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Projektdokumentation

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Betriebspruefung 02

Von Günter Stein,

Wie können sie die Projektdokumentation so auf dem neuesten Stand halten, dass alle Teilnehmer den gleichen Wissensstand haben? Viele Projektteams scheitern daran, dass der Einzelne den Überblick verliert und im Vertretungsfall die Arbeit eines Kollegen nicht fortführen kann.

Eine gute Projektdokumentation erleichtert jedoch die Kommunikation mit potenziellen Kunden, Medienvertretern, der Geschäftsleitung oder Branchenvereinigungen. Falls ein Teammitglied wegen anderer Verpflichtungen, Krankheit oder Urlaub nicht anwesend ist, sichert die konsequente Projektdokumentation eine kontinuierliche Weiterarbeit.

Richten Sie eine passwortgeschützte digitale Ablage ein

Zunächst ist es sinnvoll, eine digitale Ablage im Internet einzurichten, auf die alle Projektmitarbeiter aus allen Abteilungen Zugriff haben. Das kann z. B. durch die Einrichtung einer Seite auf Ihrer Website geschehen. Stichwort könnte bspw. "Extranet" sein. Hier haben nur Benutzer mit einer festgelegten Kennung und einem Passwort Zugang. Solche Projektplattformen werden in vielen Projekten zwar schon für den schnellen Austausch von Dateien genutzt. Das allein ist aber noch keine vollständige Projektdokumentation.

Wenn Sie sich für eine elektronische Projektdokumentation entschieden haben, müssen Sie auch alle Dokumente einscannen, die nur in Papierform vorliegen, bspw. Verträge, Angebote und Rechnungen. Legen Sie zuvor im Projektteam genau fest, wer Dokumente erstellen und ändern darf. So schützen Sie die Integrität der Dateien.

 

Geben Sie eine einheitliche Ordnerstruktur für die Projektdokumentation vor

Wenn Sie sowohl auf Ihrem Computer als auch in Ihren Ordnern die gleiche Ablagestruktur benutzen, dann erleichtern Sie sich Ihr Tagesgeschäft erheblich. Sie können die einzelnen Rubriken auch durch eine farbliche Kennzeichnung hervorheben. Geben Sie als Projektleiter die ersten 2 Ebenen der Ordnerhierarchie fest vor. Teammitglieder können dann nur Unterordner anlegen.

Ernennen Sie für jede Projektdokumentation einen Verantwortlichen

Viele Versionen eines Dokuments sind der Feind jeder Projekt-Dokumentation. Zwar wäre es am einfachsten, immer nur die aktuelle Version zu behalten und alle anderen zu löschen. Diese Methode ist aber in der Praxis oft problematisch. Häufig können Sie nämlich einen Vorgang nur anhand der Versionen nachverfolgen.

So müssen Sie bspw. die "alten" Projektstrukturpläne aufheben, um im Projektabschluss Planungsengpässe für kommende Projekte zu identifizieren. Es ist allerdings nicht sinnvoll, alle Diskussionsbeiträge zur Abstimmung eines Papiers für immer zu dokumentieren. Sollten Sie sich in einem Treffen auf eine Version geeinigt haben, können Sie alle anderen Versionen löschen. Benennen Sie für jedes Projekt einen Dokumentations-Verantwortlichen, der nach einem gemeinsamen Beschluss die alten Versionen löscht.

Wählen Sie für Ihre Projektdokumentation ein einheitliches Layout

Geben Sie für die wesentlichen Projektunterlagen wie Sitzungsprotokolle, Statusbericht, Stellungnahmen ein Layout vor. Die Kopf- und Fußzeile der erstellten Projektunterlagen sollten die folgenden Informationen enthalten:

  • Titel und Datum (letzte Änderung)
  • Autor
  • Seitenzahl
  • Versionsnummer
  • Angesprochener Personenkreis
  • Eventuell Vermerk über die Nutzungsrechte
  • Hinweis über gewünschte Reaktionen mit Termin

Außerdem erleichtern Sie die Zusammenarbeit, wenn Sie einheitliche Dokumenttitel vorgeben statt verwirrender Abkürzungen. Eine Versionsnummer im Dokumenttitel, beispielsweise das Datum im Format JJMMTT nach dem Dokumentnamen, erleichtern die chronologische Auflistung.

Keine Projektdokumentation ohne regelmäßige Sicherheitskopien

Elektronische Daten können immer verloren gehen. Regelmäßige Sicherheitskopien sind daher ein absolutes Muss. Die Speicherung sensibler Daten im Internet kann sehr problematisch sein. Ein einfacher Passwortschutz reicht in der Regel nicht. Mehr Schutz bietet eine Datenverschlüsselung. Klären Sie alle Partner über die Risiken auf. Alle Partner müssen schriftlich erklären, dass sie mit der Speicherung von Daten auf einem Server, der im Internet zugänglich ist, einverstanden sind. So vermeiden Sie Regressansprüche, wenn die Seite von außen geknackt werden sollte.

 

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