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Schnellere Besprechungsergebnisse erzielen: Aktivieren Sie die ganze Gruppe

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Urheber: Syda Productions | Fotolia

Von Susanne Roth,

Ihre Aufgabe als Leiter einer Besprechung ist es unter anderem, möglichst viele Meinungen, Informationen, Ideen und Lösungen von den Teilnehmern zu erhalten. In welchem Umfang Sie die Potenziale der Anwesenden (und zwar aller Anwesenden!) aktivieren und wie viel Sie aus ihnen „herausholen“, hängt nicht zuletzt davon ab, wie Sie Ihre Fragen formulieren und wen Sie ansprechen.

Effektive Strategien um die Potenziale der Gruppe zu aktivieren

1. Gastspiele vermeiden, Teilnehmer aktivieren

In jeder Gruppe gibt es tendenziell 3 Arten von Teilnehmern: die äußerlich Aktiven, die eher innerlich Beteiligten und solche, die sich aus dem Geschehen mehr oder weniger ausklinken. Um zu verhindern, dass im mer dieselben Teil nehmer antworten, haben Sie – neben aufwendigen Moderationsmethoden
– auch 2 ganz einfache Möglichkeiten:

  • Sie sprechen einzelne Teil nehmer direkt an.
  • Sie wählen die schriftliche Methode: Die Teilnehmer schreiben also ihre Ant worten auf ein Blatt Papier. Anschließend können Sie einzelne Teil nehmer oder reihum alle Anwesen den um ihre Ergebnisse bitten. Die Vorteile, wenn Sie solch eine schriftliche Runde bald nach Beginn der Besprechung einlegen: „Hinterbänkler“ können sich nicht unbemerkt der Situation entziehen, und für die „innerlich Beteiligten“ und Zurückhaltenden wird das Eis gebrochen.

Tipp: Delegieren Sie so viele Aktivitäten wie möglich wie z. B. die Leitung einzelner TOPs, die Bedienung technischer Geräte oder von Visualisierungsmitteln. Auch damit reduzieren Sie das Phänomen, dass Teilnehmer sich als „Gäste“ fühlen und bequem zurücklehnen, im Sin ne von: „Mal sehen, was mir hier geboten wird.“

2. Direkt fragen, ohne den „Lehrer“ zu geben

Stellen Sie überwiegend Fragen an die ganze Gruppe. Die Technik, direkte Fragen an einzelne Anwesende zu richten, ist nur in folgenden Fällen sinnvoll:

  • Wenn Sie von einem Experten in der Gruppe eine konkrete Antwort brauchen.
  • Wenn Sie einen stilleren Teilnehmer aktivieren möchten.

Seien Sie dabei jedoch vorsichtig, um den Angesprochenen nicht bloßzustellen. Und vermeiden Sie lehrerhaftes Verhalten (Frage stellen, dann in die Runde sehen, dann Person auswählen). Sprechen Sie immer erst die Person namentlich an, und stellen Sie dann Ihre Frage.

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3. Klare Besprechungsziele

Übersetzen Sie Besprechungsziele in Fragen: Bereiten Sie Fragen, die Sie auf je den Fall stellen werden, schon vor der Besprechung vor.

  • Prüfen Sie dabei, ob Ihre Fragen verständlich sind.
  • Auch sollten Sie sicher sein, dass jede Frage von mindestens einem Teil nehmer überhaupt beantwortet werden kann – sonst ernten Sie peinliches Schwei gen und müssen am Ende selbst eine Antwort geben.

4. Mit W-Fragen zielgerichtete Antworten erhalten

Eine Besprechung muss ziel- und lösungsorientiert sein. Sie brauchen also aussagekräftige Ant worten von den Teilnehmern, und die erhalten Sie mithilfe von „W-Fragen“. Beispiele:

  • Wie reduzieren wir die Kosten?
  • Welche Lösung schlagen Sie vor?
  • Was können wir vereinfachen?
  • Wer wäre am besten dafür geeignet?
  • Wann wäre der beste Zeitpunkt?
  • Wo konkret müssen wir noch zulegen?

Falls Sie doch einmal aus Versehen eine geschlossene Frage gestellt haben, auf die man nur mit „Ja“ oder „Nein“ reagieren kann: Haken Sie nach, und fragen Sie nach einer Begründung.

Tipp: Geben Sie keine Antworten vor. Wenig hilfreich sind Suggestivfragen („Sind Sie nicht ebenfalls der An sicht, dass ...?“), aus denen her vor geht, welche Ant wort Sie gern hören möchten. Wenn Sie die  Gruppe von etwas überzeugen wollen, dann sa gen Sie das auch klar.

5. Pausen überbrücken

Werden Sie nicht nervös oder ungeduldig, wenn Antworten nicht sofort gegeben werden. Es ist völlig normal, dass manche Fragen und Antworten erst durchdacht sein wollen. Füllen Sie die Pause aktiv, indem Sie beispielsweise die Frage zu sätzlich auf ein Flipchart oder eine Tafel schreiben.

Bleibt an schließend eine freiwillige Wortmeldung aus, können Sie die mit einer sanften Aufforderung forcieren: „Wer möchte die Frage beantworten?“

Für den seltenen Fall, dass dann noch immer keine Reak tion erfolgt, bleiben Sie ebenfalls aktiv am Ball. Nehmen Sie die Situation auf Ihre Kappe, und haken Sie nach, ob Ihre Frage zu unverständlich formuliert war oder ob vielleicht eine In formation fehlt.

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