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Wie Sie eine Zahlungserinnerung schreiben, die gute Kunden nicht verärgert

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Von Astrid Engel,

Sie haben Ihre Leistung wie vereinbart und ordentlich erbracht, doch Ihr Kunde bezahlt nicht? Das kann schon einmal vorkommen und muss kein Zeichen für die schlechte Zahlungsmoral ihres Kunden sein. Manchmal wird eine Rechnung einfach übersehen oder Ihr Kunde ist noch nicht dazu gekommen zu überweisen.

Sie haben Ihre Leistung wie vereinbart und ordentlich erbracht, doch Ihr Kunde bezahlt nicht? Das kann schon einmal vorkommen und muss kein Zeichen für die schlechte Zahlungsmoral ihres Kunden sein. Manchmal wird eine Rechnung einfach übersehen oder Ihr Kunde ist noch nicht dazu gekommen zu überweisen.

Dann gleich eine Mahnung zu schicken wäre nicht geschickt. Erst recht nicht, wenn es sich um besonders gute Kunden handelt, die sonst immer zahlen. Aber auch Neukunden könnten sich über Ihr zu schnelles Mahnwesen wundern und verärgert sein.

Lieber eine nette Zahlungserinnerung als ein vorwurfsvolles Schreiben

Haben Sie selbst schon einmal eine Zahlungserinnerung oder Mahnung erhalten? Dann wissen Sie: Die meisten Schreiben klingen vorwurfsvoll und ziemlich altmodisch. Das ist ungünstig, wenn ein Kunde zahlen will, aber es aus einem der genannten Gründe noch nicht getan hat. Verärgern Sie solche Kunden nicht durch vorwurfsvolle Schreiben. Reagieren Sie am besten, indem Sie eine nette Zahlungserinnerung schreiben.

Ihre Zahlungserinnerung soll die Bezahlung nicht kreuzen

Seien Sie nicht zu voreilig, wenn Sie Ihre Zahlungserinnerung schreiben. Sie soll sich nicht mit der späten - aber noch fristgerechten - Zahlung des Kunden überschneiden. Versenden Sie Ihr Schreiben aber spätestens eine Woche nach dem in der Rechnung genannten Zahlungstermin. Wenn der Kunde merkt, dass Sie Ihre offenen Forderungen im Blick haben und konsequent weiterverfolgen, wird er sie eher bezahlen.

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Zahlungserinnerung schreiben - Form und Inhalt

Sie müssen keine bestimmte Form einhalten, wenn Sie eine Zahlungserinnerung schreiben. Formulieren Sie sie wie einen Geschäftsbrief, also mit Betreff, Anrede, Datum, Text, Grußformel und Unterschrift. Mit diesem Inhalt ist Ihre Zahlungserinnerung für den Kunden leicht nachvollziehbar:

  • Art, Umfang und Datum Ihrer Lieferung/Leistung
  • Verweis auf Ihre Rechnung mit Rechnungsnummer und -datum sowie auf den Rechnungsbetrag. Legen Sie möglichst eine Kopie der Rechnung bei.
  • Bitte um Bezahlung (ohne Skonto!)
  • Bankverbindung (schicken Sie am besten einen ausgefüllten Überweisungsträger mit)
  • Hinweis, dass der Kunde Ihr Schreiben bei inzwischen erfolgter Zahlung nicht beachten soll

Tipp: Verzichten Sie auf Belehrungen, unfreundliche oder aggressive Formulierungen, emotionsgeladene Drohungen und Beschimpfungen des Kunden, wenn Sie eine Zahlungserinnerung schreiben. Wer nicht zahlen will, zahlt nicht - und wenn Sie noch so böse werden. Wer jedoch zahlungswillig ist und die Überweisung einfach nur "vergessen" hat, wird auf ein unhöfliches Schreiben sauer reagieren.

Auch Formulierungen wie "sicherlich haben Sie übersehen" oder "sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen" sind ungeeignet, wenn Sie eine Zahlungserinnerung schreiben. Damit unterstellen Sie dem Kunden, dass er zu dumm ist, pünktlich zu bezahlen.

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