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Das gilt auch für Mahnbriefe: Anrede und Grußformel sollten Stil haben

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Von Astrid Engel,

Was bei jeder anderen Korrespondenz wichtig ist, sollten Sie auch für Mahnbriefe nicht vernachlässigen: Die persönliche Anrede und eine höfliche Grußformel.

Was bei jeder anderen Korrespondenz wichtig ist, sollten Sie auch für Mahnbriefe nicht vernachlässigen: Die persönliche Anrede und eine höfliche Grußformel.

Der Erfolg Ihrer Mahnbriefe hängt auch von der persönlichen Anrede des "richtigen" Empfängers ab. Auf eine allgemeine Anrede wie "Sehr geehrte Damen und Herren" oder "Liebe Kundin" sollten Sie lieber verzichten.

Beginnen Sie Mahnbriefe mit einer persönlichen Anrede

Überzogen wäre es allerdings, Mahnbriefe mit der Anrede "verehrte/r" zu beginnen. Die im Geschäftsleben gebräuchliche Anrede "Sehr geehrte Frau Beispiel", "Sehr geehrter Herr Muster" ist auch für Mahnbriefe die am besten geeignete Form. Das gilt selbstverständlich auch dann, wenn Sie einem Kunden bereits mehrere Mahnbriefe schicken mussten.

Allerwelts-Grußformeln wie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichem Gruß" können Sie auch in einem Mahnschreiben nach den modernen Korrespondenzregeln erweitern. Zum Beispiel mit den Zusätzen " ... aus Hamburg" oder " ... nach Köln".

Nachdrückliche Mahnbriefe - mit oder ohne Gruß?

Möchten Sie bei hartnäckigen Zahlungsverweigerern am liebsten ganz auf Grüße verzichten? Treffen Sie diese Entscheidung erst nach reiflicher Überlegung. Einerseits schwächen die "freundlichen Grüße" den möglicherweise harten Ton wieder ab, fallen somit unter die "Weichmacher".

Andererseits sind grußlose Mahnbriefe sehr unhöflich. Diese Praxis können Sie nur dann bedenkenlos anwenden, wenn Ihnen an der Kundenbeziehung nichts mehr liegt.

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Sie stellen sich vielleicht die Frage, ob die stereotype "Freundlichkeit" am Ende eines Schreibens, in dem Sie zum Beispiel einen Mahnbescheid androhen, nicht einen ironischen Unterton bekommt.

So geht es gelegentlich Bankmitarbeitern, wenn sie Kredite kündigen müssen. Auch Gerichtsvollzieher kennen das - bei den meist unerfreulichen Nachrichten, die sie übermitteln müssen. In diesen Berufen verwendet man oft die Grußformel "Hochachtungsvoll" um auszdrücken, dass man den Menschen an sich nicht missachtet, trotz der eingetretenen Schwierigkeiten.

Diese Praxis ist auch auf Mahnbriefe anwendbar. Die Grußformel "Hochachtungsvoll" hat nichts mit den Grußformeln zu tun, die für besonders zu "ehrende" Personen reserviert sind. Dann nämlich verwendet man Formen wie: "Mit ausgezeichneter Hochachtung" oder "Mit vorzüglicher Hochachtung" und die unterscheiden sich deutlich davon.

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