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Zahlungserinnerung: Muster für den freundlichen Denkanstoß

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Von Astrid Engel,

Manchmal sind Kunden einfach nur schusslig und zahlen Ihre Rechnung versehentlich nicht. Eine Zahlungserinnerung nach unserem Muster belastet die gute Beziehung zu Ihrem Kunden nicht.

Nicht immer steckt böse Absicht dahinter: Manchmal sind Kunden einfach nur schusslig und zahlen Ihre Rechnung versehentlich nicht. Vielleicht, weil sie die Zahlung einfach nur vergessen haben oder die Rechnung unter einen Stapel Papier gerutscht ist.

Natürlich müssen Sie auch dann etwas unternehmen. Zum Beispiel rechtliche Schritte einleiten, sobald der Kunde mit der Zahlung ist. Sinnvoll ist das natürlich nicht, denn Sie verärgern Ihren Kunden unnötig und sind ihn wohl für immer los sind. Eine Zahlungserinnerung nach unserem Muster hingegen belastet die gute Beziehung zu Ihrem Kunden nicht.

Keine Überschneidung zwischen Zahlungserinnerung und Zahlung

Bitte kein Aktionismus! Sonst überschneidet sich Ihre Zahlungserinnerung noch mit der späten - aber noch fristgerechten - Zahlung des Kunden. Denken Sie an die Banklaufzeiten von bis zu drei Tagen.

Machen Sie sich nicht unnötig das Leben schwer!
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Ihre Zahlungserinnerung sollte spätestens eine Woche nach dem in der Rechnung genannten Zahlungstermin das Haus verlassen - aber auch nicht viel später. Lassen Sie Ihren Kunde ruhig spüren, dass Sie Ihre offenen Forderungen im Blick haben und konsequent weiterverfolgen. Dann wird er sie eher bezahlen.

Bauen Sie Ihre Zahlungserinnerung nach diesem Muster auf

Eine Zahlungserinnerung ist an keine bestimmte Form gebunden. Schreiben Sie sie wie jeden anderen Geschäftsbrief, also mit Betreff, Anrede, Datum, Text, Grußformel und Unterschrift.

Machen Sie es dem Kunden so leicht wie möglich, den Inhalt zu verstehen. Diese Punkte sind in einer Zahlungserinnerung wichtig:

  • Nennen Sie Art, Umfang und Datum Ihrer Lieferung/Leistung.
  • Verweisen Sie auf Ihre Rechnung mit Rechnungsnummer und -datum sowie auf den Rechnungsbetrag. Schicken Sie am besten eine Kopie der Rechnung mit.
  • Bitten Sie um Bezahlung, natürlich ohne Skonto!
  • Geben Sie Ihre Bankverbindung an (schicken sie am besten einen ausgefüllten Überweisungsträger mit).
  • Weisen Sie darauf hin, dass der Kunde Ihr Schreiben nicht beachten soll, wenn er inzwischen gezahlt hat.

Muster für eine nette Zahlungserinnerung

Unmögliches erledigen wir sofort - Wunder dauern etwas länger

Guten Tag, Herr Wollenberg,
so lautet das Motto für unseren Service. Wir möchten, dass Sie immer mit uns zufrieden sind, deshalb finden wir bestimmt auch für Sie schnell eine optimale Lösung.

Hinter unserer Leistung stehen engagierte Mitarbeiter, deren Einsatz wir angemessen und pünktlich honorieren möchten. Dazu sind wir auf die fristgerechte Bezahlung unserer Rechnungen angewiesen - Sie verstehen das sicher.

Sind Sie noch nicht dazu gekommen, unsere Rechnung vom 16. Juli 20.. zu begleichen? Sie war am 31. Juli 20.. fällig. Nehmen Sie sich doch die Zeit und überweisen Sie bis zum 20. August 20.. den Betrag von 2.666,85 Euro auf eines unserer Konten. Vielen Dank! (Bankverbindung)

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