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Säumige Kunden: Wie Sie ein wirkungsvolles Mahnschreiben verfassen

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Von Astrid Engel,

Ihre Lieferung oder Leistung war tadellos, Ihre Rechnung zeitnah geschrieben und trotzdem: Der Kunde macht nicht die geringsten Anstalten zu bezahlen. Was tun?Ist der Zahlungstermin fruchtlos verstrichen, warten Sie nur etwa eine Woche ab, bevor Sie aktiv werden. Rechtlich gesehen befindet sich Ihr Kunde zu diesem Zeitpunkt nur dann im Zahlungsverzug, wenn Sie in Ihrer Rechnung einen konkreten Zahlungstermin bestimmt hatten. Anderenfalls dürfen Sie rechtliche Schritte erst unternehmen wenn Sie entweder

Ihre Lieferung oder Leistung war tadellos, Ihre Rechnung zeitnah geschrieben und trotzdem: Der Kunde macht nicht die geringsten Anstalten zu bezahlen. Was tun?
Ist der Zahlungstermin fruchtlos verstrichen, warten Sie nur etwa eine Woche ab, bevor Sie aktiv werden. Rechtlich gesehen befindet sich Ihr Kunde zu diesem Zeitpunkt nur dann im Zahlungsverzug, wenn Sie in Ihrer Rechnung einen konkreten Zahlungstermin bestimmt hatten. Anderenfalls dürfen Sie rechtliche Schritte erst unternehmen wenn Sie entweder

  • die Zahlung angemahnt haben oder
  • 30 Tage nach dem Rechnungseingang beim Kunden verstrichen sind (Bei Privatkunden gilt das nur, wenn Sie in Ihrer Rechnung darauf hingewiesen haben).

Freundliche Zahlungserinnerung, bevor Sie ein Mahnschreiben verfassen

Bevor Sie nun gleich ein Mahnschreiben verfassen, schicken Sie Ihrem Kunden zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung. Auf diese Weise machen Sie deutlich, dass Ihnen eine pünktliche Zahlung wichtig ist, aber gefährden die Beziehung zu Ihrem Kunden nicht. Bitten Sie ohne Behördendeutsch und Floskeln um Begleichung.
Muster für eine Zahlungserinnerung:
Zahlungserinnerung 13.9.200...
zu Rechnung 123456 vom 19.8.200...
Sehr geehrte Frau Krüger,
ich hoffe sehr, Sie sind mit dem Neuanstrich Ihrer Wohnung zufrieden. Ich bin es auch, wenn Sie mir jetzt bitte wie vereinbart den Betrag von 950 € auf mein Konto (Bankverbindung ergänzen) überweisen. Ist das bereits geschehen, danke ich Ihnen herzlich!
Freundliche Grüße
Ralf Sommer
Malermeister

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Keine Reaktion? Nun sollten Sie ein kreatives, aber deutliches Mahnschreiben verfassen

Reagiert Ihr Kunde innerhalb der nächsten 2 Wochen auf Ihre Zahlungserinnerung nicht, rütteln Sie ihn mit einer Mahnung auf. Werden Sie kreativ, wenn Sie Ihr Mahnschreiben verfassen. Es hat sich bewährt, sich nicht einfach an "Schema F" zu halten: Fällt Ihre Mahnung auf, rückt Ihr Anliegen viel besser in das Bewusstsein des säumigen Kunden. Wenn er überhaupt zahlungswillig ist, wird er es daraufhin in den allermeisten Fällen auch tun.
Muster für eine kreative 1. Mahnung:
Mahnung und Friedensangebot 24.9.200...
zu Rechnung 123456 vom 19.8.200...
und Zahlungserinnerung vom 13.9.200...
Einen schönen guten Tag, Frau Krüger,
und ein solcher soll es für uns beide auch bleiben: Wenn Sie bitte noch heute die ausstehende Zahlung von 950 € erledigen, ziehen keine dunklen Ärgerwolken am Horizont auf (einen ausgefüllten Überweisungsträger habe ich beigelegt).
Sie müssen sich nicht über Mahngebühren und Verzugszinsen aufregen, und ich freue mich, mit dem Geld von Ihnen meine eigenen Rechnungen begleichen zu können.
Damit wäre uns doch beiden gedient, oder?
Es grüßt Sie freundlich
Ralf Sommer
Malermeister


PS: Und nichts für ungut: Da ich Sie sehr gern als treue Kundin behalten möchte, bedanke ich mich für Ihren Auftrag mit 5 % Rabatt auf unsere nächsten Arbeiten für Sie - das ist notiert, versprochen!

Das PS in dieser Mahnung baut eine goldene Brücke für Folgegeschäfte. Schließlich wollen Sie den Kunden - zumindest in dieser Mahnstufe noch - nicht so verärgern, dass er zur Konkurrenz abwandert.
 

Rufen Sie den säumigen Kunden an, bevor Sie ein weiteres Mahnschreiben verfassen

Ist nach weiteren 2 Wochen immer noch keine Zahlung erfolgt, bringt es Ihnen wahrscheinlich wenig, wenn Sie ein weiteres Mahnschreiben verfassen. Versuchen Sie es jetzt mit einem persönlichen Telefongespräch. Bekommen Sie Ihren säumigen Kunden ans Telefon, fragen Sie zunächst, warum er Ihre Rechnung nicht bezahlt. Versuchen Sie, sich gütlich zu einigen und bieten Sie beispielsweise Ratenzahlungen an. Denn auch wenn Sie im Recht sind, kann es teuer für Sie werden, dieses auch durchzusetzen.
Lässt sich Schuldner am Telefon verleugnen und will offensichtlich nicht mit Ihnen sprechen, wissen Sie nun wenigstens, woran Sie sind. Sie können jetzt ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten - vorausgesetzt, Ihre Forderung besteht zu Recht und ist auch beweisbar.
Tipp: Verwenden Sie ein und dasselbe kreative Mahnschreiben gegenüber einem glossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bKunden nur ein einziges Mal - sonst wirkt es wie eine Masche.

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