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Projektmanagement: Feedback mit System - fünf Schritte für eine reibungslose Kommunikation im Team

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Projektmanagement Kommunikation

Von Günter Stein,

Viele Mitarbeiter klagen darüber, dass sie von ihren Führungskräften zu wenig Feedback erhalten. Dieses Feedback-Defizit führt zu Unsicherheit und verhindert Kreativität und Risikobereitschaft, weil Mitarbeiter die Reaktionen ihres Vorgesetzten nicht einschätzen können.

Sie bekommen keine zeitnahen Signale von ihm, wie weit sie sich an Grenzen vorwagen dürfen und wann sie ein Nein oder ein Stopp erwarten können.

Warum ist Ihr Feedback zum Projektmanagement als Führungskraft so wichtig?

Weil Sie Mitarbeitern damit sagen, wie ihr Verhalten von Ihnen wahrgenommen wird und welche Folgen und Reaktionen dieses Verhalten auslöst. Mit Ihrem Feedback verdeutlichen Sie auch, welche Absichten, Erwartungen, Wünsche und Gefühle Sie in bestimmten Situationen haben.

Ein Beispiel aus der Praxis: Herr Berger ist in einem wichtigen Fachgebiet der Experte in Ihrem Team. In letzter Zeit häufen sich Beschwerden von anderen Mitarbeitern, dass er ihnen Informationen vorenthalte.

So geben Sie im Projektmanagement in 5 Schritten professionelles Feedback

1. Schritt: Wahrnehmung

Schildern Sie Herrn Berger, was Sie und Kollegen wahrnehmen. Bleiben Sie dabei ganz objektiv. Machen Sie keine Vorwürfe, sondern beschreiben Sie nur die Tatsachen so, wie Sie sie sehen und erlebt haben: „Herr Berger, ich vermisse seit 3 Wochen ein Update zur Entwicklung des XY-Produkts von Ihnen. Auch Herr Sieber vom Vertrieb wartet schon gespannt darauf, weil er die anstehende Quartalsplanung in Angriff nehmen will.“

2. Schritt: Die Wirkung

Jetzt sagen Sie Herrn Berger, was sein Verhalten bei Ihnen bewirkt. Vermeiden Sie Angriffe und Emotionen. Geben Sie diese Botschaft in der Ich-Form weiter. „Ich habe den Eindruck, Sie sind so fasziniert und begeistert von Ihrer Entwicklungsarbeit, dass Sie darüber ganz vergessen, dass wir dringend auf Ihre Informationen warten. Ist das so?“

Beachten Sie immer die Folgen von Feedback fürs Projektmanagement

3. Schritt: Die Folgen

Verdeutlichen Sie Herrn Berger die Folgen, die sein Verhalten nach sich zieht.

Für ihn selbst: „Wenn Sie anderen Mitarbeitern Informationen vorenthalten, machen Sie sich damit nicht gerade beliebt.“

Für andere: „Ihre Kollegen kommen in zeitliche Bedrängnis, wenn sie die Infos in letzter Minute erhalten.“

Für Sie als Führungskraft: „Und ich persönlich lege sehr viel Wert auf einen reibungslosen Informationsfluss im Team. Das wissen Sie. Informationsblockaden schaden der Effizienz und gefährden unsere Ziele.“

4. Schritt: Wunsch, Erwartung

Sagen Sie dem Mitarbeiter ganz klar, was Sie erwarten: „Bitte leiten Sie Ihren Bericht pünktlich zu den vereinbarten Terminen an mich und Herrn Sieber weiter.“

5. Schritt: Unterstützungsangebot

Bieten Sie Herrn Berger zum Schluss Ihre Unterstützung an: „Kann ich Sie dabei unterstützen, dass die Termine eingehalten werden können? Oder brauchen Sie in irgendeiner Form Hilfe von Ihren Kollegen?“

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