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Die zweite Mahnung: Geben Sie dem Kunden noch eine letzte Chance, zu zahlen

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Von Astrid Engel,

Rechtlich gesehen, ist keine zweite Mahnung nötig, um direkt vor Gericht ziehen zu können. Aber dann kommen hohe Kosten, viel Ärger und Verwaltungsaufwand auf Ihr Unternehmen zu. Zeigen Sie sich also kulant und schicken Sie eine zweite Mahnung - letztmalig.

Rechtlich gesehen, ist keine zweite Mahnung nötig, um direkt vor Gericht ziehen zu können. Aber dann kommen hohe Kosten, viel Ärger und Verwaltungsaufwand auf Ihr Unternehmen zu.

Zeigen Sie sich also kulant und schicken Sie eine zweite Mahnung - letztmalig. Versuchen Sie, den Kunden zu einer Zahlung zu bewegen. Bei einigen Kunden wird es sich lohnen, ihnen ein letztes Angebot zu machen.

Tipp: Wenn es sich um einen wichtigen Kunden und um einen hohen Betrag handelt, versuchen Sie, den Kunden telefonisch zu erreichen um eine Lösung zu finden - beispielsweise eine Ratenzahlung. Fertigen Sie ein Ergebnisprotokoll des Telefonats an und faxen Sie es zum Gegenzeichnen an den Kunden.

Warten Sie nicht zu lange, bis Sie die zweite Mahnung verschicken. Wenn Sie dem Kunden in der ersten Mahnung eine neue Zahlungsfrist gesetzt haben, verschicken Sie fünf Tage, nachdem dieser Termin verstrichen ist, die zweite Mahnung.

Ihre zweite Mahnung muss zeigen, dass es Ihnen ernst ist

Die meisten Kunden zahlen nach der ersten Mahnung - schließlich sind sie von Ihnen beliefert worden. Wenn Sie also erneut mahnen müssen, formulieren Sie die zweite Mahnung energisch, fordernd und entschlossen. Drohen Sie mit Konsequenzen und machen Sie Ihre Rechte geltend.

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Ihre zweite Mahnung sollte

  • eine erneute und letzte Frist von drei bis höchstens zehn Tagen zur Zahlung enthalten und 
  • androhen, dass Sie vor Gericht ziehen oder die Forderung über ein Inkassoinstitut einziehen lassen.

Zusätzlich dürfen Sie:

  • eine Mahngebühr berechnen. Üblich sind bei der zweiten Mahnung 5 bis 10 Euro.
  • Verzugszinsen berechnen. Diese konnten Sie im ersten Mahnbrief schon ankündigen.

Wie Sie Verzugszinsen ganz einfach selbst berechnen können

Beispiel: Das Softwareunternehmen Buerosys hat an das Schreibbüro Rosa Walter ein Programm für 850 Euro brutto geliefert. Rosa Walter befindet sich seit dem 12. März in Zahlungsverzug.

Monika Müller von Buerosys schreibt am 17. März die zweite Mahnung, also 5 Tage nach Fälligkeit. Darin berechnet sie die Verzugszinsen folgendermaßen: Monika Müller geht in vier Schritten vor:

  1. Sie entnimmt der Homepage www.bundesbank.de den Basiszinssatz/Jahr. Aktuell liegt dieser bei 1,62 Prozent
  2. Ist der Schuldner ein Unternehmer, berechnet man 8 Prozent Unternehmenszinssatz zum Basiszinsatz im Jahr hinzu. Bei Verbrauchern sind es 6 Prozent. Monika Müller erhält einen Verzugszinssatz von 9,62 Prozent/Jahr.
  3. Für ein Jahr ergeben sich also 850 Euro x 9,62 Prozent = 81,77 Euro Verzugszinsen.
  4. Weil das Schreibbüro nicht ein ganzes Jahr (=360 Tage) in Verzug war, sondern nur 5 Tage, ergeben sich für die zweite Mahnung Verzugszinsen von: 81,77 Euro x 5 Verzugstage geteilt durch 360 Jahrestage = 1,14 Euro Verzugszinsen

So formuliert Monika Müller ihre zweite Mahnung

Zweite Mahnung
Rechnung JB 287 498 vom 10. Februar 20..

Sehr geehrte Frau Walter,
wären wir ein Einzelhandelsunternehmen, hätten Sie unsere Rechnung bar bezahlen müssen und wir hätten unser Geld sofort erhalten.

Sie arbeiten seit über zwei Monaten mit unserer Software Bürokompletta 2013. Sie verstehen sicher, wenn wir jetzt darauf bestehen, dass Sie unverzüglich bezahlen.

Da Sie auf unsere erste Mahnung nicht reagiert haben, berechnen wir zusätzlich zum Rechnungsbetrag eine Mahngebühr und Verzugszinsen nach § 288 BGB.

Bitte überweisen Sie bis spätestens 8. Mai folgenden Betrag auf unser Konto 148 498 776 bei der BBBank Köln, BLZ 660 908 00:

Rechnungsbetrag 850,00 Euro
+ Mahngebühr 5,00 Euro
+ Verzugszinsen 1,14 Euro
Gesamt 856,14 Euro

Sollten Sie bis zum 8. Mai nicht gezahlt haben, werden wir die Forderung an ein Inkassoinstitut abtreten. Wir hoffen, dass Sie es so weit nicht kommen lassen!

Buerosys Softwarehaus GmbH
Monika Müller

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