Auch das kommt vor: Kunden, die Ihre Rechnung versehentlich nicht bezahlen. Etwa weil sie die Zahlung einfach nur vergessen oder die Rechnung verlegt haben. Aber auch dann müssen Sie etwas unternehmen. Ist der Kunde mit der Zahlung in Verzug, dürfen Sie rechtliche Schritte einleiten. Das ist natürlich wenig sinnvoll, weil Sie damit Ihren Kunden verärgern und wahrscheinlich für immer los sind. Entscheiden Sie sich lieber für eine freundliche Zahlungserinnerung die die gute Beziehung zu Ihrem Kunden nicht belastet.
Ihre freundliche Zahlungserinnerung sollte sich nicht mit der Zahlung überschneiden
Ihre Zahlungserinnerung soll sich nicht mit der späten - aber noch fristgerechten - Zahlung des Kunden überschneiden. Berücksichtigen Sie deshalb die Banklaufzeiten von bis zu drei Tagen. Versenden Sie Ihre Zahlungserinnerung spätestens eine Woche nach dem in der Rechnung genannten Zahlungstermin. Lassen Sie sich aber auch nicht wesentlich mehr Zeit. Wenn der Kunde merkt, dass Sie Ihre offenen Forderungen im Blick haben und konsequent weiterverfolgen, wird er sie eher bezahlen.
Machen Sie sich nicht unnötig das Leben schwer!
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Das gehört in Ihre Zahlungserinnerung
Ihre freundliche Zahlungserinnerung ist an keine bestimmte Form gebunden. Formulieren Sie sie wie einen Geschäftsbrief, also mit Betreff, Anrede, Datum, Text, Grußformel und Unterschrift. Sie sollte für den Kunden leicht nachvollziehbar sein und diese Punkte beinhalten:
- Art, Umfang und Datum Ihrer Lieferung/Leistung
- Verweis auf Ihre Rechnung mit Rechnungsnummer und -datum sowie auf den Rechnungsbetrag. Idealerweise schicken Sie eine Kopie der Rechnung mit.
- Bitte um Bezahlung (ohne Skonto!)
- Bankverbindung (am besten sogar einen ausgefüllten Überweisungsträger mitschicken)
- Hinweis, dass der Kunde das Schreiben bei inzwischen erfolgter Zahlung nicht beachten soll
Mustertext für eine freundliche Zahlungserinnerung
Unmögliches wird sofort erledigt - Wunder dauern etwas längerSehr geehrter Herr Meißner,
das ist das Motto für unseren Service. Damit Sie immer mit uns zufrieden sind, finden wir bestimmt auch für Sie schnell eine optimale Lösung.
Hinter unserer Leistung steht ein Team engagierter Mitarbeiter, deren Einsatz wir angemessen und pünktlich honorieren möchten. Sicher verstehen Sie, dass wir dazu auf die fristgerechte Bezahlung unserer Rechnungen angewiesen sind.
Vielleicht sind Sie noch nicht dazu gekommen, unsere Rechnung vom 06. November 20.., die am 21. November 20.. fällig war, zu begleichen. Es wäre schön, wenn Sie sich die Zeit nähmen und bis zum 10. Dezember 20.. den Betrag von 3.556 Euro auf eines unserer Konten überweisen würden. Vielen Dank!
(Bankverbindung)
Freundliche Grüße, Angelika Meusling
