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Projekttreffen: 8 Regeln für effiziente Besprechungen

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Meeting

Von Günter Stein,

In vielen Betrieben löst die Vorankündigung einer Sitzung zwiespältige Gefühle aus, denn für viele Mitarbeiter sind sie reine Zeitverschwendung. Der Grund: Meistens sind die Besprechungen wenig effizient, denn Unwichtiges wird detailliert diskutiert, Entscheidungen aber nicht getroffen.

Es ist also kein Wunder, dass so mancher Mitarbeiter einen wichtigen Termin vortäuscht, nur um an einer Sitzung nicht teilnehmen zu müssen. Als Betriebsleiter und damit auch Sitzungsleiter haben Sie es in der Hand, das zu ändern – indem Sie von Anfang an feste Spielregeln vereinbaren, an die sich jeder Ihrer Mitarbeiter halten muss.

Tipp 1 für effiziente Projekttreffen: Planen Sie die Sitzung zielgerichtet

Überlegen Sie sich bereits im Vorfeld, was Sie auf der Sitzung erreichen wollen. Möchten Sie Ihre Mitarbeiter über den Stand eines Projekts informieren, neue Ideen für den weiteren Verlauf sammeln oder Beschlüsse zu bestimmten Punkten fassen? Je nachdem, wie Ihr Ziel aussieht, sollten Sie den zeitlichen Bedarf und die Teilnehmerliste planen.

 

Tipp 2 für effiziente Projekttreffen: Keine Sitzung sollte länger als 2 Stunden dauern

Je länger eine Besprechung dauert, desto unbeliebter ist sie bei den Mitarbeitern. 2 Stunden sind bereits eine echte Herausforderung an die Konzentration. Besser ist es also, unterhalb dieses Zeitrahmens zu bleiben, um gute Ergebnisse zu erzielen. Sollte die Sitzung in der Tat 2 Stunden oder mehr dauern, sollten Sie rechtzeitig eine Pause einplanen.

Tipp 3 für effiziente Projekttreffen: Setzen Sie ein Zeitlimit

Nennen Sie bereits zu Beginn der Sitzung, wie viel Zeit Sie eingeplant haben, und halten Sie sich auch an Ihr Zeitlimit. Wenn Sie erkennen, dass ein Sitzungspunkt deutlich mehr Zeit in Anspruch nimmt, als Sie eingeplant haben, sollten Sie eine eigene Sitzung dafür anberaumen.

Tipp 4 für effiziente Projekttreffen: Fangen Sie pünktlich an

Starten Sie pünktlich, auch wenn noch einige Teilnehmer nicht anwesend sind. Verschieben Sie notfalls dafür einige Besprechungspunkte. Spätestens, wenn ein Mitarbeiter mehrmals zu spät gekommen ist und dadurch wichtige Informationen verpasst hat, wird er sich überlegen, das nächste Mal wieder zu spät zu kommen.

Tipp 5 für effiziente Projekttreffen: Verschicken Sie die Tagesordnungspunkte rechtzeitig

Sorgen Sie dafür, dass jeder die Tagungsordnungspunkte bereits ein oder 2 Tage vor der eigentlichen Sitzung erhält. Bitten Sie die Teilnehmer, fehlende Punkte hinzuzufügen. Das verhindert, dass wichtige Zeit bei der Sitzung dadurch verloren geht, dass sich Mitarbeiter nicht über die Besprechungsinhalte einig sind. Wenn Sie ein Thema dabei haben, das wahrscheinlich sehr zeitintensiv sein wird, sollten Sie die anderen Themen so planen, dass sie deutlich schneller besprochen werden können.

Beispiel: Sie müssen einen personellen Wechsel in der Geschäftsführung besprechen, der auch mit einer anderen inhaltlichen Ausrichtung eines Teilbereichs des Betriebs einhergeht. Dieses Thema ist sehr komplex und kann vom Zeitaufwand schlecht eingeschätzt werden. In einem solchen Fall sollten Sie darauf achten, dass bei den anderen Tagungsordnungspunkte Informationen nur weitergegeben werden müssen („zur Kenntnisnahme“), ohne dass mit einer ausschweifenden Diskussion zu rechnen ist.

Tipp 6 für effiziente Projekttreffen: Halten Sie für ungeplante Entwicklungen ein Notfallprogramm parat

Wenn Sie feststellen, dass es bei einigen Sitzungspunkten zu deutlich längeren Diskussionen kommt als ursprünglich geplant, prüfen Sie, welche Punkte eventuell stark gekürzt werden oder gar wegfallen können. Am besten legen Sie das gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern fest. Achten Sie aber darauf, dass es dabei nicht zu erneuten Diskussionen kommt.

Tipp 7 für effiziente Projekttreffen: Benennen Sie für jeden Sitzungspunkt einen Verantwortlichen

Jeder Ihrer Mitarbeiter sollte zu einem Sitzungspunkt etwas sagen. Am besten legen Sie das bereits in der Tagesordnung fest. Damit verhindern Sie, dass Sie den „Alleinunterhalter“ darstellen und Ihre Mitarbeiter Ihnen nur zuhören, ohne selbst etwas zu sagen.

Tipp 8 für effiziente Projekttreffen: Fassen Sie die Ergebnisse zusammen

Fertigen Sie ein Protokoll an. Am besten bestimmen Sie dafür bereits vor Beginn der Sitzung einen Mitarbeiter, der das Protokoll schreibt. Jeder Verantwortliche für eine bestimmte Sache sollte im Protokoll auch namentlich benannt werden. Beenden Sie die Sitzung dann so pünktlich, wie Sie es Ihren Mitarbeitern zu Beginn versprochen haben.

Auf diese Punkte sollten Sie bei Projekttreffen achten

  • Beginnen Sie stets pünktlich.
  • Sorgen Sie dafür, dass sich alle Mitarbeiter an der Sitzung aktiv beteilige
  • Achten Sie bei Diskussionen darauf, dass sie nicht aus dem Ruder laufen.
  • Halten Sie Besprechungen kurz.
  • Achten Sie darauf, dass möglichst alle Tagungsordnungspunkte besprochen werden.
  • Bestimmen Sie für jeden Sitzungspunkt einen Verantwortlichen.
  • Halten Sie die Ergebnisse schriftlich fest.

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