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Wie nett sollten Sie Ihre 2. Mahnung formulieren?

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Von Astrid Engel,

Formulieren Sie Ihre 2. Mahnung energisch, machen Sie Druck und geben Sie dem Kunden eine letzte Chance, die Rechnung zu begleichen.

Zum zweiten Mal mahnen zu müssen ist für alle Beteiligten sehr unangenehm. Der Kunde, der nach der ersten Mahnung nicht bezahlt hat, ist oft in akuter Zahlungsnot. Oder er ist ein unangenehmer Zeitgenosse, der einfach nicht bezahlen will. Formulieren Sie Ihre 2. Mahnung energisch, machen Sie Druck und geben Sie dem Kunden eine letzte Chance, die Rechnung zu begleichen.

Zeigen Sie bei der 2. Mahnung kein Verständnis für Verzögerungen

Vermeiden Sie in der 2. Mahnung zu höfliche Formulierungen. Der Kunde hat seine Chance zur Bezahlung eigentlich bereits gehabt.

So nicht: "Vielleicht sind Sie noch nicht zur Bank gekommen? Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie jetzt endlich zahlen würden."

Das ist zu "lasch" für eine 2. Mahnung. Zeigen Sie jetzt kein Verständnis mehr für Verzögerungen.

Ungünstig ist auch der Konjunktiv "wir würden uns freuen". Hier kann der Leser denken, er hätte noch Zeit.

Besser so: Wir gewähren Ihnen einen letzten Zahlungsaufschub von zehn Tagen. Wir gehen davon aus, dass Sie die Rechnung bis zum 10. September bezahlen. Ansonsten bleibt uns nichts anderes übrig, als umgehend juristische Schritte gegen Sie einzuleiten.

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Verwenden Sie in Ihrer 2. Mahnung Worte wie "sofort", "unverzüglich", "umgehend" oder "pünktlich". Damit bringen Sie zum Ausdruck, dass Sie keine weiteren Verzögerungen mehr akzeptieren.

Formulieren Sie Ihre 2. Mahnung auch nicht zu humorvoll

So nicht: "Lieber Herr Döser, 'klingeling' - meldet sich da unser Mahnsystem und zeigt an: Die Rechnung ist noch nicht bezahlt! Und das - noch mal klingeling - nach einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung."

Humor und sehr originelle Mahnungen sind für das 1. Mahnschreiben oder eine Zahlungserinnerung eine empfehlenswerte und gute Idee. Wenn jemand nach der 1. Mahnung noch nicht bezahlt hat, sind Witzchen fehl am Platz und albern. Sie wollen doch ernst genommen werden, oder nicht?

Besser so: Guten Tag, Herr Döser, Sie haben auf unsere Zahlungserinnerung und unsere Mahnung nicht reagiert.

Das ist sachlich und dem "Ernst der Lage" angemessen.

Muster für eine 2. Mahnung: Geschäftsführer schreibt an einen Kunden

2. Mahnung

Rechnung 222-867 vom 12. Januar 20..

Sehr geehrte Damen und Herren,
als Geschäftsleute kennen Sie das übliche, angenehme Prozedere: Leistung - Rechnung - Zahlung.

Genauso gut dürften Sie auch von dem unangenehmen Prozedere gehört haben: Rechnung - Mahnschreiben - Gerichtsverfahren.

Bei diesem Vorgehen haben Sie Teil 1 und 2 schon erlebt - ich hoffe, dass Sie auf die Fortsetzung genauso wenig Wert legen wie wir und daher den noch ausstehenden Betrag von 668,95 Euro auf eines unserer Konten überweisen.

Ich hoffe, dass aus einer unschönen Episode kein unnötiges Fortsetzungsdrama wird.

Freundliche Grüße
Völker & Berger Ingenieurbüro GmbH

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