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Mahnungen verschicken, wann und wie?

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Von Astrid Engel,

Gerade in schwachen Wirtschaftszeiten muss das Mahnwesen funktionieren. Warten Sie also nicht zu lange damit, an zahlfaule Kunden Mahnungen zu verschicken. Aber zu früh sollten Sie Ihre Mahnungen auch nicht verschicken. So finden Sie den richtigen Zeitpunkt:

Gerade in schwachen Wirtschaftszeiten muss das Mahnwesen funktionieren. Warten Sie also nicht zu lange damit, an zahlfaule Kunden Mahnungen zu verschicken. Aber zu früh sollten Sie Ihre  Mahnungen auch nicht verschicken. So finden Sie den richtigen Zeitpunkt:

Wann Sie Mahnungen verschicken dürfen

Nach § 286 Abs. 3 BGB gerät Ihr Schuldner spätestens nach 30 Tagen automatisch in Verzug. Auch dann, wenn Sie ein früheres Zahlungsziel auf der Rechnung angegeben haben.

Wenn Sie also ein früheres Zahlungsziel angeben und dann nach dessen Ablauf sofort Mahnungen verschicken, wären diese wirkungslos.

Ein früheres Zahlungsziel als 30 Tage nach Rechnungsdatum ist nur dann sinnvoll, wenn Sie Skonto anbieten und so den Rechnungsempfänger zum früheren Zahlen motivieren möchten. Verschicken Sie Ihre Mahnungen also erst nach 30 Tagen ab Rechnungsdatum.

Bedenken Sie bitte: Sie wissen nie, ob ein Kunde eine Rechnung wirklich nur vergessen oder übersehen oder sie möglicherweise gar nicht erhalten hat. Eine freundliche Erinnerung ist in einem solchen Fall partnerschaftlich und stilvoll.

Sollte der Kunden dann immer noch nicht zahlen, bleibt Ihnen noch ausreichend Zeit, schärfere Mahnungen zu verschicken.

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Diese Elemente gehören in Ihre erste freundliche, aber bestimmte Mahnung:

  • Datum der Rechnung
  • Rechnungsnummer
  • Hinweis auf den Verzug
  • Neuer, konkreter Zahlungstermin - etwa 14-Tage-Frist
  • Bankverbindung

Sie können eine Kopie der Rechnung mitschicken, um dem Kunden die Zuordnung und damit die Zahlung zu ermöglichen. Das erhöht, wenn der Kunde mehrere offene Rechnungen hat, zwar die Portokosten, aber wenn Sie dafür schneller Ihr Geld erhalten, könnte die Investition sich schnell gelohnt haben.

Verschicken Sie Mahnungen nicht zu früh

Ihre erste Mahnung sollte sich nicht mit der späten - aber noch fristgerechten - Zahlung des Kunden überschneiden. Berücksichtigen Sie dafür auch die Banklaufzeiten. Verschicken Sie Ihr Mahnschreiben daher erst sechs bis acht Tage nach Fälligkeit der Rechnung.

Der Grund: Die Bearbeitung einer Überweisung durch die Banken kann im ungünstigsten Fall bis zu fünf Werktagen dauern. Falls der Kunde nicht zahlt, sollten Sie die zweite Mahnung ebenfalls nach Ablauf von sechs bis acht Tagen nach Überschreiten der neuen Zahlungsfrist verschicken.

Mahnungen als E-Mail, Fax, Brief oder Einschreiben mit Rückschein verschicken?

Sie können Mahnungen als ganz normalen Brief verschicken. Wenn in der Vergangenheit Probleme mit bestimmten Kunden aufgetreten sind, verschicken Sie den Brief als Einschreiben mit Rückschein. Der Empfänger muss den Erhalt des Schreibens schriftlich quittieren. Dann kann sich der Empfänger nicht herausreden, er hätte nichts erhalten.

Beachten Sie jedoch: Ein Standardbrief per Einschreiben mit Rückschein ist ungefähr achtmal teurer als ein normaler Standardbriefversand innerhalb Deutschlands. Das werden Sie nicht bei jeder Mahnung investieren wollen. Da das Faxgerät in Unternehmen häufig für viele Mitarbeiter zugänglich ist, sollten Sie Mahnungen nicht per Fax verschicken. Der Versand per E-Mail ist ebenfalls tabu. Das wirkt nicht wichtig genug; die Mahnung kann schnell mit einem Klick gelöscht werden.

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