Ortung von Mitarbeitern: Schließen Sie eine Betriebsvereinbarung ab

Auch wenn es um schnelle Reaktionszeiten geht, beispielsweise bei Schlüsselnotdiensten oder Abschleppunternehmen, selbst im Vertrieb, lässt sich so der Einsatz der Mitarbeiter optimieren.

Ortungsdaten sind personenbezogen

Wo viel Licht ist, da ist meist auch viel Schatten. Selbst wenn nur das Fahrzeug an sich geortet wird, lässt sich zugleich immer der Bezug zum Fahrer herstellen. Ohne Personenbezug ist ein Erheben, Verarbeiten oder Nutzen der Ortungsinformationen praktisch kaum möglich. Auch wenn beispielsweise ein Handy oder ein Mietwagen geortet werden sollen, ist es für das Unternehmen meist keine Herausforderung, den Personenbezug herzustellen.

Denken Sie an Ihre Vorabkontrolle

Mit Ortungsdaten kann punktuell der Standort bestimmt werden. Allerdings lassen sich durch die Ortung auch problemlos Bewegungsprofile erstellen. Sind Bewegungsprofile beabsichtigt, geht es auch darum das Verhalten einer Person zu bewerten. Dies hat letztendlich zur Folge, dass eine Vorabkontrolle durchzuführen ist (vgl. § 4d Abs. 5 Satz 2 Nr. 2 BDSG).

Bei dieser Vorabkontrolle müssen Sie als Datenschutzbeauftragter prüfen, inwieweit das Orten auf eine Rechtsgrundlage gestützt werden kann und ob wesentlichen Datenschutzgrundsätzen (z. B. Datenvermeidung und Datensparsamkeit, Transparenz, Einhaltung der Betroffenenrechte) Rechnung getragen wird. Letztendlich muss das Vorhaben insgesamt verhältnismäßig sein.

Diese Rechtsgrundlagen kommen in Betracht

Typischerweise werden Sie als Rechtsgrundlage § 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG prüfen müssen. Hier ist zu klären, ob die Ortung und das damit zusammenhängende Erheben, Verarbeiten oder Nutzen personenbezogener Daten für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Auch ist § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG als Rechtsgrundlage denkbar. Besteht ein Betriebsrat, kann auch eine Betriebsvereinbarung als andere Rechtsvorschrift im Sinne des § 4 Abs. 1 BDSG die Sache regeln.

Tipp: Ortung muss dem Mitarbeiter bekannt sein

Eine Regelung im Telekommunikationsgesetz (TKG) kann von Bedeutung sein. § 98 TKG enthält die Festlegung, dass für das Verwenden von Standortdaten eine Einwilligung des Teilnehmers erforderlich ist. Der Teilnehmer muss Mitnutzer über die bestehende Einwilligung informieren.

Findet eine Ortung statt, muss dies dem Nutzer des Mobilfunkgeräts angezeigt werden. Konkret: Selbst wenn also der Chef als Teilnehmer mit einer Ortung einverstanden ist, muss dem das Mobilfunkgerät nutzenden Mitarbeiter angezeigt werden, wenn er geortet wird.

Betriebsrat bestimmt mit

Weil Ortungsdienste es nun mal mit sich bringen, dass mit diesen die Leistung oder das Verhalten der Arbeitnehmer kontrolliert werden kann, kann der Betriebsrat mitreden und sein Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) einfordern.

Muster: Betriebsvereinbarung zum Einsatz von Ortungsdiensten

Betriebsvereinbarung zur Nutzung von Ortungsdiensten für betriebliche Zwecke im Zusammenhang mit dem Kundenaußendienst

Zwischen der Mustermann GmbH, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt, – nachstehend Arbeitgeber genannt – und dem Betriebsrat der Mustermann GmbH, – nachstehend Betriebsrat genannt – wird nachfolgende Vereinbarung getroffen:

§ 1 Geltungsbereich

Diese Betriebsvereinbarung gilt für alle Arbeitnehmer im Betrieb des Arbeitgebers, soweit sie nicht leitende Angestellte sind. Zu den Arbeitnehmern zählen auch die zu ihrer Berufsausbildung beschäftigten Personen. Soweit leitende Angestellte nicht von dieser Betriebsvereinbarung erfasst sind, wird der Arbeitgeber in geeigneter Weise dafür Sorge tragen, dass die hier getroffenen Regelungen entsprechende Geltung erlangen.

§ 2 Systembeschreibung

Die in Zusammenhang der Mitarbeiterortung zum Einsatz kommenden Systemkomponenten, Geräte und Anwendungen sind in der Anlage zu dieser Betriebsvereinbarung beschrieben. Vor Änderungen der Systeme, von Komponenten oder Anwendungen ist der Betriebsrat zu informieren, damit dieser sein gegebenenfalls bestehendes Mitbestimmungsrecht ausüben kann.

§ 3 Zulässige Geräte

Für die Ortung dürfen nur solche Geräte in Fahrzeugen verbaut werden, die es dem jeweiligen Mitarbeiter ermöglichen, die Ortung vorübergehend (z. B. außerhalb der Arbeitszeit oder während der Pausen) zu deaktivieren oder zu unterdrücken. Diese Möglichkeit muss auch gegeben sein, soweit Mobilfunkgeräte oder mobile Navigationsgeräte für Ortungszwecke zum Einsatz kommen sollen. Sollen andere Geräte beschafft werden und zum Einsatz kommen, ist vorab der Betriebsrat zu informieren. Dabei ist ihm eine Übersicht der wesentlichen Funktionen zur Verfügung zu stellen.

§ 4 Zulässiger Einsatzzweck

Fahrzeuge des Kundendienstes im Außendiensteinsatz werden mit Geräten ausgestattet, die es der Kundendienstdisposition ermöglichen, den Standort des Fahrzeugs und damit indirekt auch den Aufenthaltsort des jeweiligen Kundendienstmitarbeiters festzustellen. Die Ortung darf nur für den Zweck erfolgen, bei einem nicht vorhersehbaren Einsatz (Kundennotfall) denjenigen Kundendienstmitarbeiter mit dem Arbeitsauftrag zu betrauen, der sich in räumlicher Nähe zum Kunden befindet. Für andere Zwecke ist die Ermittlung des Standorts ausgeschlossen. Insbesondere darf die Ortung nicht dazu verwendet werden, die Leistung von Arbeitnehmern zu kontrollieren oder Bewegungsprofile zu erstellen. Ausnahmen hiervon bedürfen der Zustimmung des Betriebsrats.

Personenbezogene Daten, die unter Verstoß gegen die Bestimmungen dieser Betriebsvereinbarung erhoben und/oder genutzt und/oder gespeichert wurden, unterliegen einem Beweisverwertungsverbot.

§ 5 Protokollierung

Es wird systemseitig protokolliert, wann eine Ortung stattgefunden hat. Darüber hinaus wird festgehalten, mit welcher Benutzerkennung (User-ID) eine Ortung veranlasst wurde. Der jeweilige Kundendienstdisponent dokumentiert im Einsatztagebuch, zu welchem Zeitpunkt, aus welchem Grund und mit welchem Ergebnis eine Ortung stattgefunden hat. Systemprotokolle werden am Ende des auf die Erzeugung des Protokolls folgenden Kalendermonats automatisch gelöscht.

§ 6 Prüfrecht

Betriebsrat und Datenschutzbeauftragter haben das Recht, die Einhaltung dieser Betriebsvereinbarung zu überprüfen. Hierzu zählen insbesondere die Durchführung von Funktionstests und die Einsichtnahme in die vorhandenen Protokolle und Einsatztagebücher. Der Datenschutzbeauftragte wird regelmäßig, mindestens jährlich, die datenschutzrechtlich zulässige Ausgestaltung der Ortung der Mitarbeiter prüfen. Seine Prüfung wird er in einem Protokoll festhalten und das Ergebnis Arbeitgeber und Betriebsrat vorstellen.

§ 7 Datenverarbeitung im Auftrag

Soweit der Arbeitgeber andere Dienstleister mit der Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitarbeiter betraut, hat er mit diesen das Vertragsverhältnis so zu gestalten, dass den gesetzlichen Bestimmungen zur Datenverarbeitung im Auftrag (§ 11 BDSG) Rechnung getragen wird.

§ 8 Datenübermittlung

Die im Zusammenhang mit der Mitarbeiterortung erzeugten Daten, dürfen grundsätzlich nicht an Dritte übermittelt oder Dritten auf sonstige Weise zugänglich gemacht werden, es sei denn der Betriebsrat und die betroffenen Mitarbeiter haben dem zugestimmt. Eine Zustimmung ist nicht erforderlich, wenn die Herausgabe der betreffenden Daten von einem Gericht oder einer anderen staatlichen Stelle zulässigerweise angeordnet wurde. Soweit gesetzlich zulässig, sind die betroffenen Mitarbeiter über die Herausgabe zu informieren.

§ 9 Schulung der Arbeitnehmer

Die Arbeitnehmer werden in geeigneter Weise mit Systemen, Geräten und Anwendungen vertraut gemacht. Hierzu zählt insbesondere, dass die betroffenen Kundendienstmitarbeiter über Zweck und Funktion der Ortung sowie die Möglichkeit zur vorübergehenden Deaktivierung der Ortung informiert werden. Ferner sind die Kundendienstdisponenten hinsichtlich Zweck und zulässiger Nutzung der Ortungsfunktion zu schulen. Die Teilnahme an einer entsprechenden Unterweisung ist schriftlich zu dokumentieren.

§ 10 Bekanntmachung der Betriebsvereinbarung

Der Inhalt dieser Betriebsvereinbarung wird durch den Arbeitgeber in geeigneter Weise bekannt gemacht.

§ 11 Schlussbestimmungen

Diese Betriebsvereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft. Sie kann von beiden Seiten mit einer Kündigungsfrist von 3 Monaten gekündigt werden. Bis zum Abschluss einer neuen Betriebsvereinbarung wirken die Regelungen dieser Vereinbarung nach. Änderungen, Ergänzungen oder Nebenabreden zu dieser Betriebsvereinbarung bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.

Für den Arbeitgeber: Musterstadt, den _____________________ Unterschrift Geschäftsführer

Für den Betriebsrat: Musterstadt, den _____________________ Unterschrift Vorsitzender des Betriebsrats