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Projektüberwachung: Mit den Projektkennzahlen der EVA steuern Sie rechtzeitig gegen

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Von Günter Stein,

Sie werden in der Praxis der Situation begegnen, dass zu einem bestimmten Stichtag einige Arbeitspakete bereits abgeschlossen sind. Andere dagegen befinden sich noch in der Durchführung. Wiederum andere wurden noch nicht gestartet.

Messen Sie den Leistungsfortschritt pro Arbeitspaket und insgesamt

Nehmen wir an, Sie haben 3 Arbeitspakete abgeschlossen, ein 4. befindet sich noch in der Durchführung. Die Erfassung der Ist-Werte für die Arbeitspakete 1 bis 3 ist einfach. Sie sind abgeschlossen (Fertigstellungsgrad = 100 %), die Kostendaten liegen vor. Schwieriger ist die Erfassung der Ist-Situation beim 4. Arbeitspaket, das sich noch in der Durchführung befindet. Hier muss der Fertigstellungsgrad geschätzt werden. Auch fehlen häufig Angaben über die bisher verursachten Kosten.

 

In einem vereinfachten Ansatz können Sie diese Arbeitspakete ignorieren und nur die abgeschlossenen Arbeitspakete erfassen. Das hat allerdings den Nachteil, dass Sie keine realistische Sicht der Situation bekommen.

Wenn Sie also auch die Arbeitspakete in der Durchführung in Ihre Überwachung zum Stichtag mit einbeziehen wollen, müssen Sie die aufgelaufenen Ist-Kosten und den erreichten Fertigstellungsgrad ermitteln bzw. schätzen.

Manchmal reicht es, die Kostenabweichungen nicht für einzelne Arbeitspakete, sondern für das gesamte Projekt zu ermitteln. Nur wenn in dieser Gegenüberstellung zwischen Ist- und Soll-Kosten Unwirtschaftlichkeiten auf Projektebene festgestellt werden, sollten Sie die einzelnen Arbeitspakete genauer analysieren. Wenn es Ihnen nicht möglich ist, alle aktuellen Ist-Kosten zu ermitteln, sollten Sie wenigstens die angefallenen Arbeitsstunden erfassen und mit den entsprechenden Stundensätzen bewerten.

Mit diesen 3 typischen Situationen müssen Sie rechnen:

1. Fall der Projektüberwachung: Alles geht klar

In einem Projekt ermitteln Sie zum Stichtag folgende Situation: Es ist genau der Fertigungsgrad erreicht, der auch in der Planung vorgesehen war. Die Ist-Kosten (AIK) entsprechen genau den geplanten Kosten (PK) für diesen Zeitpunkt. AIK = PK = AFW. Wenn alles so wie bisher weiterläuft, wird das Projekt genau im geplanten Zeit- und Kostenrahmen fertig gestellt. Das ist die ideale Situation. Sie ist in der Praxis allerdings nur selten anzutreffen.

2. Fall der Projektüberwachung: Das Projekt entwickelt sich besser als geplant

Manchmal werden Sie bei der Bestandsaufnahme sogar positiv überrascht. Dann nämlich, wenn der aktuelle Fertigstellungswert (AFW) höher ist, als es für diesen Zeitpunkt geplant war. Die aufgelaufenen Ist-Kosten (AIK) sind zwar auch höher als geplant, allerdings liegen sie niedriger als der aktuelle AFW. In dieser Situation können Sie sich freuen, weil das Ergebnis mit geringeren Kosten als geplant erreicht werden konnte. Wenn das Projekt in dieser Weise weiterläuft, wird es voraussichtlich sowohl zeitlich früher als auch zu niedrigeren Kosten beendet werden.

3. Fall der Projektüberwachung: Das Projekt läuft aus dem Ruder

Leider ist das in der Praxis häufiger der Fall. Die Projektdurchführung hält mit den Planwerten nicht Schritt. Das heißt: Der zum Stichtag geplante Fertigstellungsgrad wurde nicht erreicht. Damit liegt der aktuelle Fertigstellungswert (AFW) unter dem geplanten Wert. Es liegt also eine negative Leistungsabweichung vor.

Die Prognose für dieses Projekt ist bedenklich. Es wird voraussichtlich später als geplant fertig gestellt. Sollten Sie für eines Ihrer Projekte eine solche Situation feststellen, besteht dringender Handlungsbedarf.

Beispiel: Für ein Projekt sind Gesamtkosten von 60.000 € geplant. Dies entspricht den geplanten Gesamtkosten bei Fertigstellung (PGK), auch bezeichnet als Fertigstellungswert (AFW). Laut Planung soll die Durchführung des Projekts am 1. Mai starten und zum 1. Juli enden. Die Bestandsaufnahme zeigt folgendes Bild: Geplant war, dass am 1. Juni das Projektergebnis zu 50 % erreicht ist. Der Fertigstellungswert (AFW) sollte zu diesem Zeitpunkt 30.000 € betragen. Stattdessen sind nur 40 % der geplanten Leistung erreicht, dafür liegen aber die Ist-Kosten (AIK) mit 20.000 € unter den für diesen Zeitpunkt geplanten Kosten (PK).

Um das Projekt doch noch zum geplanten Endtermin fertig zu stellen, werden Sie geeignete Maßnahmen entwickeln müssen. So können Sie bspw. mehr personelle Ressourcen einsetzen. Da weniger Geld ausgegeben wurde als ursprünglich geplant, können Sie z. B. Überstunden vereinbaren oder einen zusätzlichen Mitarbeiter mit Projektaufgaben betreuen. Grundsätzlich sollten Sie jedoch darauf achten, mit Ihren Maßnahmen die Kosten des Projekts nicht in die Höhe zu treiben.

 

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