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Wie Sie an offene Zahlungen erinnern

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Von Iris Schuler,

Mit der Zahlungsmoral der Kunden steht es leider nicht immer zum Besten. Natürlich kann im hektischen Alltag eine Rechnung schon mal übersehen werden. Deshalb ist es in Ordnung, wenn Sie nach der eigentlichen Zahlfrist noch ein bisschen Zeit vergehen lassen, bevor Sie an die offene Rechnung erinnern. In der Praxis haben sich circa 14 Tage bewährt.

Das Erinnerungsschreiben ist lediglich ein Schreiben, das auf eine offene Rechnung hinweist. Formulieren Sie freundlich – der Kunde sollte nicht zwischen den Zeilen einen Vorwurf lesen. Schließlich wollen Sie ja nicht mit einer unglücklichen Formulierung die Beziehung zum Kunden belasten oder ihn möglicherweise sogar ganz verlieren.

Und nach der Zahlungserinnerung?

Behalten Sie die offenen Zahlungen genau im Auge. Wenn weitere 2 Wochen ohne Geldeingang vergangen sind, steht die nächste Mahnstufe an. Stellen Sie die 1. Mahnung jedoch vorläufig noch einmal zurück. Besser und meist effektiver ist es, wenn Sie den betreffenden Kunden kurz anrufen. So erfahren Sie auch den Grund, warum der Kunde nicht zahlt.

Ihnen fehlt die Zeit, jeden säumigen Kunden persönlich anzurufen? Dann treffen Sie eine Auswahl, führen Sie zumindest bei einigen Kunden die entsprechenden Telefonate selbst. Ruft der Chef oder die Chefin persönlich an, bekommt der Kunde den Eindruck, er sei für Ihr Unternehmen wichtig. So wird das Mahntelefonat sogar noch zum Kundenbindungsmittel.

Normalerweise bringen solche Mahn-Telefonate enorm viel. Sie wissen, ob es sich um eine ernsthafte Zahlungsverweigerung handelt, der Sie sofort konsequent begegnen müssen. Auf der anderen Seite können Sie durch so ein Gespräch auch erfahren, dass Ihr Kunde sich vorübergehend in Zahlungsschwierigkeiten befindet, so dass vorläufig Kulanz angesagt ist.

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Vielleicht zahlt der Kunde auch nicht, weil er sich über etwas geärgert hat. Durch ein persönliches Gespräch können Sie die Ursachen klären und die Sache aus der Welt schaffen.

Wie viele Mahnungen?

Nach der Zahlungserinnerung  ist es empfehlenswert, auf schriftlichem Wege maximal 2 Mahnungen folgen zu lassen. Eine Kunde, der dann immer noch nicht bezahlt hat, überweist erfahrungsgemäß auch nach einer 3. Mahnung nicht. Sparen Sie sich also die 3. Mahnung und gehen Sie direkt zum gerichtlichen Mahnverfahren über. Hier stehen die Chancen besser, dass Sie Ihr Geld noch bekommen.

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