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Kunde zahlt nicht? Wie Sie eine Mahnung erstellen

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Von Astrid Engel,

Leider ein häufiger Szenario: Leistung erbracht, Kunde zufrieden, Rechnung schon lange verschickt - nur das Konto bleibt leer. Was nun - erst einmal abwarten oder gleich eine Mahnung erstellen?

Leider ein häufiger Szenario: Leistung erbracht, Kunde zufrieden, Rechnung schon lange verschickt - nur das Konto bleibt leer. Was nun? Erst einmal abwarten oder gleich eine Mahnung erstellen?

Gerade bei Stammkunden sollten Sie sicher sein, dass sie Ihre Rechnung nicht einfach nur vergessen haben. Fragen Sie am besten persönlich nach oder schreiben Sie eine freundliche Zahlungserinnerung, bevor Sie eine Mahnung erstellen.

Wann sollten Sie die erste Mahnung erstellen?

Hat der Kunde zwei Wochen nach einer Zahlungserinnerung oder nach Ihrer telefonischen Erinnerung immer noch nicht gezahlt? Dann können Sie davon ausgehen, dass er die Bezahlung systematisch herauszögern will. Nun wird es Zeit, eine deutliche Mahnung zu erstellen. Verlangen Sie jetzt deutlich die umgehende Bezahlung und zeigen Sie, dass es Ihnen ernst ist mit Ihrer Mahnung. Das gelingt Ihnen so:

  • Verlangen Sie zusätzlich zur Forderung eine Mahngebühr
  • Kündigen Sie an, die gesetzlichen Verzugszinsen zu berechnen.

Mahnung erstellen - diese Bausteine gehören dazu

Betreffzeile: Hier kennzeichnen Sie Ihr Schreiben als Mahnung oder Erinnerungsschreiben.

Zahlungsdaten: Auf Ihrer Mahnung sollten alle zur Zahlung notwendigen Angaben zu finden sein: Kontonummer, Bankleitzahl, Rechnungsnummer, Datum, Betrag.

Schicken Sie am besten eine Rechnungskopie mit, damit Ihr Kunde nicht lange nach der Originalrechnung suchen muss. Auf diese Weise werden Sie in vielen Fällen auch eher zu Ihrem Geld kommen.

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Weisen Sie Ihren Kunden direkt auf den Zahlungsverzug hin. Wenn Sie Ihre Mahnung deutlich und detailliert formulieren, helfen Sie ihm, Ihre Forderung zu prüfen.

So verleihen Sie Ihrer Mahnung Nachdruck:

1. Fordern Sie den Kunden freundlich, aber unmissverständlich auf, die offene Rechnung innerhalb von zehn Tagen zu bezahlen. Legen Sie den neuen Zahlungstermin kalendermäßig fest.

2. Verzichten Sie nur dann auf die Mahngebühr und die Verzugszinsen, wenn es sich um eine gute und langjährige Geschäftsverbindung handelt.

3. Kündigen Sie Ihrem Kunden unmissverständlich juristischen Konsequenzen für den Fall an, dass er Ihrer Zahlungsaufforderung erneut nicht nachkommt.

Unterschrift: Drucken Sie Ihren Vor- und Nachnamen unterhalb der Unterschrift aus, damit der Kunde weiß, an wen er sich wenden kann.

Anlage: Weisen Sie auf die Rechnungskopie oder den Kunden-Kontoauszug hin.

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