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Wann eine Zahlungserinnerung zunächst die bessere Lösung ist

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Von Astrid Engel,

Ihr Unternehmen hat seine Leistung wie vereinbart und ordentlich erbracht, doch der Kunde bezahlt nicht? Das kann schon einmal vorkommen. Nicht immer muss dies mit der schlechten Zahlungsmoral des Kunden zusammenhängen. Manchmal wird eine Rechnung einfach übersehen oder Ihr Kunde ist noch nicht dazu gekommen zu überweisen.In einem solchen Fall gleich eine Mahnung zu schicken wäre nicht geschickt. Vor allen Dingen dann nicht, wenn es sich um besonders gute Kunden handelt, die sonst immer zahlen. Aber auch eine Neukunde könnte sich über Ihr zu schnelles Mahnwesen wundern und verärgert sein.

Ihr Unternehmen hat seine Leistung wie vereinbart und ordentlich erbracht, doch der Kunde bezahlt nicht? Das kann schon einmal vorkommen. Nicht immer muss dies mit der schlechten Zahlungsmoral des Kunden zusammenhängen. Manchmal wird eine Rechnung einfach übersehen oder Ihr Kunde ist noch nicht dazu gekommen zu überweisen.
In einem solchen Fall gleich eine Mahnung zu schicken wäre nicht geschickt. Vor allen Dingen dann nicht, wenn es sich um besonders gute Kunden handelt, die sonst immer zahlen. Aber auch eine Neukunde könnte sich über Ihr zu schnelles Mahnwesen wundern und verärgert sein.

 

Eine Zahlungserinnerung soll nicht verärgern

Wenn Sie selbst schon einmal eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung erhalten haben, wissen Sie: Die meisten Schreiben klingen vorwurfsvoll und altmodisch. Dies ist besonders dann unvorteilhaft, wenn ein Kunde zahlen will, aber es aus einem der oben genannten Gründe noch nicht getan hat. Solche Kunden sollten Sie nicht durch vorwurfsvolle Briefe verärgern. Beginnen Sie am besten mit einer freundlichen Zahlungserinnerung.

Ihre Zahlungserinnerung soll die Bezahlung nicht kreuzen

Ihre Zahlungserinnerung soll sich nicht mit der späten - aber noch fristgerechten - Zahlung des Kunden überschneiden. Berücksichtigen Sie deshalb Banklaufzeiten von bis zu fünf Arbeitstagen. Versenden Sie eine Zahlungserinnerung erst eine Woche nach dem in der Rechnung genannten Zahlungstermin. Lassen Sie sich aber auch nicht wesentlich mehr Zeit. Wenn der Kunde merkt, dass Sie Ihre offenen Forderungen im Blick haben und konsequent weiterverfolgen, wird er sie eher bezahlen. Ihre Zahlungserinnerung ist an keine bestimmte Form gebunden. Formulieren Sie sie wie einen Geschäftsbrief, also mit Betreff, Anrede, Datum, Text, Grußformel und Unterschrift.

Mit diesen Inhalten ist Ihre Zahlungserinnerung für den Kunden leicht nachvollziehbar:

  • Art, Umfang und Datum Ihrer Lieferung/Leistung
  • Verweis auf Ihre Rechnung mit Rechnungsnummer und -datum sowie auf den Rechnungsbetrag. Idealerweise schicken Sie eine Kopie der Rechnung mit.
  • Bitte um Bezahlung (ohne Skonto!)
  • Bankverbindung (am besten sogar einen ausgefüllten Überweisungsträger mitschicken)
  • Hinweis, dass der Kunde die Zahlungserinnerung bei inzwischen erfolgter Zahlung nicht beachten soll

Tipp: Vermeiden Sie in der Zahlungserinnerung (und später auch in allen ausdrücklichen Mahnungen) unfreundliche oder aggressive Formulierungen, Belehrungen, emotionsgeladene Drohungen und Beschimpfungen des Kunden. Wer nicht zahlen will, zahlt nicht - egal wie böse Sie werden. Wer hingegen zahlungswillig ist und die Überweisung einfach nur "vergessen" hat, wird auf ein unhöfliches Schreiben sauer reagieren.
Schreiben Sie in einer Zahlungserinnerung auch niemals "sicherlich haben Sie übersehen" oder "sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen". Damit unterstellen Sie dem Kunden, dass er zu dumm ist, pünktlich zu bezahlen.

 

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