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So finden Sie die richtige Projektmanagement-Software für Ihre Projekte

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Eine erfolgreiche Einführung einer Projektmanagement-Software als Arbeitsentlastung im Projektalltag umfasst 8 Schritte.

 

  1. Analyse der bisherigen Projektplanung und -steuerung: Wo treten Engpässe auf? Wo könnte eine Software helfen? Welche Anforderungen haben zukünftige Projekte? Welche Wünsche haben die Projektbeteiligten?
  2. Stellen Sie messbare Ziele für die Erfolgsbewertung einer Software auf: Konzentrieren Sie sich zuerst auf die notwendigen Funktionen.
  3. Erstellen Sie ein Lastenheft und sichern Sie sich den Rückhalt der Geschäftsleitung.
  4. Auswahl: Erstellen Sie eine Checkliste für die Bewertung. Eine effiziente Testphase durch die wichtigsten Nutzer reduziert Ihr Risiko.
  5. Projektstart: Legen Sie die Marschroute in einem Einführungsworkshop fest.
  6. Konzeptphase: Anpassung der PM-Software-Werkzeuge an Ihre individuellen Arbeitsabläufe.
  7. Realisierung: Schaffen Sie schnelle Erfolgserlebnisse bei der Einführung
  8. Nach dem Start: Hilfen für den Arbeitsalltag.

Mehr Effizienz durch Projektmanagent Software

Gemäß der Studie "Project Management Software Systems" werden heute über 75 % aller Projekte über eine Software koordiniert. Nicht nur der Projektmanager, sondern alle Beteiligten wie Teammitglieder, Lenkungskreis und Geschäftsführung können auf das System zurückgreifen. Darüber hinaus können auch Kunden, Partner und Lieferanten projektrelevante Informationen einsehen.

Doch wie können Sie unter den aktuell über 200 Anbietern von PM-Software finden, das Ihnen das optimale Preis-Leistungs-Verhältnis bietet und darüber hinaus für alle Beteiligten leicht zu nutzen ist? Im Gegensatz zu einer Einzelplatzlösung wie beispielsweise von MS Project geht die Einführung einer PM-Systemsoftware weit über Auswahl, Erwerb und technische Installation hinaus. Soll die Investition von allen Beteiligten akzeptiert werden und sich schnell amortisieren? Ist ein organisatorischer Prozess notwendig - von der Analyse der Projektmanagement-Bedürfnisse über die Zieldefinition bis hin zur Erfolgskontrolle?

Die erfolgreiche Einführung einer Projektmanagement-Software

Als technisch geprägter Ingenieur sind Sie vielleicht versucht, die Einführung einer PM-Software als rein technischen Vorgang aufzufassen. Doch sobald mehr als ein Projektmanager das System benutzt, hängt der Erfolg der Einführung auch von der Akzeptanz der Mitarbeiter ab. In der Praxis hat sich die Beachtung der folgenden Aspekte als erfolgsentscheidend erwiesen:

  • Sie haben sich im Unternehmen auf einen einheitlichen Projektmanagement-Prozess geeinigt, bevor Sie mit der Auswahl der Software beginnen.
  • Sie können Ihre internen Prozesse und die sich daraus ergebenden Anforderungen an die Software klar in einem Lastenheft formulieren. Dabei illustrieren Sie abstrakte Regeln durch Praxisbeispiele.
  • Sie binden die wichtigsten Mitarbeiter frühzeitig in die Planung ein und legen gemeinsam Prioritäten fest.
  • Bleiben Sie realistisch: Ein aufgeblasener organisatorischer und technischer Prozess, der alle Ziele auf einmal erreichen will, wird scheitern. Entwickeln Sie eine Schritt-für-Schritt-Lösung zu Ihrem Ziel.
  • Die Geschäftsführung treibt die Einführung aktiv voran und fordert die Nutzung von allen Beteiligten ein.

In 8 Schritten zur richtigen Projektmanagement-Software

Die Studie "Project Management Software Systems" der Universität Osnabrück hat 34 Programme bezüglich der oben beschriebenen Funktionen miteinander verglichen. Nach den Erfahrungen der Studie hat sich folgendes Vorgehen bei der Einführung eines solchen Systems bewährt:

Schritt 1: Analyse der bisherigen Projektmanagement-Struktur

Viele Ingenieure hoffen im Stillen, dass die Einführung einer PM-Software von allein die Projektmanagement-Prozesse verbessert. Doch eine Software ersetzt die Prozessplanung nicht. Stattdessen benötigen Sie für die komplexe Konfiguration einen bereits bestehenden und durchdachten Management-Prozess, der dann im Programm abgebildet werden muss. Nur wenn Sie im Unternehmen gemeinsam eine klare Vorstellung von den Stärken und Schwächen des aktuellen Projektmanagements haben, können Sie die Anforderungen an eine Softwarelösung ableiten.

Erstellen Sie daher im 1. Schritt ein kleines Handbuch über Prozesse und Richtlinien der Projektabwicklung in Ihrem Unternehmen. Stellen Sie sich dazu vielleicht vor, dass Sie eine kurze Orientierung für neue Mitarbeiter schreiben.

Schritt 2: Messbare Ziele für Ihre Projektmanagement Software

Sobald Sie den aktuellen Prozess definiert haben, überlegen Sie, welche einzelnen Schritte von einer Softwarelösung unterstützt werden sollen. Idealerweise führen Sie dazu einen Workshop für die Hauptnutzer (Key-Users) der PM-Software durch, Sammeln Sie dabei alle gewünschten Anforderungen, geben Sie als Organisator aber keine Ziele vor. Die Akzeptanz von neuen Systemen ist dann besonders hoch, wenn die Nutzer ihre eigenen Wünsche wiederfinden. Sie sind der Moderator des Prozesses, nicht der Verantwortliche für alle Entscheidungen.

Schritt 3: Das Lastenheft

Dolkumentieren Sie die Nutzer-Forderungen. Achten Sie bei der Dokumentation auf Prozessschritte, Organisationseinheiten, den notwendigen Informationsfluss sowie auf die folgenden Punkte:

  • Halten Sie alle gewünschten Funktionen und deren Priorität fest.
  • Fügen Sie (Beispiel-)Berichte an, die das System erstellen soll.
  • Illustrieren Sie die abstrakten Prozessschritte durch ein aktuelles Beispiel.
  • Halten Sie fest, welchen zusätzlichen Service Sie bei der Einführung der PM-Software nutzen wollen, z. B. Beratung, Schulung, technischen Support.

Schritt 4: Auswahl und Bewertung der Anbieter

Erstellen Sie eine Liste von 8 bis 10 Anbietern von PM-Software, die PM-Programme mit den gewünschten Funktionen anbieten. Die Studie Project Management Software Systems kann Ihnen bei der Auswahl helfen. Sammeln Sie dann weitere Informationen über diese Systeme aus dem Internet, durch das Testen von Demo-Versionen online oder mit Hilfe der ausführlichen Programmbeschreibungen in Kapitel 7 der Studie. Kürzen Sie anhand der Ergebnisse Ihre Liste auf 3 bis 4 Anbieter. Laden Sie diese ausgewählten Firmen zu einer Präsentation ein:

  • Firmenpräsentation (15 Minuten): Bilden Sie sich ein Urteil über die wirtschaftliche Situation des Software-Anbieters und finden Sie heraus, ob er neben dem eigentlichen Produkt auch langfristig den erforderlichen Service bieten kann.
  • Produktinformationen (15 Minuten): Lassen Sie sich das Grundgerüst des Systems, etwa Bedienbarkeit und Menüstruktur, vorstellen.
  • Produktdemonstration (60 Minuten): Dies ist der wichtigste Teil: Bitten Sie den Anbieter, für einen aktuellen Beispielfall aus Ihrem eigenen Unternehmen die wichtigsten Funktionalitäten von der Projektauswahl bis zum Abschlussbericht vorzustellen.
  • Diskussion (30 Minuten): Bitten Sie alle Nutzer des zukünftigen Systems um Feedback und Fragen.

Schritt 5: Einführung der Projektmanagement Software

Jetzt wird es ernst. Sie haben eine Investitionsentscheidung getroffen und wollen schnellstmöglich einen Gewinn daraus ziehen. Stellen Sie ein Kernteam zur Einführung der PM-Software aus 3 bis 6 Mitarbeitern zusammen. Darin sollten sowohl die Hauptanwender (Key-User) als auch die Systemadministratoren beteiligt sein. In der Regel werden Produktionsleiter, Controller und der Vertrieb mitentscheiden.

Vereinbaren Sie mit dem Anbieter einen Start-Workshop von 1 bis 2 Tagen. Sie und Ihre Kollegen werden sich einerseits mit dem neuen Programm vertraut machen, andererseits müssen Sie im Detail ermitteln, welche Anforderungen aus Ihrem Lastenheft durch Standardkomponenten nicht erfüllt werden können. Diese müssen in der Regel unternehmensspezifisch programmiert werden (Erstellen von neuen Programmroutinen). Solche individuellen Anforderungen reichen von speziellen Datenfeldern bis hin zur Schnittstelle mit der Rechnungslegung oder dem Einkauf bei Zulieferern. Beantworten Sie gemeinsam im Projektteam die folgenden Fragen:

  • Wie sieht der typische Projektablauf im Unternehmen aus?
  • Welche Kosten müssen zu jedem Zeitpunkt aktuell abgefragt werden können sein?
  • Welche Verknüpfungen zwischen den Projekten treten üblicherweise auf?

Halten Sie fest, welche Funktionen individuell programmiert werden müssen. Stimmen Sie das Ergebnis als Workshop-Protokoll mit dem Anbieter als Grundlage der weiteren Zusammenarbeit ab.

Schritt 6: Programmierung der PM-Software intern oder durch Experten?

Da Sie die typischen Abläufe in Ihrem Unternehmen am besten kennen, kann es sinnvoll sein, dass Sie einige individuelle Wünsche selbst programmieren. Klären Sie mit dem Anbieter, was Sie im unternehmensinternen Kernteam erledigen können und wo Sie die externe Unterstützung von Experten brauchen. Die Entscheidung hängt von den externen Kosten und von der Einarbeitungszeit für interne Mitarbeiter ab.

Außerdem kann der Anbieter zu diesem Zeitpunkt schon eine Standard-Version installieren, die später nur mit den Sonderanforderungen aktualisiert wird. So können Sie sofort mit der Einarbeitung der Stammdaten (Kundendaten, Budget, Zeitpläne, Mitarbeiterplanung etc.) beginnen. Parallel erarbeiten Sie gemeinsam die Sonderfunktionen. Sollten Sie im Kernteam programmieren, empfiehlt sich eine Programmierungsschulung vom Anbieter.

Schritt 7: Die erfolgreiche Realisierung

Wenn alle Anforderungen aus dem Lastenheft umgesetzt sind und alle Schnittstellen mit anderen Programmen wie Rechnungslegung, Lohnstellen, Zuliefererdatenaustausch funktionieren, kann das endgültige System installiert werden. Sie beginnen die Testphase, nachdem Sie alle Stammdaten vollständig eingegeben haben. Testen Sie alle Projektvorgänge und Datenübermittlungen, damit Sie eine kontrollierte Basis für die Abnahme gegenüber dem Anbieter haben.

Wenn das System nach Lastenheft für den Endbenutzer fertiggestellt ist, können Sie mit der Schulung für alle Mitarbeiter beginnen. Sie können entweder einen Trainingstag bei Ihrem Anbieter buchen, oder Sie schulen selbst die Mitarbeiter auf der Grundlage Ihrer Erfahrungen. Einige Anbieter schlagen "Train the Trainer"-Seminare vor, in denen sie Mitglieder aus dem Kernteam auf die typischen Fragen und Schwierigkeiten von Endanwendern vorbereiten. Anschließend führen Sie die eigentliche Schulung der Nutzer intern durch. Entscheiden Sie sich für eine externe Mitarbeiterschulung des Anbieters, sollte auf alle Fälle ein Mitglied aus dem Kernteam in der 2. Hälfte des Workshops anwesend sein, um unternehmensinterne Prozessfragen beantworten zu können.

Stellen Sie Aufgaben für Mitarbeitertests zusammen, damit Sie überprüfen können, wie reibungslos das Programm funktioniert.

Schritt 8: Nach dem Start

Jede Umstellung hat ihre Tücken im Detail. Lassen Sie die Anwender mit diesen Problemen - die unerwartet ihre Zeitplanung durcheinanderbringen - nicht allein. Regen Sie einen intensiven Erfahrungsaustausch zwischen den Mitarbeitern an. Sammeln Sie wöchentlich alle Fragen und Praxisprobleme. Vielleicht hat ein anderer schon eine Lösung gefunden. Es muss nicht jeder das Rad neu erfinden.

Anbieter von Projektmanagement-Software

Detaillierte Profile aller 33 untersuchten PM-Softwaresysteme finden Sie im Kasten unten. Neben Informationen über das Unternehmen finden Sie eine Übersicht, welche oben vorgestellten Funktionen in den Programmen umgesetzt wurden. Darüber hinaus sind Referenzkunden aus den verschiedenen Anwendungsbereichen von Automobilindustrie über Bauindustrie, Ingenieurwesen bis hin zu IT und Pharmazie angegeben.

Nachfolgend finden Sie eine kleine Auswahl von Anbietern, die Referenzen im Bereich Ingenieurwesen vorweisen und Systeme für kleine und mittelständische Unternehmen anbieten:

Anbieter,
Produkt,
Webpage
Anzahl der Nutzer in
Deutschland,
Österreich,
Schweiz
Referenz im IngenieurbereichPreis für ca. 10 Nutzer, einen Projektmanager und einen Administrator
Planta Projektmanagement GmbH,

PPMS,
www.myplanta.com
38.900Stihl, Novar, AZO, Heidelberger DruckStihl, Novar, AZO, Heidelberger Druck
Projektron GmbH,
Projektron BCS,
www.projektron.de
5.500Alpha, Nico, Resotec, naiss5.300 €
Asta Development plc,

Asta Powerproject,
www.astadev.com
60.000CHIROBLOCK, Fooke, Multimon Industrieanlagen, Pfleiderer AG, Stora Enso Uetersen8.000 €
Microsoft,
Microsoft Office EPM Solution 2003
www.microsoft.com
Keine Zahlen vorhanden, weltweit über 5 Millionen NutzerVaillant, Dräger, Heidelberger DruckPreisauskunft nur auf Nachfrage erhältlich
Sciforma Corp.,

PS Next,
www.sciforma.com
Keine AngabenLeuze elektronic, Leuze lumiflex, Berner Ladenbau, CLAAS Selbstfahrende Erntemaschinen, CLAAS Industrietechnik 

Möglichkeiten und Grenzen von Projektmanagement-Software

PM-Software unterstützt Sie, Ihr Team und Ihre Auftraggeber vor allem während des Planungs- und Controllingprozesses. Allerdings sind auch hier Grenzen vorhanden - wie die nachfolgende Tabelle zeigt.

PM-Software leistet gute Dienste

  • bei der Verwaltung von umfangreichen Datenmengen.
  • beim Arbeiten mit Standardplänen.
  • bei der Berechnung, Änderung und Pflege von Netzplänen.
  • bei der Optimierung von Projektplänen, z. B. nach Ressourcen.
  • bei der Analyse von Ist-Daten im Projektcontrolling.
  • bei der Simulation der Auswirkung von Steuerungsmaßnahmen.
  • bei der Erfahrungssicherung von wichtigen Projektdaten.
  • bei der Veranschaulichung von Projektstrukturen und logischen Verknüpfungen zwischen Projekttätigkeiten.
  • beim Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten (Mail, bedürfnisgerechte Berichtsgenerierung, intra- und internetfähige Berichte etc.).
  • Identifizierung projektspezifischer Bedrohungen (z. B. durch Earned-Value- und Meilenstein-Trendanalysen).

PM-Software übernimmt bzw. ersetzt nicht

  • die Zieldefinition von Projekten.
  • den Aufbau einer Projektorganisation.
  • die eigentliche Vorarbeit bei der Projektstrukturierung.
  • die Aufwandsschätzung der einzelnen Arbeitspakete.
  • das Identifizieren notwendiger logischer Verknüpfungen einzelner Arbeitsschritte und Anordnungsbeziehungen.
  • die Durchführung von Teamsitzungen.
  • die Einbringung des "menschlichen Faktors" im Projektmanagement.
  • die Expertise und das logische Denken der Projektbeteiligten.

 

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