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Projektbericht: Überzeugen Sie mit präzisen Aussagen und klarem Aufbau

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Projektmanagement

Von Günter Stein,

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie halten die Zusammenfassung des Berichts über ein neues Projekt in Ihrem Betrieb in den Händen. Sie umfasst zwar (wie vorgegeben) nur eine Seite, doch dafür hat der Verfasser alles getan, um dort so viel Inhalt wie möglich unterzubringen.

Erreicht hat er das nicht nur mit einer sehr kleinen Schriftgröße, sondern auch mit dem Weglassen sämtlicher Zwischenüberschriften. Außerdem ist deutlich die Vorliebe des Verfassers für lange Sätze zu erkennen, bei denen niemand am Ende mehr weiß, was am Anfang steht. Die Folge: Der Text ist selbst für einen geübten Leser kaum noch zu lesen.

Was nützen die besten Inhalte, wenn sie keiner liest? Leider passiert das gerade bei umfangreichen technischen Projekten viel zu häufig. Hier lesen Sie 9 Tipps, die garantiert verhindern, dass Ihre wertvolle Ausarbeitung ungelesen verstaubt.

Tipp 1 für einen klaren Projektbericht: Denken Sie an die Zielgruppe

Als Betriebsleiter haben Sie bei vielen Projekten ein enormes Wissen angehäuft. Doch nicht alle Informationen sind für jeden interessant. Deshalb sollten Sie beim Verfassen von Geschäfts- oder Projektberichten immer im Hinterkopf haben, wer sie später liest. Lassen Sie sich dabei von folgenden Fragen leiten: Welchen Wissensstand haben die Leser des Berichts? Welche Informationen sind für sie wichtig?

 

Tipp 2 für einen klaren Projektbericht: Reduzieren Sie die Komplexität des Themas

Jedes Gesamtergebnis eines Projekts sollte sich in einem Satz zusammenfassen lassen („Ein funktionierendes Managementsystem wird in den nächsten 2 Jahren ca. 80.000 € kosten und einen erhöhten Zeitaufwand erfordern; dafür wird es langfristig eine Kostenersparnis von durchschnittlich 10.000 € pro Jahr bringen“). Von dieser Kernaussage ausgehend sollten Sie die für die Zielgruppe wesentlichen Aspekte näher erläutern.

Tipp 3 für einen klaren Projektbericht: Wählen Sie eine einfache Sprache

Haben Sie schon einmal von dem Ausspruch „Keep it short and simple“ gehört? Dieser Leitsatz gilt für Presse- wie auch journalistische Texte und heißt frei übersetzt „Halte es kurz und einfach“. Setzen Sie deshalb auf eine einfache Wortwahl und vermeiden Sie komplizierte Satzstrukturen mit mehreren Nebensätzen. Verzichten Sie darüber hinaus auf Fremdwörter und Anglizismen. Das erleichtert Ihren Lesern den Zugang zu den für sie relevanten Informationen wesentlich.

Tipp 4 für einen klaren Projektbericht: Setzen Sie auf eine klare Gliederung

Lassen Sie sich auch bei der Gliederung vom Prinzip der Übersichtlichkeit leiten. Das heißt: Verwenden Sie nicht mehr als 3 (Unter-)Gliederungspunkte. Mehr führen nicht zu einem Mehr an Informationen, sondern werden unübersichtlich.

Tipp 5 für einen klaren Projektbericht: Wählen Sie Zwischenüberschriften

In vielen wissenschaftlichen Publikationen, aber auch in manchen Tageszeitungen findet man sie immer noch: unübersichtliche Bleiwüsten, die auch nach mehreren Seiten durch keine Zwischenüberschrift unterbrochen werden. Schon beim Anblick eines solchen Werks vergeht vielen die Lust am Lesen, auch wenn der Inhalt noch so wichtig für sie sein sollte. Fügen Sie deshalb Zwischenüberschriften ein, und zwar spätestens nach jedem größeren Abschnitt. Die beste Lesbarkeit erreichen Sie, wenn Sie eine Seite gleich mehrmals unterbrechen.

Tipp 6 für einen klaren Projektbericht: Arbeiten Sie mit Fettungen

Die meisten Leser lesen nicht den gesamten Text, sondern „scannen“ nur die für sie wesentlichen Informationen. Unterstützen Sie sie dabei, indem Sie die wichtigsten Wörter fett drucken und dadurch eine so genannte „Schnell-Lese-Straße“ einrichten.

Tipp 7 für einen klaren Projektbericht: Finden Sie treffende Überschriften

Verwenden Sie keine austauschbaren Begriffe wie Einleitung, Hauptteil etc. Bieten Sie mit Ihren Überschriften vielmehr eine Orientierung über den nachfolgenden Text. Im besten Fall vermitteln Sie in der Überschrift bereits ein Ergebnis (Beispiel: „15 % Wachstum in den letzten 3 Jahren“). Auf diese Weise erhält auch der schnelle Leser (der vielleicht nur die Überschriften liest) schon die Informationen, die er benötigt.

Tipp 8 für einen klaren Projektbericht: Wählen Sie die passende Schriftgröße

Die Schriftgröße trägt enorm zur Lesbarkeit Ihres Berichts bei. Wählen Sie deshalb nie eine Schriftgröße, die kleiner ist als 10 Punkt. Im Gegenteil: Bei manchen Schriftarten (wie Times New Roman) ist diese Schriftgröße schon fast unleserlich. Wählen Sie deshalb besser 11 oder 12 Punkt, für Überschriften sogar 14 oder 16 Punkt.

Tipp 9 für einen klaren Projektbericht: Bilder sagen mehr als Worte

Wo immer ein Diagramm oder eine Tabelle Sinn macht, sollten Sie sie einsetzen. Denn diese ermöglichen es, komplexe Zusammenhänge schnell zu erfassen. Allerdings sollten Sie auch hier genau darauf achten, dass sie übersichtlich bleiben. Insbesondere Diagramme werden durch zu viele Informationen schnell unübersichtlich.

 

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