbeitet werden müssen. Wenn Ihre Mitarbeiter selber mitgeplant haben, dann glauben sie aus eigener Überzeugung an die Umsetzung und setzen ihren Ehrgeiz in die Einhaltung der Arbeitsschritte. Greifen Sie daher im Planungsworkshop auf die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter aus früheren Projekten zurück. Motivieren Sie durch die Festlegung von Zwischenerfolgen, die schneller erreichbar sind. Meilensteine sind in sich fertige Zwischenergebnisse, die zu einem festen Termin erreicht sein müssen.

Praxistipp um Ihr Projekt auf Kurs halten: Machen Sie ein Risiko-Brainstorming

Sammeln Sie kurz einige Ideen zum Thema „Was kann schiefgehen?“. So wird allen Beteiligten schnell klar, wie wichtig Zeitpuffer und Reserven sind. Sie werden dann vorbeugend mögliche Krisen in der Planung und in der täglichen Umsetzung berücksichtigen.

5. Schritt um Ihr Projekt auf Kurs halten: Fördern Sie das Selbstmanagement Ihres Teams

Sie können nicht an alles gleichzeitig denken. Sie brauchen daher Mitarbeiter, die selber darauf achten, konsequent und zielbewusst zu arbeiten. Weisen Sie daher gegebenenfalls auf die typischen Schwächen hin:

  • Perfektionismus: Jemand hält sich zu lange mit Details auf. Weisen Sie auf das Gesamtziel hin.
  • „Aufschieberitis“: Unbeliebte Aufgaben werden immer wieder verschoben. Erinnern Sie an die Konsequenzen für den nächsten Arbeitsschritt.
  • Vergesslichkeit: Absprachen untereinander geraten in Vergessenheit. Installieren Sie einen klaren Kommunikationsfluss und Checklisten zum Abhaken.
  • Diskutierlust: Besprechungen ziehen sich endlos hin. Sammeln Sie alle offenen Punkte und benennen Sie jemanden, der einen Vorschlag zur Lösung bis zum nächsten Treffen erarbeitet.
  • Tüfteln und Herumspielen: Erinnern Sie an die Anforderungen des Auftraggebers.

Sobald Sie wieder einen Teilschritt nach Plan erreicht haben, steigt die Motivation im Team und Sie werden auch die restlichen Schritte bis zum Projektende erfolgreich meistern.

 

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