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Nicht-Zahler per Telefon mahnen: So kommen Sie ins Gespräch

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Von Astrid Engel,

Auch wenn ein persönlicher Anruf bei einem Nicht-Zahler Überwindung kostet: Er ist oft wirkungsvoller als eine erneute schriftliche Mahnung. Nur - nicht immer ist klar, wer denn nun wirklich zuständig ist. Und wie fädelt man so ein Gespräch geschickt ein?

Auch wenn ein persönlicher Anruf bei einem Nicht-Zahler Überwindung kostet: Er ist oft wirkungsvoller als eine erneute schriftliche Mahnung. Nur - nicht immer ist klar, wer denn nun wirklich zuständig ist. Und wie fädelt man so ein Gespräch geschickt ein?

Den Zuständigen ans Telefon bekommen

Bei Privatkunden und kleinen Unternehmen werden Sie wissen, wer für das Bezahlen zuständig ist. Haben Sie es mit einem größeren Betrieb oder einer Behörde zu tun, rufen Sie zunächst denjenigen an, mit dem Sie den Vertrag geschlossen haben; ist er nicht zuständig, lassen Sie sich von ihm den richtigen Ansprechpartner nennen.

Mit etwas Glück haben Sie den Nicht-Zahler sofort selbst am Telefon. Oft aber geraten Sie nur an einen Mitarbeiter oder Familienangehörigen. Nennen Sie dann Ihren Namen sowie Ihre Firma, und bitten Sie darum, Herrn/Frau xy zu sprechen. Auf die Frage, worum es geht, antworten Sie zunächst nur unbestimmt, z. B. "um den Auftrag, den wir für Herrn/Frau xy ausgeführt haben".


Sich nicht abwimmeln lassen

Will man Sie nicht durchstellen oder haben Sie das Gefühl, dass sich der Nicht-Zahler am Telefon verleugnen lässt, werden Sie konkreter. Sagen Sie, dass es um eine offene Geldforderung geht, wegen der Herr/Frau xy Sie bitte persönlich zurückrufen möchte - andernfalls würden Sie sich am nächsten Tag wieder melden.

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Wird diese Botschaft ausgerichtet, ist das einem Nicht-Zahler oft unangenehm. Niemand steht gern in dem Ruf, seine Schulden nicht zu bezahlen. Ihre Chancen auf einen tatsächlichen Rückruf stehen somit nicht schlecht.


Geschickt einsteigen: Keine Vorwürfe gegenüber dem Nicht-Zahler

Wenn Sie den Nicht-Zahler am Telefon haben, nennen Sie Ihren Namen und den Ihres Unternehmens. Vermeiden Sie dann unbedingt einen Gesprächseinstieg wie "Ich möchte mich erkundigen, warum Sie meine Rechnung nicht bezahlt haben!"

Denn das wertet Ihr Gesprächspartner als Angriff und Herausforderung, sich zu verteidigen. Das Gespräch bekommt sofort eine aggressive Ausrichtung. 2 bessere Möglichkeiten sind zu empfehlen:


1. Den Kunden reden lassen

Sagen Sie nur: "Ich rufe wegen der noch offenen Rechnung an ..." - und nichts weiter. Jetzt wird eine Pause eintreten, doch der Kunde beginnt fast immer von sich aus zu reden.

  • Entweder wird er sich entschuldigen und die Zahlung versprechen.
  • Oder er behauptet, Ihre Leistung war schlecht bzw. nicht vollständig. Dann räumen Sie die Einwände aus. Sieht der Kunde das anders, bleibt Ihnen der Rechtsweg oder ein Kompromiss.


2. Bieten Sie dem Nicht-Zahler sofort am Telefon eine Lösung an

Alternative: Sie versuchen gar nicht erst, die Gründe für das Nicht-Zahlen zu klären. Gehen Sie selbstbewusst davon aus, dass der Fehler beim Gesprächspartner liegt, und bieten Sie ihm eine Lösung an: "Ich möchte mit Ihnen klären, wie wir Ihre Außenstände bei uns reduzieren. Ich habe da einen Vorschlag ..." Mögliche Lösungen sind eine Ratenzahlung oder eine Stundung des Betrages.

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