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Was müssen Sie beachten, wenn Sie eine Mahnung verfassen?

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Von Astrid Engel,

Wie verfassen Sie eine Mahnung, wenn Kunden nicht zahlen wollen, obwohl Sie Ihren Teil des Vertrages erfüllt haben? Und wie lange sollten Sie warten, bis Sie eine Mahnung versenden?

Wie verfassen Sie eine Mahnung, wenn Kunden nicht zahlen wollen, obwohl Sie Ihren Teil des Vertrages erfüllt haben? Und wie lange sollten Sie warten, bis Sie eine Mahnung versenden?

Ist der Zahlungstermin in der Rechnung fruchtlos verstrichen, warten Sie nur etwa eine Woche ab, und werden Sie dann aktiv. Rechtlich gesehen befindet sich Ihr Kunde zu diesem Zeitpunkt nur dann im Zahlungsverzug, wenn Ihre Rechnung bereits einen konkreten Zahlungstermin enthielt.

Anderenfalls müssen Sie, um rechtliche Schritte unternehmen zu können, entweder zunächst eine Mahnung schicken oder 30 Tage nach dem Rechnungseingang beim Kunden verstreichen lassen (Bei Privatkunden gilt das nur, wenn Sie in Ihrer Rechnung darauf hingewiesen haben).

Verfassen Sie zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung, bevor Sie Ihre erste Mahnung versenden. Damit machen Sie deutlich, dass Ihnen eine pünktliche Zahlung wichtig ist, aber gefährden die Beziehung zu Ihrem Kunden nicht.

Nach diesem Muster können Sie Ihre Zahlungserinnerung verfassen:

Zahlungserinnerung 10. Oktober 20..
zu Rechnung 474747 vom 18. September 20..

Sehr geehrter Herr Woller,
ich hoffe sehr, Sie sind mit Ihrer neuen Treppe zufrieden. Ich bin es auch, wenn Sie mir jetzt bitte wie vereinbart den Betrag von 2.168,00 Euro auf mein Konto (Bankverbindung ergänzen) überweisen. Ist das bereits geschehen, danke ich Ihnen herzlich!

Freundliche Grüße
Ernst Falter
Tischlermeister

Keine Reaktion? Verfassen Sie jetzt eine kreative, aber deutliche Mahnung

Reagiert Ihr Kunde innerhalb der nächsten 2 Wochen auf Ihre Zahlungserinnerung nicht, verfassen Sie eine Mahnung. Es hat sich bewährt, sich dabei nicht einfach an „Schema F“ zu halten: Fällt Ihre Mahnung durch einen kreativen Text auf, rückt Ihr Anliegen viel besser in das Bewusstsein des Kunden. Wenn er zahlungswillig ist, wird er es daraufhin normalerweise auch tun.

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Muster: So verfassen Sie eine kreative Mahnung:

Mahnung und Friedensangebot 25. Oktober 20..
zu Rechnung 474747 vom 18. September 20..
und Zahlungserinnerung vom 10. Oktober 20..

Einen schönen guten Tag, Herr Woller,
und ein solcher soll es für uns beide auch bleiben: Wenn Sie bitte noch heute die ausstehende Zahlung von 2.168,00 Euro erledigen, ziehen keine dunklen Ärgerwolken am Horizont auf (einen ausgefüllten Überweisungsträger habe ich beigelegt).

Sie müssen sich nicht über Mahngebühren und Verzugszinsen aufregen, und ich freue mich, mit dem Geld von Ihnen meine eigenen Rechnungen begleichen zu können. Damit wäre uns doch beiden gedient, oder?

Es grüßt Sie freundlich
Ernst Falter
Tischlermeister

PS: Und nichts für ungut: Da ich Sie sehr gern als treuen Kunden behalten möchte, bedanke ich mich für Ihren Auftrag mit 5 % Rabatt auf unsere nächsten Arbeiten für Sie – das ist notiert, versprochen!

Das PS in dieser Mahnung ist wichtig: Es baut eine goldene Brücke für Folgegeschäfte. Schließlich wollen Sie den Kunden – zumindest in dieser Mahnstufe noch – nicht so verärgern, dass er zur Konkurrenz abwandert.

Tipp: Vergehen weitere 2 Wochen ohne Geldeingang, bringt es nichts, noch eine weitere Mahnung zu verfassen. Versuchen Sie es jetzt mit einem persönlichen Telefongespräch, und versuchen Sie, sich gütlich zu einigen. Lässt sich der Schuldner am Telefon verleugnen, wissen Sie nun wenigstens, woran Sie sind. Sie können jetzt ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten – vorausgesetzt, Ihre Forderung besteht zu Recht und ist auch beweisbar.

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