Abschreibung von Smartphones und Co.: Beispiele und Tipps

Dieser Artikel beschäftigt sich mit den neuen Abschreibungsmöglichkeiten. Er geht anhand von Beispielrechnungen auf die klassischen Abschreibungsmodelle der linearen und degressiven Abschreibung ein und erklärt, wie die Nutzungsdauer von Wirtschaftsgütern fachgerecht angesetzt wird.

Smartphones abschreiben – was sind die rechtlichen Grundlagen?

Während die Anschaffungskosten für Computer, Laptop und Co. seit 2021 im ersten Jahr der Nutzung vollständig abgeschrieben werden können, fehlen für Smartphones, klassische Mobiltelefone und Tablets die Voraussetzungen für eine Ein-Jahres-Abschreibung. Mobiltelefone werden beispielsweise auf Grundlage der amtlichen Abschreibungstabelle aktuell auf eine Nutzungsdauer von fünf Jahren geschätzt.

Für Smartphones, die im Jahr 2001 noch nicht existierten, kann im Einzelfall eine kürzere Nutzungsdauer von drei Jahren angesetzt werden. In der Regel erkennt das Finanzamt diese veränderte Nutzungsdauer an. Vor allem vor dem Hintergrund der ab 2021 geltenden Abschreibungsmöglichkeiten für Laptops und Computer sollte es möglich sein, eine kürzere Abschreibung beim Finanzamt argumentativ durchzusetzen. Trotz fehlender gesetzlicher Grundlagen für eine Ein-Jahres-Abschreibung bei Smartphones gibt es steuerrechtlich eine weitere Option, um die Anschaffungskosten schnell steuerlich abzusetzen.

Wie wird ein Smartphone bei Diebstahl abgeschrieben?

Wird Ihnen zum Beispiel als Geschäftsführer einer GmbH das Diensthandy gestohlen, dann dürfen Sie den Rest des Kaufpreises sofort im aktuellen Jahr abschreiben.

Der Fiskus hilft Ihnen nicht nur in diesem Fall großzügig über den Verlust hinweg. Das Prinzip gilt auch dann, wenn Ihnen als GmbH-Geschäftsführer das dienstliche Smartphone, Tablet oder Notebook hinfällt und beschädigt wird. Kann das Gerät nicht mehr repariert werden, dann dürfen Sie es ebenfalls noch in diesem Jahr komplett vom Gewinn der GmbH abziehen.

Smartphone als geringwertiges Wirtschaftsgut absetzen – so geht’s

Der Begriff Wirtschaftsgut hat im Rechnungswesen, im Marketing oder in der Betriebswirtschaftslehre unterschiedliche Bedeutungen. Im Steuerrecht definiert man ein Wirtschaftsgut als Bewertungsobjekt im Rahmen des Betriebsvermögens eines Unternehmens. Grundsätzlich kann jeder materielle oder immaterielle Posten als Wirtschaftsgut verbucht werden. Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen Wirtschaftsgütern, die selbstständig nutzbar sind, sowie Wirtschaftsgütern, die im Zusammenspiel mit anderen Wirtschaftsgütern funktionsfähig sind. Jedes eigenständig nutzbare, bewegliche und abnutzbare Wirtschaftsgut bis zu einem gewissen Anschaffungswert gehört steuerrechtlich zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG).

Der § 6 des Einkommensteuergesetzes (EStG) definiert Wirtschaftsgüter und ihre Abschreibungsmöglichkeiten wie folgt:

„Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die der Abnutzung unterliegen, sind mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten oder dem an deren Stelle tretenden Wert, vermindert um die Absetzungen für Abnutzung, erhöhte Absetzungen, Sonderabschreibungen, Abzüge nach § 6b und ähnliche Abzüge anzusetzen.”

Auf Grundlage des EStG können Smartphones und Tablets im Kalenderjahr 2021 bis zu einem Wert von 800 Euro netto als geringwertiges Wirtschaftsgut abgeschrieben werden.

Beispiel: Ein Unternehmen kauft Smartphones für seine Außendienstmitarbeiter. Ein Telefon kostet 490 Euro netto. Da der Netto-Kaufpreis für jedes Endgerät unter der Schwelle von 800 Euro liegt, kann das Smartphone ebenfalls im Jahr des Kaufes vollständig steuerlich geltend gemacht werden. Die Abschreibung über eine Nutzungsdauer von 3 Jahren ist nicht notwendig. Das Unternehmen kann jedoch neben der Ein-Jahres-Abschreibung die klassischen Abschreibungsmethoden der linearen oder degressiven Abschreibung weiterhin wählen.

Abschreibung von Computerhardware- und Software auf ein Jahr verkürzt

Rückwirkend zum 01.01.2021 fördert die Bundesregierung mit Sofortabschreibungen den Kauf von Computern und Softwareprogrammen. Bis Ende 2020 galt, dass ein Laptop oder ein Computer ausschließlich bis zu einer Höhe von 800 Euro Nettowert im Jahr des Erwerbs abgeschrieben werden konnte. Lagen die Kosten höher, musste der Kaufpreis auf drei Jahre verteilt werden. Bei einem Laptop mit Anschaffungskosten von 1.800 Euro netto konnten auf diese Weise 600 Euro pro Nutzungsjahr angesetzt werden.

Unternehmen können die steuerlichen Verbesserungen für Computerhardware und Software erstmalig in Wirtschaftsjahren nach dem 31. Dezember 2020 nutzen. Wurden in den Vorjahren Wirtschaftsgüter auf mehr als ein Jahr abgeschrieben, können die Restwerte ab 2021 komplett abgesetzt werden.

Welche Computer-Hardware unter die Neuregelung fällt

Unternehmen profitieren nicht ausschließlich bei tragbaren Computern wie Laptops oder Notebooks von den veränderten Abschreibungsmodalitäten. Das Bundesfinanzministerium konkretisiert in einem Schreiben vom 26.02.2021 die Nutzungsdauer von Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung. Die folgenden Geräte können auf Grundlage der Neuregelung im Jahr ihrer Anschaffung komplett steuerlich abgesetzt werden:

• Desktop-Computer, die eine regelmäßige Stromverbindung benötigen.
• Notebook-Computer, die mit einem Akku ausgestattet sind. Notebook-Computer müssen im Mindestfall eine Bildschirmdiagonale von 9 Zoll (22,86 cm) aufweisen. Ebenfalls zu den Notebook-Computern gehören die sogenannten Tablet-Computer, die eine integrierte Tastatur und einen Touchscreen verbaut haben und Slate-Computer, die ausschließlich über einen Touchscreen verfügen. Ein mobiler Thin-Client, der als tragbarer Computer Netzwerk-Ressourcen nutzt, kann im Anschaffungsjahr ebenso vollständig abgesetzt werden.
• Stationäre Thin-Clients
• Workstations und mobile Workstations
• Small-Scale-Server

Abseits der üblichen Computerhardware können ebenfalls eine Dockingstation, ein externes Netzteil und typische Peripheriegeräte im ersten Jahr der Nutzung steuerlich komplett berücksichtigt werden. Zu den Peripheriegeräten zählen unter anderem Eingabegeräte wie Headsets, Webcams oder ein Grafiktablett sowie externe Speicher wie Bandlaufwerke oder externe Festplatten.

Monitore, Lautsprecher, Beamer und Drucker können unabhängig von den Anschaffungskosten im ersten Nutzungsjahr ebenfalls abgeschrieben werden, da allen genannten Geräten ab 2021 eine einjährige Nutzungsdauer unterstellt wird.

Diese Software können Unternehmen direkt im Anschaffungsjahr abschreiben

Der Gesetzgeber definiert Software, die im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden kann, wie folgt:

• Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung, zum Beispiel Office-Programme oder kostenintensive Video- und Grafikprogramme
• Standardanwendungen wie Microsoft Office oder Windows 10
• Auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen wie ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung.

Der Gesetzgeber trägt mit der Novellierung der Nutzungsdauer für Computerhardware und Software dem fortschreitenden digitalen Wandel Rechnung. Während Innovationen bei Computerhardware vor Jahren langsam und stetig erfolgten, ist der Innovationsdruck heute dadurch spürbar, dass moderne PC-Systeme nach kurzer Zeit nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. Aus diesem Grund ist es ab dem Steuerjahr 2021 möglich, Laptops, Desktop-PCs, Monitore, Drucker, Lautsprecher und viele andere Bürokommunikationsgeräte im Jahr des Kaufes unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten steuerlich abzusetzen.

Abschreibung über die Sammelpostenmethode

Unternehmen besitzen im Steuerrecht grundsätzlich ein Wahlrecht, ob Wirtschaftsgüter auf Basis ihrer Nutzungsdauer, im Jahr der Anschaffung oder nach der Sammelpostenmethode abgesetzt werden sollen. Bei der Sammelpostenmethode werden die Anschaffungskosten für Wirtschaftsgüter mit Netto-Anschaffungskosten bis 1.000 Euro netto generell über 5 Jahre verteilt. Möchten Unternehmen Anschaffungen nach der Sammelpostenmethode absetzen, können sie andere Wirtschaftsgüter bis 800 Euro nicht durch Sofortabzug steuerlich abschreiben. Betriebe handeln zielführend, zusammen mit ihrem Steuerberater die bestmögliche Abschreibungsmethode zu wählen, um die höchsten Steuereinsparungen zu erzielen.

Abschreibung und Nutzungsdauer – diese Rechtsgrundlagen zur Abschreibung sollte jedes Unternehmen kennen

Als Abschreibung oder Afa (Absetzung für Abnutzung) bezeichnet man grundsätzlich eine betriebswirtschaftliche Methode, um den Wertverlust eines Wirtschaftsgutes, dass nicht zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern zählt, zu ermitteln. Typische Wirtschaftsgüter in Unternehmen wie zum Beispiel Maschinen, Geräte, Fahrzeuge oder Gebäude können aus steuerrechtlicher Sicht über einen gewissen Zeitraum benutzt werden.  

Der Wertverlust eines Wirtschaftsgutes wird generell in Abhängigkeit von dessen Nutzungsdauer errechnet. Beispielsweise wird Büromöbeln gemäß den amtlichen Abschreibungstabellen eine Nutzungsdauer von 10 Jahren unterstellt. Ein Industriestaubsauger wird mit sieben Jahren Nutzungsdauer angegeben. Dies bedeutet für die Praxis, dass die Anschaffungskosten aus steuerlicher Sicht auf sieben Wirtschaftsjahre aufgeteilt werden müssen, sobald diese einen Wert von 1.000 Euro (netto) überschreiten.

Bei Anschaffungskosten unter 1.000 Euro kann das Wirtschaftsgut im Jahr der Anschaffung komplett steuerlich angesetzt werden. Wird beispielsweise ein Industriestaubsauger für 999 Euro (netto) angeschafft, können dessen Aufwendungen vollständig im Anschaffungsjahr über die Steuererklärung abgesetzt werden. Die Kosten für das Wirtschaftsgut schmälern in diesem Fall den Gewinn und senken die Steuerlast des Unternehmens.

Diese Unterschiede bestehen zwischen linearer und degressiver Abschreibung

Mit der Möglichkeit, Wertverluste bei Wirtschaftsgütern und Vermögensgegenständen steuerlich abzuschreiben, steht Unternehmen ein probates Mittel zur Verfügung, um die Steuerlast zu senken. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen zwei klassischen Abschreibungsmethoden:

1. Die lineare Abschreibung.
2. Die degressive Abschreibung

Die lineare Abschreibung

Bei der linearen Abschreibung verteilen sich die Herstellungs- oder Anschaffungskosten gleichmäßig auf die gewöhnliche Nutzungsdauer. Die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlichten Abschreibungstabellen führen übliche Wirtschaftsgüter und deren Nutzungsdauer auf. Auch wenn bei der Abschreibung von Wirtschaftsgütern in Einzelfällen von den AfA-Tabellen abgewichen werden kann, gelten die Abschreibungstabellen als zielführender Richtwert.

Beispiel für die lineare Abschreibung eines Wirtschaftsgutes

Ein Unternehmen kauft im Januar 2021 einen professionellen Ultra-Wide-Monitor für einen Mitarbeiter. Es verzichtet auf die Möglichkeit der Ein-Jahres-Abschreibung und setzt den Monitor klassisch im Rahmen der Bilanz oder Einkommensteuererklärung an. Der Bildschirm kostet netto 1.650 Euro. Da es sich aufgrund der Anschaffungskosten und aus steuerrechtlicher Sicht nicht um ein geringwertiges Wirtschaftsgut handelt, entscheidet sich der Betrieb für die lineare Abschreibung. Die Abschreibungsdauer nach AfA-Tabelle beläuft sich auf drei Jahre. Das Unternehmen berechnet die Abschreibung nach folgender Formel:

Anschaffungskosten / Nutzungsdauer = Höhe der Abschreibung

1.650 Euro / 3 Jahre = 550 Euro

Das Unternehmen kann drei Jahre lang jeweils 550 Euro der Anschaffungskosten bei der Einkommensteuererklärung (Anlagevermögen) oder in der Bilanz als Betriebsausgabe absetzen. Wird der Bildschirm nach dieser Zeit weiterhin im Betrieb genutzt, verbleibt ein Buchwert von 1 Euro als Erinnerungswert in der Bilanz. Wird das Peripheriegerät nach drei Jahren ersetzt, beträgt der Restwert 0 Euro. Der neu angeschaffte Monitor muss als Anlagevermögen erneut linear abgesetzt oder im Rahmen der seit 2021 gelten Ein-Jahres-Abschreibung für digitale Geräte angesetzt werden.

Wichtig: Im Jahr der Anschaffung können die Anschaffungskosten eines Wirtschaftsguts bei der linearen Abschreibungsmethode nur anteilig angesetzt werden. Für jeden Monat können 1/12 der Abschreibungssumme abgesetzt werden. Gleiches gilt bei einer degressiven Abschreibung.

Die degressive Abschreibung

Grundsätzlich wurden Wirtschaftsgüter bis 2019 in Unternehmen linear abgeschrieben, da die degressive Abschreibung im Jahr 2011 abgeschafft wurde. Mit Beginn der Corona-Pandemie und der Implementierung des Zweiten Corona-Steuerhilfegesetzes wurde die degressive Abschreibung reaktiviert. Sie kann für Wirtschaftsgüter, die zwischen dem 31.12.2019 und 01.01.2022 angeschafft werden, als Alternative zur linearen Abschreibung eingesetzt werden. Es können höchstens 25 % oder das 2,5-fache der linearen Abschreibung in einem Jahr steuerlich abgesetzt werden.

Im oben beschriebenen Beispiel würde die Anwendung der degressiven Abschreibungsmethode zu folgendem Ergebnis führen:

Degressive Abschreibung 2021: 25 % vom Kaufpreis =                               412,50 Euro

Degressive Abschreibung 2022: 25 % vom Restbuchwert (1.237,50) =       309,38 Euro

Degressive Abschreibung 2023: Restbuchwert =                                          928,12 Euro

Einer der wesentlichsten Mehrwerte der degressiven Abschreibung sind die höheren anfänglichen Abschreibungsmöglichkeiten. Während bei der linearen Abschreibung pro Nutzungsjahr gleichbleibende Beträge abgesetzt werden können, sind die Möglichkeiten der Abschreibung bei der degressiven Abschreibung zu Beginn besser. Im Verlaufe der Nutzungsdauer können geringere Beträge bei der Steuererklärung angesetzt werden.

Die degressive Abschreibung ist aus steuerlicher Sicht vor allem dann zielführend, wenn kostenintensive Maschinen über eine lange Nutzungsdauer abgesetzt werden sollen. Im oben angeführten Beispiel beim Erwerb eines Computermonitors würde ein Unternehmen in der Regel die lineare Abschreibung oder die Möglichkeit der Ein-Jahres-Abschreibung bevorzugen.

Fazit: Seit 2021 können Unternehmen Computerhardware und Software besser abschreiben und erneut die degressive Abschreibung nutzen

Die Möglichkeit, Wirtschaftsgüter im Unternehmen steuerlich abzuschreiben, ist essenziell, um die Steuerlast zu minimieren. Dies garantiert, dass trotz Krisen oder globalisiertem Wettbewerb Innovationsspielräume bestehen bleiben. Seit 2021 haben Unternehmen und ebenso private Verbraucher die Möglichkeit, Computerhardware und Software im Jahr der Anschaffung steuerlich geltend zu machen. Betriebe können diese Wirtschaftsgüter im Rahmen der Bilanz oder der Einkommensteuererklärung beim Finanzamt ansetzen. Privatleute haben die Möglichkeit, einen Laptop oder Software für den Computer über die Werbungskosten geltend zu machen.

Mit dieser Ein-Jahres-Abschreibung trägt der Gesetzgeber der Digitalisierungsgeschwindigkeit Rechnung. Smartphones sind von den Regelungen ausgenommen. Sie können entweder klassisch linear über fünf Jahre, auf Antrag in drei Jahren oder als geringwertiges Wirtschaftsgut ebenfalls im Anschaffungsjahr abgesetzt werden. Mit Beginn der Corona-Pandemie ist es Unternehmen freigestellt, die seit 2011 abgeschaffte degressive Abschreibung anzuwenden. Bei dieser Abschreibungsmethode ist es im ersten Abschreibungsjahr möglich, bis zu 25 % der Anschaffungskosten geltend zu machen. Die degressive Abschreibung lohnt sich vor allem bei kostenintensiven Wirtschaftsgütern mit langer Laufzeit.

Welche Abschreibungsmethode Unternehmen wählen, ist spezifisch und muss anhand des Wirtschaftsgutes, der Nutzungsdauer und den individuellen steuerlichen Merkmalen entschieden werden.