Mit einer Rechnungsausgangsliste behalten Sie die Zahlungseingänge im Griff
Wissen Sie jederzeit, ob Ihre Rechnungen pünktlich bezahlt werden? Können Sie sofort reagieren, wenn eine Zahlung überfällig ist? Wenn Ihnen gelegentlich eine Zahlungsverspätung entgeht, könnte es sein, dass Ihr Überwachungssystem nicht optimal ist. Lernen Sie hier eine verblüffend einfache Kontrollmethode kennen: die Rechnungsausgangsliste.
Gute Kontrolle dank der Rechnungsausgangsliste
Ein straffes Forderungsmanagement ist unerlässlich, um
- Ihre Liquidität zu sichern,
- bei der Bank Ihre Kreditwürdigkeit zu unterstreichen und
- bei Ihren Kunden nicht den Eindruck zu hinterlassen, die pünktliche Zahlung wäre Ihnen egal (von Ihrer Kompetenz und Professionalität werden sie dann nicht die beste Meinung haben).
Arbeiten Sie deshalb lieber mit einer Rechnungsausgangsliste. Mit diesem einfachen System entgeht Ihnen keine Zahlungsverspätung:
Mit der Rechnungsausgangsliste arbeiten – in 5 Schritten
Schritt 1: Legen Sie sich – handschriftlich oder in Word – eine einfache Tabelle an, in die Sie fortlaufend folgende Angaben zu Ihren Ausgangsrechnungen eintragen:
- Rechnungsnummer
- Kundennamen
- Rechnungsdatum
- Rechnungsbetrag (brutto)
- Zahlungsziel
Führen Sie die Rechnungsausgangsliste handschriftlich, legen Sie sie obenauf in einem Ordner „offene Rechnungen“ ab.
Schritt 2: Sofort wenn Sie eine Rechnung schreiben, tragen Sie in Ihre Rechnungsausgangsliste auch die genannten Daten ein.
Schritt 3: Im Ordner „offene Rechnungen“ selbst legen Sie die Rechnungskopie ab – ob Sie nach Rechnungsnummern oder nach Kundennamen sortieren, ist Geschmackssache.
Schritt 4: Gleichen Sie Ihre Kontoauszüge und die Rechnungsausgangsliste jede Woche an einem festen Tag ab. Nehmen Sie die bezahlten Rechnungen aus dem Ordner „offene Rechnungen“ heraus, und legen Sie sie in einem Ordner „erledigte Aufträge“ ab. Streichen Sie den entsprechenden Posten auf der Rechnungsausgangsliste durch bzw. löschen Sie ihn in der PC-Liste.
Schritt 5: Kontrollieren Sie bei den verbleibenden Posten auf der Rechnungsausgangsliste, ob das Zahlungsziel schon länger als eine Woche überschritten ist. Wenn ja, suchen Sie sich die Rechnung heraus, und reagieren Sie sofort!
Tipp: Es hat sich bewährt, die Kunden zunächst anzurufen – frei nach dem Motto: „Ich bin gerade bei der Buchhaltung und habe festgestellt, dass auf meine Rechnung vom … noch keine Zahlung eingegangen ist. Jetzt wollte ich Sie fragen: Ist die Rechnung überhaupt bei Ihnen angekommen, oder gibt es da irgendein Problem?“ In 90 % der Fälle ist das dem Kunden peinlich, und er zahlt umgehend – und das, ohne dass er deswegen verärgert wäre. Schließlich haben Sie ihm ja die Möglichkeit gelassen, sein Gesicht zu wahren.
Ist das Geld nicht binnen 7 weiterer Tage da, müssen Sie allerdings schärfere Geschütze auffahren und eine Mahnung schicken – die braucht dann nicht mehr ganz so freundlich zu sein …
