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Wann ein Mahn-Anruf statt einer schriftlichen Mahnung Sinn macht

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Von Astrid Engel,

Das Mahnwesen ist Chefsache. Denken Sie dabei nicht nur an die üblichen schriftlichen Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Ein persönlicher Mahn-Anruf kostet zwar mehr Überwindung, hat sich aber in vielen Situationen als besonders wirkungsvoll erwiesen.

Das Mahnwesen ist Chefsache. Wer sich davor scheut, von seinen Kunden berechtigte offene Forderungen zeitnah und mit Nachdruck einzutreiben, wird nicht lange als Unternehmer bestehen.

Denken Sie dabei nicht nur an die üblichen schriftlichen Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Ein persönlicher Mahn-Anruf kostet zwar mehr Überwindung, hat sich aber in vielen Situationen als besonders wirkungsvoll erwiesen.


Vor dem Mahn-Anruf prüfen: Liegen die Zahlungsvoraussetzungen vor?

Sie haben Ihre Leistung vertragsgemäß erbracht. Der Kunde hat sie abgenommen, weder einen Fehler reklamiert noch um Stundung der Bezahlung gebeten. Doch bisher haben Sie von ihm kein Geld gesehen. Was tun?

Prüfen Sie zunächst, ob Sie Ihrem Kunden überhaupt die Gelegenheit gegeben haben, Ihre Leistung zu bezahlen. Haben Sie ihm eine nachvollziehbare, sachlich korrekte und steuerlich ordnungsgemäße Rechnung geschrieben? Darin sollte ein Zahlungstermin stehen.


Wann sollte der Mahn-Anruf erfolgen?

Erst wenn der in der Rechnung genannte Zahlungstermin fruchtlos verstrichen ist, werden Sie aktiv. Der herkömmliche Mahnverlauf sieht zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung, dann ein 1. und 2. ausdrückliches Mahnschreiben sowie schließlich rechtliche Schritte gegen den Nicht-Zahler vor.

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Die Zahlungserinnerung sollten Sie in jedem Fall noch als Brief versenden. Vor oder nach der 1. Mahnung können Sie dann vom herkömmlichen Mahnverlauf abweichen und Ihren Kunden persönlich anrufen. Den Mahn-Anruf nutzen Sie, um die Gründe für sein Nicht-Zahlen zu erfragen und eine Lösung zu finden. Faustregel:

  • Einen guten Kunden, zu dem Sie ein persönliches Verhältnis haben, rufen Sie vor der 1. Mahnung an. Damit vermeiden Sie, ihn durch die "härteren" Formulierungen in der 1. Mahnung zu brüskieren, bevor Sie den Grund für sein Nicht-Zahlen kennen.
  • Ist der Nicht-Zahler ein Großunternehmen, eine Behörde oder ein Einmal-Kunde, brauchen Sie keine solche Rücksicht zu nehmen. Bringen Sie erst Ihre 1. schriftliche Mahnung auf den Weg, in der Sie umgehende Bezahlung inklusive einer Mahngebühr verlangen und die Berechnung von Verzugszinsen ankündigen. Wer auch darauf nicht reagiert, den rufen Sie dann an.
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