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Wenn Kunden nicht zahlen: Wie Sie wirkungsvoll mahnen

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Von Astrid Engel,

Kommt Ihnen das bekannt vor? Ein Kunde hat offenbar nicht vor, Ihre Rechnung zu bezahlen. Nun sollten Sie ihn wirkungsvoll mahnen.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Ein Kunde hat offenbar nicht vor, Ihre Rechnung zu bezahlen. Dabei haben Sie Ihre Lieferung oder Leistung so erbracht wie vereinbart und Ihre Rechnung pünktlich geschrieben.

Lassen Sie jetzt nicht unnötig Zeit verstreichen. Wenn der Zahlungstermin fruchtlos verstrichen ist, warten Sie noch etwa eine Woche ab, bevor Sie aktiv werden und ihn wirkungsvoll mahnen.

Nur, wenn Sie in Ihrer Rechnung einen konkreten Zahlungstermin bestimmt hatten, befindet sich Ihr Kunde zu diesem Zeitpunkt bereits im Zahlungsverzug. Anderenfalls sollten Sie, um später rechtliche Schritte unternehmen zu können, entweder

  • den Kunden zunächst mahnen oder
  • 30 Tage nach dem Rechnungseingang beim Kunden verstreichen lassen (Das gilt bei privaten Kunden allerdings nur, wenn Sie in Ihrer Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen haben).

Erst erinnern, dann mahnen

Schicken Sie Ihrem säumigen Kunden eine freundliche Zahlungserinnerung, bevor Sie ihn erstmals mahnen. So machen Sie deutlich, dass Ihnen eine pünktliche Bezahlung wichtig ist, ohne die Beziehung zu Ihrem Kunden zu gefährden.

In Ihrer Zahlungserinnerung beziehen Sie sich auf Ihre Rechnung und bitten um Bezahlung. Ohne Amtsdeutsch und umständliche Floskeln ist Ihr Schreiben besonders wirkungsvoll.

Muster für eine Zahlungserinnerung:

Zahlungserinnerung 3.4.200...

zu Rechnung 123456 vom 9.3.200...

Sehr geehrter Herr Martens,

ich hoffe sehr, dass Sie mit Ihrem neu gepflasteren Weg zufrieden sind. Ich bin es auch, wenn Sie mir jetzt bitte wie vereinbart den Betrag von 1764 Euro auf mein Konto ... überweisen. Wenn das bereits geschehen ist, danke ich Ihnen ganz herzlich!
 
Freundliche Grüße

Frank Henschke
Gartenbau GmbH

Keine Reaktion? Nun sollten Sie kreativ und wirkungsvoll mahnen

Lassen Sie Ihrem Kunden 2 Wochen Zeit, auf Ihre Zahlungserinnerung zu reagieren. Tut er es nicht, sollten Sie ihn jetzt wirkungsvoll mahnen. Rütteln Sie ihn auf, indem Sie nicht einfach nach "Schema F" vorgehen, sondern werden Sie kreativ: Fällt Ihre Mahnung auf, rückt Ihr Anliegen viel besser in das Bewusstsein Ihres Kunden. Falls er überhaupt zahlungswillig ist, wird er es nun in den allermeisten Fällen auch tun.
 
Muster für eine kreative 1. Mahnung:

Mahnung und Friedensangebot 17.4.200...

zu Rechnung 123456 vom 9.3.200...
und Zahlungserinnerung vom 3.4.200...

Einen schönen guten Tag, Herr Martens,

und ein solcher soll es für uns auch bleiben: Wenn Sie bitte heute noch die offene Rechnung  von 1764 begleichen, ziehen keine dunklen Ärgerwolken am Horizont auf. Einen ausgefüllten Überweisungsträger habe ich Ihnen beigelegt.

Damit wäre uns beiden gedient: Sie müssen sich nicht über Mahngebühren und Verzugszinsen aufregen, und ich freue mich, mit dem Geld meine eigenen Rechnungen bezahlen zu können.

Das ist doch fair, oder?

Es grüßt Sie freundlich

Frank Henschke
Gartenbau GmbH
 
PS: Da ich Sie sehr gern als treuen Kunden behalten möchte, bedanke ich mich für Ihren Auftrag mit 5 % Rabatt auf unsere nächsten Arbeiten für Sie - versprochen!
 
Das PS in dieser Mahnung ist sehr wirkungsvoll: Es baut eine goldene Brücke für Folgegeschäfte. Zumindest in dieser Mahnstufe wollen Sie den Kunden schließlich nicht unnötig verärgern.

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Doch Vorsicht: Mahnen Sie einen Kunden nur ein einziges Mal auf diese Weise - sonst wirkt es wie eine Masche.

Rufen Sie den Kunden an, bevor Sie weiter mahnen

Vergehen weitere 2 Wochen ohne Zahlungseingang, bringen weitere Mahnschreiben wenig. Versuchen Sie, Ihren säumigen Kunden ans Telefon zu bekommen und fragen Sie zunächst, warum er Ihre Rechnung nicht bezahlt. Versuchen Sie, sich gütlich zu einigen und bieten Sie zum Beispiel Ratenzahlungen an. Auch wenn Sie im Recht sind, kann es teuer für Sie werden, dieses auch durchzusetzen.
 
Lässt sich der Schuldner hingegen am Telefon verleugnen, wissen Sie nun wenigstens, woran Sie sind. Vorausgesetzt, Ihre Forderung besteht zu Recht und ist auch beweisbar, sollten Sie jetzt ein gerichtliches Mahnverfahren in Betracht ziehen.
 

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