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Projektdokumentation: Je genauer sie ist, desto weniger Arbeit haben Sie mit Nachfolgeprojekten

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Projekte richtig dokumentieren | Urheber: Coloures-pic, Fotolia

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Jedes Projekt ist nur so gut wie sein Abschluss. Doch dafür reicht meist die Zeit nicht. Dabei kann eine Projektdokumentation Ihnen bei Nachfolgeprojekten die Arbeit erleichtern.

Nach erfolgreichem Projektabschluss gehen die meisten von uns zügig wieder zur Tagesordnung über. Die wenigsten finden die Zeit für eine ordentliche Projektdokumentation. Dabei kann gerade die Ihnen helfen, Verzögerungen bei vergleichbaren Projekten zukünftig zu vermeiden.

Diese Unterlagen gehören zur Projektdokumentation

Nach DIN 69901 ist die Projektdokumentation die „Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes“. Sie ist Teil des Projektabschlusses. Zur Projektdokumentation zählen sämtliche Unterlagen, die in direktem Zusammenhang mit dem Projekt stehen, also nicht nur Projektberichte, sondern auch das Projektauftragsdokument, der Projektstrukturplan, Pläne, Schriftverkehr und Sitzungsprotokolle etc. Teilweise wird die Projektdokumentation auch gleichgesetzt mit dem Projektabschlussbericht.

Hinweis: Insbesondere durch die vielen Protokolle kann die Projektdokumentation schnell einen enormen Umfang annehmen. Überprüfen Sie deshalb, ob Sie manche Protokolle weglassen können und nur einen Vermerk darüber machen. Das setzt allerdings voraus, dass Sie eine gut funktionierende Projektdokumentenablage haben, so dass jeder jederzeit bei Bedarf auf die Protokolle zugreifen kann. 

Im E-Book „Qualitätssicherung in Projekten“ erhalten Sie jetzt weitere nützliche Tipps dazu, wie Sie ein systematisches Qualitätsmanagement aufbauen und kostenaufwändige Nachbesserungen vermeiden können. 

So bauen Sie eine Projektdokumentation auf

Es gibt unterschiedliche Angaben darüber, was eine Projektdokumentation beinhalten sollte. Darüber hinaus gibt es aber einige Mindeststandards, die für alle Projektdokumentationen gelten.

Hinweis: Bauen Sie Ihre Projektdokumentation wie eine Aufsatz auf. Das heißt: Es gibt eine Einleitung, einen Hauptteil und ein Fazit.

Aufbau einer Projektdokumentation

Einleitung

 

Ausgangssituation

Beschreiben Sie das Problem, das zur Durchführung des Projekts geführt hat (Ist-Analyse).

Ziele

Benennen Sie die Ziele, die Sie mit der Durchführung des Projekts beabsichtigt haben (Soll-Analyse).

Rahmenbedingungen

Beschreiben Sie Gesetzesvorgaben oder Bedingungen des Projekt-Trägers.

Aufgabenstellung

Wichtig hier: Beschreiben Sie, wie Sie das Projekt zu anderen Aufgaben abgrenzen können.

Hauptteil

Stellen Sie die Ergebnisse des Projekts ausführlich dar. Treffen Sie eine Entscheidung darüber, wie Sie mit internen Papieren oder sensiblen Informationen verfahren wollen. Darüber hinaus gehören in diesen Teil auch Informationen

  • zur Finanzierung des Projekts
  • zum Controlling
  • zu möglicherweise aufgetretenen Problemen
  • zum Aufwand und
  • zur Projektorganisation
 

Schluss

 

Fazit

Dokumentieren Sie, was Sie aus dem Projekt gelernt haben.

Projektabschluss

Dabei geht es um die offizielle Feststellung (z. B. in Form einer Mitteilung), dass das Projekt beendet wurde

Nachkalkulation

falls diese notwendig wurde

Abschlusspräsentation

Legen Sie auch die entsprechenden Unterlagen (ggf. in komprimierter Form) zu der Projektdokumentation.

Fazit: Die Projektdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil des Projekts. Verzichten Sie deshalb nicht darauf, denn für nachfolgende Projekte bietet Sie Ihnen eine spürbare Erleichterung für die Organisation und Planung.

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