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Wann eine unkonventionelle Mahnung Chancen hat

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Von Astrid Engel,

Ausbleibende Zahlungen können Ihre Existenz bedrohen. Aber so weit sollten Sie es gar nicht kommen lassen, wenn Sie Kunden nur rechtzeitig an die noch offene Rechnung erinnern. Denken Sie bei guten Kunden daran: Nicht immer steckt böse Absicht hinter der unbezahlten Rechnung. Vielleicht hat der Empfänger oder die Empfängerin sie schlicht vergessen. Vielleicht ist die Rechnung unter einen Papierstapel gerutscht. Oder das Online- Banking ist just zu dem Zeitpunkt ausgefallen, als das Geld überwiesen werden sollte. Da muss Ihre Mahnung nicht gleich mit rechtlichen Folgen drohen.

Bei diesen Kunden ist eine unkonventionelle Mahnung genau richtig

Nicht bei allen Kunden ist gleich eine Standard-Mahnung angebracht. Im Hinblick auf Folgeaufträge verdienen manche Kunden eine besonders sorgfältige Behandlung:

  • Erstkunden wollen Sie nicht gleich schlechte Zahlungsmoral unterstellen.
  • Kunden, die sonst immer pünktlich zahlen: Der Gedanke, dass Sie die vergessene Zahlung für Absicht halten könnten, ist ihnen unangenehm.
  • Kunden, die Sie gut kennen, wollen nicht mit einem unpersönlichen Standard-Schreiben abgespeist werden.
  • Kunden, die Ihnen viel Umsatz und Renommee bringen: Wer regelmäßig viel Geld bei Ihnen lässt, sollte nicht mit der Holzhammermethode an fällige Zahlungen erinnert werden.

Das Gegenteil wäre aber auch nicht richtig: überhaupt nicht zu mahnen. Hoffen Sie nicht, der Kunde könnte sich von allein an die offene Rechnung erinnern. Bis eine verlegte Originalrechnung wieder auftaucht - das kann dauern. In solchen Fällen ist eine freundliche, unkonventionelle Mahnung genau das Richtige. Sie erinnert Ihren Kunden an die fällige Zahlung, ohne ihn in Verlegenheit zu bringen. Diplomatie und Humor nehmen einer Mahnung die Schärfe.

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Das gehört in Ihre unkonventionelle Mahnung:

1. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr Kunde die Rechnung zur Hand hat. Schicken Sie deshalb eine Kopie mit.

2. Weisen Sie darauf hin, dass die Zahlung schon fällig war, und setzen Sie eine neue Frist.

3. Nennen Sie Ihre Bankverbindung, oder fügen Sie Ihrer Mahnung einen ausgefüllten Überweisungsträger bei.

Textvorschlag - beginnen Sie Ihre unkonventionelle Mahnung doch einmal so:

Nanu, was ist passiert? Schon vor drei Wochen habe ich Ihnen meine Rechnung geschickt, und sie ist noch nicht bezahlt. Wahrscheinlich ist die Post nicht angekommen. Falls das so ist: Reden Sie ein ernstes Wörtchen mit dem Briefträger und nehmen Sie diese Kopie als Ersatz für die nicht zugestellte Rechnung.

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