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Gute Kunden mahnen: Fallen Sie nicht mit der Tür ins Haus

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Von Astrid Engel,

Plötzlich bleiben Zahlungen von Kunden aus, die bisher äußerst zuverlässig gezahlt haben. Und nun? Sollten Sie diese Kunden sofort mahnen? Und wie mahnen Sie diplomatisch?

Da kann einem als Unternehmer schon der Schreck in die Glieder fahren: Plötzlich bleiben Zahlungen von Kunden aus, die bisher äußerst zuverlässig gezahlt haben. Und nun? Sollten Sie diese Kunden sofort mahnen? Und wie mahnen Sie diplomatisch?

Oberstes Gebot: Fassen Sie diese Kunden mit Samthandschuhen an - es wird ihnen peinlich genug sein, wenn Sie sie wegen einer vermutlich vergessenen Zahlung mahnen.

Denken Sie sich am besten einen Grund für die überfällige Zahlung aus. So zeigen Sie, dass Sie dem Empfänger keine böse Absicht unterstellen. So könnten Sie Ihren Brief beginnen:

Textvorschläge: Mit einem "erfundenen" Grund gute Kunden mahnen

Nanu, was ist geschehen? Vor drei Wochen schon habe ich Ihnen meine Rechnung geschickt, und sie ist noch nicht bezahlt. Ich nehme an, mein Brief ist nicht angekommen. Falls das so sein sollte: Fragen Sie einmal den Postboten, und nehmen Sie diese Kopie als Ersatz für die nicht zugestellte Rechnung.

oder

Vielleicht ist sie ja versehentlich mit der alten Zeitung ins Altpapier gerutscht. Jedenfalls scheint Ihnen meine Rechnung vom ... nicht vorzuliegen, sonst wäre sie garantiert längst beglichen.

oder

Geht es in Ihrem Büro auch so zu wie bei vielen unserer Kunden? Aufträge stapeln sich, das Telefon klingelt, die Zulieferer stehen vor der Tür - und Sie müssen immer den Überblick behalten. So viel Stress, da geht manchmal etwas unter, das sonst selbstverständlich erledigt worden wäre. So wird es wohl auch unserer Rechnung vom ... gegangen sein: Sie wurde im Alltagstrubel vergessen.

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Musterbrief: Zuverlässige Kunden diplomatisch mahnen

Hier ist noch ein weiterer Brief, mit dem Sie bisher zuverlässig zahlende Kunden mahnen können. Übernehmen Sie den Text einfach und setzen Sie Ihre Daten ein:

Vergessen? Verloren? Verlegt?

Lieber Herr Grunert,
es kann schon einmal passieren, dass im täglichen Tohuwabohu etwas untergeht. Vielleicht ist ja genau das mit meiner Rechnung vom 7. Januar 20.. passiert? Sonst habe ich keine Erklärung dafür, warum die ausstehenden 562,20 Euro noch nicht auf meinem Konto gelandet sind ...

Damit Sie jetzt nicht in Panik die Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch durchsuchen, hektisch in der Altpapiertonne wühlen oder die Buchhaltung nervös machen, habe ich Ihnen einfach noch einmal eine Kopie der Rechnung und einen Überweisungsträger ausgedruckt. Es wäre nett, wenn Sie mir das Geld bis spätestens 18. März 20.. überweisen würden. Vielen herzlichen Dank!
Freundliche Grüße nach Obertalbach
Martin Geschke

Tipp: Auf so diplomatische Weise sollten Sie nur zuverlässige Kunden mahnen! Chronische Rechnungs-Bummelanten und Kunden, die gern einmal eine Zahlung "vergessen", mahnen Sie  besser gleich energischer.

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