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Zeit für eine deutliche Mahnung? Wie Sie die Bezahlung verlangen

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Von Astrid Engel,

Ihr Kunde hat seine Rechnung immer noch nicht bezahlt - und Sie sind sicher, dass sie nicht einfach nur vergessen wurde? Hat der Kunde zwei Wochen nach einer Zahlungserinnerung oder nach Ihrer telefonischen Erinnerung immer noch nicht reagiert, können Sie davon ausgehen, dass er die Zahlung systematisch herauszögern will. Nun wird es Zeit für eine deutliche Mahnung.

Ihr Kunde hat seine Rechnung immer noch nicht bezahlt - und Sie sind sicher, dass sie nicht einfach nur vergessen wurde? Hat der Kunde zwei Wochen nach einer Zahlungserinnerung oder nach Ihrer telefonischen Erinnerung immer noch nicht reagiert, können Sie davon ausgehen, dass er die Zahlung systematisch herauszögern will. Nun wird es Zeit für eine deutliche Mahnung. Verlangen Sie jetzt "umgehende Bezahlung". Dass es Ihnen ernst ist mit Ihrer Mahnung, zeigen Sie, indem Sie

  • zusätzlich zur Forderung eine Mahngebühr verlangen und
  • ankündigen, die gesetzlichen Verzugszinsen zu berechnen.

Wie Sie Ihre deutliche Mahnung aufbauen sollten

Betreff: Nutzen Sie den Betreff, um Ihr Schreiben als Mahnung oder Erinnerungsschreiben zu kennzeichnen.

Zahlungsdaten: Mindestens alle zur Zahlung notwendigen Angaben - Kontonummer, Bankleitzahl, Rechnungsnummer, Datum, Betrag - sollten auf der Mahnung zu finden sein. Schicken Sie möglichst eine Rechnungskopie mit. Oft ist es so, dass der "schludrige Zahler" ein ebensolcher "Ableger" ist. Wenn Sie durch das Mitschicken aller Daten einen Suchvorgang nach der Originalrechnung vermeiden, werden Sie in vielen Fällen auch eher zu Ihrem Geld kommen.

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Inhalt: Verzichten Sie auf Floskeln und typische "Weichmacher" wie: "Wir hoffen, dieses kleine Missverständnis bald aus der Welt geschafft zu haben", "Bleiben Sie uns bitte trotzdem weiter gewogen" oder "In der Hoffnung auf auch weiterhin gute Geschäftsbeziehungen verbleiben wir ...".

Weisen Sie den Empfänger direkt auf den Zahlungsverzug hin. Detaillierte und deutliche Formulierungen helfen dem Kunden, Ihre Mahnung zu prüfen.

Deutliche Worte verleihen Ihrer Mahnung Nachdruck

Fordern Sie den Kunden zwar freundlich, aber unmissverständlich auf, den offenen Rechnungsbetrag innerhalb von zehn Tagen zu zahlen. Legen Sie den neuen Zahlungstermin - wie in der Rechnung - kalendermäßig fest.

Sie sollten nur dann auf die Mahngebühr und die Verzugszinsen verzichten, wenn es sich um eine gute und langjährige Geschäftsverbindung handelt.

Weisen Sie den Kunden unmissverständlich auf die juristischen Konsequenzen hin, falls er der Zahlungsaufforderung erneut nicht nachkommt.

Unterschrift: Wiederholen Sie Ihren Vor- und Nachnamen unterhalb der Unterschrift maschinenschriftlich, damit der Kunde weiß, an wen er sich wenden kann.

Anlage: Der Anlagevermerk enthält den Hinweis auf die Rechnungskopie oder den Kunden-Kontoauszug.

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