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Ihr Kunde zahlt nicht? Wie Sie wirkungsvolle Mahnungen schreiben

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Von Astrid Engel,

Macht Ihr Kunde keine Anstalten zu zahlen? Was Sie beachten müssen, wenn Sie Mahnungen schreiben.

Macht Ihr Kunde keine Anstalten zu zahlen? Dabei haben Sie Ihre Leistung nach seinen Wünschen ausgeführt und Ihre Rechnung zeitnah geschrieben?

Ist der Zahlungstermin ohne Zahlungseingang verstrichen, warten Sie nur etwa eine Woche ab und werden Sie dann aktiv.

Sollten Sie sofort Mahnungen schreiben?

Rechtlich gesehen ist es so: Ihr Kunde befindet sich zu diesem Zeitpunkt nur dann im Zahlungsverzug, wenn Sie in Ihrer Rechnung einen konkreten Zahlungstermin benannt hatten.

Ohne konkreten Zahlungstermin müssen Sie entweder zunächst eine Mahnung schreiben oder 30 Tage nach dem Rechnungseingang beim Kunden verstreichen lassen (Bei Privatkunden gilt das nur, wenn Sie in Ihrer Rechnung darauf hingewiesen haben). Erst dann können Sie rechtliche Schritte unternehmen.

Bevor Sie Mahnungen schreiben: Zahlungserinnerung

Zunächst sollten Sie Ihren Kunden freundlich an die Zahlung erinnern, bevor Sie  Mahnungen schreiben. So machen Sie deutlich, dass Ihnen eine pünktliche Zahlung wichtig ist, gefährden aber die Beziehung zu Ihrem Kunden nicht.

Beziehen Sie sich in Ihrer Zahlungserinnerung auf Ihre Rechnung vom ..., und bitten Sie um Begleichung - ohne Behördendeutsch und Floskeln.

Muster für eine Zahlungserinnerung:

Zahlungserinnerung 3.Juli 20..
zu Rechnung 123456 vom 9.Juni 20..

Sehr geehrte Frau Winter,

ich hoffe sehr, Sie sind mit der neuen Bepflanzung Ihres Gartens zufrieden. Ich bin es auch, wenn Sie mir jetzt bitte wie vereinbart den Betrag von 1260 Euro auf mein Konto (Bankverbindung ergänzen) überweisen. Ist das bereits geschehen, danke ich Ihnen herzlich!

Freundliche Grüße

Bernd Walter
Gartenbau GmbH

Keine Reaktion? Jetzt sollten Sie Mahnungen schreiben

Reagiert Ihr Kunde innerhalb der nächsten 2 Wochen auf Ihre Zahlungserinnerung nicht, sollten Sie die erste Mahnung schreiben. Fällt ihm Ihre Mahnung auf, rückt Ihr Anliegen viel besser in sein Bewusstsein. Halten Sie sich dazu nicht an "Schema F", sondern werden sie kreativ. Ist der Kunde überhaupt zahlungswillig, wird er es daraufhin in den allermeisten Fällen auch tun.

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Muster für kreative Mahnungen:

Mahnung und Friedensangebot 14.Juli 20..
zu Rechnung 123456 vom 9.Juni 20..
und Zahlungserinnerung vom 3.Juli 20..

Einen schönen guten Tag, Frau Winter,

und ein solcher soll es für uns beide auch bleiben: Wenn Sie bitte noch heute die ausstehende Zahlung von 1260 Euro erledigen, ziehen keine dunklen Ärgerwolken am Horizont auf (einen ausgefüllten Überweisungsträger habe ich beigelegt).

Sie müssen sich nicht über Mahngebühren und Verzugszinsen ärgern, und ich freue mich, dass ich mit dem Geld von Ihnen meine eigenen Rechnungen bezahlen kann.

Damit wäre uns doch beiden gedient, oder?

Es grüßt Sie freundlich

Bernd Walter
Gartenbau GmbH

PS: Und nichts für ungut: Weil ich Sie sehr gern als treue Kundin behalten möchte, bedanke ich mich für Ihren Auftrag mit 5 % Rabatt auf unsere nächsten Leistungen für Sie – das ist notiert, versprochen!

Das PS in dieser Mahnung baut eine goldene Brücke für Folgegeschäfte. Schließlich wollen Sie den Kunden - zumindest in dieser Mahnstufe noch - nicht für immer verärgern.

Doch Vorsicht: Schreiben Sie ein und dasselbe kreative Mahnungen an einen Kunden nur ein einziges Mal - sonst wirkt es wie eine Masche.

Rufen Sie den Kunden an, bevor Sie weitere Mahnungen schreiben

Vergehen weitere 2 Wochen ohne Zahlungseingang, werden weitere Mahnungen wenig bringen. Versuchen Sie jetzt, Ihren säumigen Kunden ans Telefon zu bekommen. Fragen Sie zunächst, warum er Ihre Rechnung nicht bezahlt. Versuchen Sie, sich gütlich zu einigen und bieten Sie beispielsweise Ratenzahlungen an. Denn auch wenn Sie im Recht sind, kann es teuer für Sie werden, dieses auch durchzusetzen.

Lässt sich der Schuldner hingegen am Telefon verleugnen und will offensichtlich nicht mit Ihnen sprechen? Dann wissen Sie nun wenigstens, woran Sie sind. Wenn Ihre Forderung zu Recht besteht und auch beweisbar ist, können sie jetzt ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

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