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Projektziele definieren: So legen Sie gemeinsam mit dem Auftraggeber das Ziel fest

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Diskussion Geschaeftsmann Geschaeftsfrau

Von Günter Stein,

Legen Sie schon im Auftrag einen Zielkorridor fest. Suchen Sie bereits in der Vorbereitungsphase den Dialog mit dem Auftaggeber. Das kann entweder ein Kundenunternehmen oder die Geschäftsleitung oder eine andere Abteilung sein.Der Projektauftrag muss das Ziel des Vorhabens enthalten. In der Regel gilt: je innovativer das Projekt, desto mehr Unklarheiten bei der Formulierung der Ziele. Wenn Sie eine neue Technologie-Plattform auf den Markt bringen wollen, dann können Sie nur wenig konkret messbare Ziel formulieren.

Wenn Sie solche Risiken eingehen, dann müssen diese wenigstens kontrollierbar sein. Legen Sie einen Zielkorridor für einzelne Komponenten fest, beispielsweise für die verwendeten Ressourcen, die Kosten und den Zeitrahmen. Sie können auch damit beginnen zu beschreiben, was auf keinen Fall passieren darf.

Beschreiben Sie zunächst den IST-Zustand, bevor Sie Projektziele definieren

Bevor Sie sich jedoch Gedanken um die Ziele machen, analysieren Sie im Team zunächst, aus welcher Situation heraus Sie sich verändern wollen. Welche Probleme treten aktuell auf? Welche Bausteine muss eine Lösung beinhalten?

Häufig ist die exakte Beschreibung der aktuellen Situation schwierig. Für die Vermarktung Ihrer Technologie-Plattform fehlen Ihnen Kontakte, Einblicke in die Produktionsabläufe bei den potenziellen Kunden und ein Überblick über andere Anbieter. Trennen Sie die Beschreibung des Problems von der Suche nach Lösungen.

 

3 Methoden zur Problemdefinition, um Projektziele zu definieren

Wenn sich die Problembeschreibung nicht so leicht konkret schriftlich fassen lässt, dann versuchen Sie eines der folgenden Verfahren:

1. Zerlegen Sie das Problem:

Sie können dazu zunächst die Reihenfolge der Auslöser betrachten (sequenzielle Zerlegung): Was ist dem aktuellen Problem vorausgegangen? Was befürchten Sie, wenn nichts passiert?

Oder Sie zerlegen die Frage anhand von einzelnen Schritten aus dem Arbeitsprozess (arbeitsanalytische Zerlegung) oder aus Sicht verschiedener Funktionen, welche die Technologie-Plattform erfüllen soll (funktionsanalytische Zerlegung).

2. Verfremden Sie das Problem:

So machen Sie vor- und nachgelagerte Aspekte sichtbar. Sie können beispielsweise das Problem in eine Fremdsprache übersetzen und dann von einem Dritten zurückübersetzen lassen. Oder Sie finden eine grafische oder mathematische Darstellung.

Lassen Sie das Problem aus der Sicht der unterschiedlichen Interessenten wie Geschäftsleitung, Kunden oder Partner beschreiben.

3. Finden Sie Analogien:

Übertragen Sie die Situation auf die Welt des Sports: Wenn Sie Trainer für den Marathon wären, wie würden Sie die Situation beschreiben? In welcher Liga treten Sie an? Was wissen Sie über das Gelände?

Aufgrund dieser Analyse leiten Sie im Dialog mit dem Auftraggeber die Projektziele ab. Ein Projektziel ist eine eindeutige Aussage des Entscheidungsträgers über den gewünschten Zustand zum Ende des Projekts. Nur wenn Sie diese schriftlich festhalten, können Sie nachvollziehen, warum der Auftraggeber diese Ziele verfolgt und wie die Vorgaben intern und extern kommuniziert werden.

6 Tipps, um Projektzeiel zu prüfen

  1. Der zu erreichende Zustand am Ende des Projektes ist so beschrieben, dass jeder im Projekt daraus Schlüsse für seine Tätigkeiten ableiten kann.
  2. Sie haben schriftlich festgelegt, mit welchen Kriterien die Zielerreichung gemessen wird und wer die Bewertung vornimmt.
  3. Bei weniger konkreten Zielen steht fest, was nicht Gegenstand des Projektes ist.
  4. Es wurde ein Zeitpunkt festgelegt, an dem das Projekt beendet wird.
  5. Sie haben Termine festgelegt, wann Zwischenergebnisse an die Entscheidungsträger geliefert werden, und formuliert, was Sie an dieser Stelle als Rückmeldung benötigen.
  6. Sie haben Abbruchkriterien genannt, bei deren Eintreten das Projekt abgebrochen wird.

 

 

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