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Wie Sie mit einem Mahn-Telefonat schneller an Ihr Geld kommen

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Von Astrid Engel,

Wenn Kunden Rechnungen nicht pünktlich zahlen, kann Sie das in einen finanziellen Engpass bringen. Die Praxis zeigt, dass Sie die Zahlungsbereitschaft mit einem Mahn-Telefonat deutlich steigern. Die Vorteile solcher Anrufe:

Wenn Kunden Rechnungen nicht pünktlich zahlen, kann Sie das in einen finanziellen Engpass bringen. Die Praxis zeigt, dass Sie die Zahlungsbereitschaft mit einem Mahn-Telefonat deutlich steigern. Die Vorteile solcher Anrufe:

  • Missverständnisse können Sie direkt aus dem Weg räumen.
  • Gibt es Probleme, können Sie direkt Lösungen vereinbaren.
  • Der Kunde kann sich nicht herausreden, er hätte Ihre Rechnung/ Mahnung übersehen.

So erreichen Sie mit einem Mahn-Telefonat Ihr Ziel


1. Stellen Sie sich mental auf das Mahn-Telefonat ein

Machen Sie sich bewusst: Sie haben eine Leistung erbracht und haben einen Anspruch auf Bezahlung dafür. Sie rufen nicht als Bittsteller an, sondern können Forderungen stellen. Machen Sie aber im Gespräch keine Vorwürfe.

Gehen Sie zunächst davon aus, dass der Kunde seine Zahlung nicht absichtlich verzögert. Es könnte sein, dass der Kunde Ihre Rechnung gar nicht bekommen hat. Zielen Sie mit dem Mahn-Telefonat darauf ab, herauszufinden, weshalb die Zahlung noch nicht eingegangen ist, und suchen Sie gemeinsam mit dem Kunden nach Lösungen.


2. Bereiten Sie das Mahn-Telefonat organisatorisch vor

An Ihrem Arbeitsplatz sollten die nötigen Unterlagen bereitliegen:

  • die aktuellen Konto-Auszüge
  • die Kundenakte mit Korrespondenz, insbesondere dem Auftrag und der Rechnung
  • Notizen über evtl. zusätzliche Absprachen des Kunden mit Ihnen oder einem Mitarbeiter.

Schreiben Sie auf, was Sie mit dem Mahn-Telefonat erreichen wollen. Wenn Ihr Kunde Geldprobleme hat, können Sie z. B. eine Ratenzahlung anstreben. Dann notieren Sie unter anderem, wie viele Raten Sie maximal akzeptieren wollen.

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Überlegen Sie auch, mit welchen Gegenargumenten Sie rechnen müssen und wie Sie darauf reagieren wollen:


1. Ausrede: "Ich habe keine Rechnung bekommen."

Ihre Reaktion: "Ich faxe Ihnen die Rechnung sofort noch einmal zu."


2. Ausrede: "Die Zahlungsfreigabe fehlt."

Ihre Reaktion: "Wer kann die Zahlung freigeben? Verbinden Sie mich bitte mit Herrn/Frau ..."


3. Ausrede: "Der zuständige Ansprechpartner ist nicht da."

Ihre Reaktion: "Wann ist Herr/Frau ... wieder im Haus?"


3. Der Einstieg ins Mahn-Telefonat

Haben Sie den richtigen Ansprechpartner am Apparat, stellen Sie eine Aufwärmfrage. Beispiel: "Ich habe ihnen am ... ein Werbekonzept erstellt. Wie sind Sie damit zufrieden?" So geben Sie Ihrem Gesprächspartner Gelegenheit, sich an den Vorgang zu erinnern. Wichtig: Stellen Sie eine offene Frage, die er nicht mit "ja" oder "nein" beantworten kann. Dann muss der Kunde erst einmal überlegen.

Anschließend nennen Sie den Grund für Ihren Anruf: "Unsere Rechnung ist überfällig, bislang ist die Zahlung noch nicht eingegangen. Ich möchte prüfen, woran es liegt."


4. Demonstrieren Sie durch Ihr Auftreten Stärke

Mit der richtigen Stimme, Sprache und den passenden Formulierungen demonstrieren Sie Entschlossenheit:

  • Sprechen Sie klar und deutlich, in angemessener Lautstärke.
  • Formulieren Sie verbindlich. Statt: "Wir sollten ..." sagen Sie also: "Wir machen es so ..."
  • Treffen Sie verbindliche Vereinbarungen, verbunden mit Konsequenzen: "Bis wann genau kann ich mit Ihrer Zahlung rechnen? Was tun wir, wenn die Zahlung bis dahin nicht eingeht?"


5. Bringen Sie das Mahn-Telefonat gekonnt zum Abschluss

Fassen Sie die Ergebnisse kurz zusammen. Schreiben Sie es anschließend auf, und schicken Sie es als Bestätigung z. B. per E-Mail oder Fax dem Kunden zu. Bedanken Sie sich Sie sich für die Kooperation. Ein freundlicher Ton wird die Zahlungsbereitschaft des Kunden erhöhen.

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