Entfernungspauschale: Berechnung und Anspruch
- Was ist die Pendlerpauschale?
- Die Entfernungspauschale 2026: Aktuelle Regelungen für den Arbeitsweg
- Wie wird die Pendlerpauschale berechnet?
- Gibt es eine Höchstgrenze bei der Pendlerpauschale?
- Wer hat Anspruch auf die Pendlerpauschale?
- Welche Verkehrsmittel sind bei der Entfernungspauschale zulässig?
- Müssen die Fahrten für die Entfernungspauschale belegt werden?
- Gilt die Pendlerpauschale bei einer Fahrgemeinschaft?
- Welche Auswirkungen hat Homeoffice auf die Pendlerpauschale?
- Warum diese Regelungen für Unternehmen entscheidend sind
- Fazit: Strategischer Vorsprung durch Mobilitätsmanagement
Was ist die Pendlerpauschale?
Die Entfernungspauschale, auch Pendlerpauschale genannt, stellt eine steuerliche Erleichterung für Pendler, also Arbeitnehmer dar, die regelmäßig von ihrer Wohnung zur Arbeit hin- und zurückfahren. Durch die Pendlerpauschale können Erwerbstätige die entstehendenFahrtkosten beim Pendeln zum Teil von der Steuer absetzen.
Grundlage dafür sind die gefahrenen Kilometer einer einfachen Strecke zur Arbeit. Gemäß dem Einkommensteuergesetz fallen die Aufwendungen, die im Rahmen der Entfernungspauschale berücksichtigt werden, unter die Werbungskosten – die anzusetzende Pauschale für die Fahrtkosten verringert demnach das von den Arbeitnehmern zu versteuernde Einkommen.
Die Entfernungspauschale 2026: Aktuelle Regelungen für den Arbeitsweg
Im laufenden Kalenderjahr 2026 bleibt die Entfernungspauschale für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein zentraler Faktor der steuerlichen Entlastung. Grundsätzlich können Arbeitnehmer für die einfache Fahrtstrecke pauschal 0,30 € pro Kilometer geltend machen, sofern die Distanz innerhalb der ersten 20 Entfernungskilometer liegt. Für die Bestimmung der Entfernung verlangt der Gesetzgeber dabei konsequent die Angabe der kürzesten Straßenverbindung zwischen dem Wohnort und dem Tätigkeitsmittelpunkt.
Für Fernpendler gilt ab dem 21. Entfernungskilometer weiterhin der erhöhte Satz von 0,38 €. Diese temporäre Anhebung, die im Kontext des Klimaschutzprogramms 2030 implementiert wurde, erreichte nach den Steigerungen in den Jahren 2021 (auf 0,35 €) und 2022 (auf 0,38 €) ihr aktuelles Niveau. Wichtig für die Planung: Das Jahr 2026 markiert das Ende des gesetzlich festgeschriebenen Befristungszeitraums für diese Erhöhung.
| Pendlerpauschale 2026 | Betrag |
|---|---|
| Entfernungskilometer 1 bis 20 | 0,30 Euro pro Kilometer |
| Ab Entfernungskilometer 21 | 0,38 Euro pro Kilometer |
Für Unternehmen ist diese Differenzierung besonders relevant, um Mitarbeiter über ihre steuerlichen Möglichkeiten aufzuklären, auch wenn die Pendlerpauschale primär in der privaten Einkommensteuererklärung wirksam wird. Da die Anhebung auf 0,38 € nach aktuellem Stand zum 31.12.2026 ausläuft, sollten Arbeitgeber diese Entwicklung bei der Gestaltung künftiger Mobilitätsbenchmarks und Benefits bereits jetzt berücksichtigen.
Wie wird die Pendlerpauschale berechnet?
Um die Pendlerpauschale zu berechnen, müssen die Kilometer der einfachen Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit der angesetzten Entfernungspauschale je Kilometer multipliziert werden. Um die Pendlerpauschale pro Jahr zu berechnen, die insgesamt von der Steuer abgesetzt werden kann, muss zudem noch die Anzahl an Arbeitstagen multipliziert werden.
Beispiel zur Berechnung der Pendlerpauschale
Frau Mareike Müller ist als kaufmännische Sachbearbeiterin in einem mittelständischen Chemiekonzern angestellt. Sie arbeitet in München und pendelt jeden Tag mit ihrem Privatwagen von ihrem Wohnort in der Kybergstraße in Oberhaching zur ersten Arbeitsstätte in der Limesstraße in München. Die kürzeste Strecke beträgt gemäß Routenplanung 28,8 Kilometer. Die Entfernungspauschale wird der Einfachheit halber kaufmännisch auf 29 Kilometer gerundet.
Die Berechnung der Pendlerpauschale erfolgt wie folgt:
| 20 Kilometer * 0,30 Euro | 6,00 Euro |
| 9 Kilometer * 0,38 Euro | 3,42 Euro |
| Entfernungspauschale pro Tag gesamt | 9,42 Euro |
Bei einer Arbeitsleistung im Jahr von 220 Arbeitstagen ergibt sich eine Pendlerpauschale von 2.072 Euro (Berechnung: 220 Arbeitstage im Jahr * 9,42 Euro Entfernungspauschale pro Tag), die von ihr steuermindernd bei der Steuererklärung im Rahmen der Werbungskosten angesetzt werden kann.
Worauf ist bei der Ermittlung der Pendlerpauschale zu achten?
Bei der Ermittlung der Pendlerpauschale müssen die im Einkommensteuergesetz definierten Vorgaben berücksichtigt werden:
| Kürzeste Strecke (mit den geringsten Kilometern) | „Für die Bestimmung der Entfernung ist die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte maßgebend.“ (§ 9 EStG) |
| Ausnahme: Verkehrsgünstigere Strecke | „Eine andere als die kürzeste Straßenverbindung kann zugrunde gelegt werden, wenn diese offensichtlich verkehrsgünstiger ist und vom Arbeitnehmer regelmäßig für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte benutzt wird.“(§ 9 EStG) |
| Entfernungspauschale gilt für einfache Wegstrecke bei Hin- und Rückfahrt. Wird ein Arbeitsweg am Tag zurückgelegt, darf die Pendlerpauschale hälftig angesetzt werden | „Die Entfernungspauschale für Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt arbeitstäglich zwei Wege (einen Hin- und einen Rückweg) ab. Legt ein Arbeitnehmer nur einen Weg zurück, so ist nur die Hälfte der Entfernungspauschale je Entfernungskilometer und Arbeitstag als Werbungskosten zu berücksichtigen.“ (Urteil Bundesfinanzhof VI R 42/17) |
| Steuerfreie Sachbezüge mindern die Pendlerpauschale | „Steuerfreie Sachbezüge für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mindern den nach Satz 2 abziehbaren Betrag.“(§ 9 EStG) |
| Arbeitgeber ist der Verkehrsträger | „Ist der Arbeitgeber der Verkehrsträger, ist der Preis anzusetzen, den ein dritter Arbeitgeber an den Verkehrsträger zu entrichten hätte.“(§ 9 EStG) |
| Mehrere Wohnungen des Arbeitnehmers | „Hat ein Arbeitnehmer mehrere Wohnungen, so sind die Wege von einer Wohnung, die nicht der ersten Tätigkeitsstätte am nächsten liegt, nur zu berücksichtigen, wenn sie den Mittelpunkt der Lebensinteressen des Arbeitnehmers bildet und nicht nur gelegentlich aufgesucht wird.“(§ 9 EStG) |
| Definition „Erste Tätigkeitsstätte“ | „Erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens (§ 15 des Aktiengesetzes) oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.“ (§ 9 EStG) |
| Nutzung von Taxi und Flugzeug als Verkehrsmittel | „Die Entfernungspauschale gilt nicht für Flugstrecken und Strecken mit steuerfreier Sammelbeförderung.“(§ 9 EStG) |
| Menschen mit Behinderungen | Menschen mit Behinderungen (Grad 70 Prozent oder mindestens 50 und die in ihrer Bewegungsfähigkeit im Straßenverkehr erheblich beeinträchtigt sind), können anstelle der Entfernungspauschalen die tatsächlichen Aufwendungen für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und für Familienheimfahrten ansetzen. |
Gibt es eine Höchstgrenze bei der Pendlerpauschale?
Der § 9 des Einkommensteuergesetzes erklärt eindeutig, dass pro Kalenderjahr im Höchstfall 4.500 Euro als Pendlerpauschale angesetzt werden dürfen.
Ein höherer Betrag als 4.500 Euro ist als Sonderfall anzusetzen, soweit der Arbeitnehmer einen eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen Kraftwagen benutzt. Durch diese gesetzliche Regelung erhalten Pendler mit einem sehr langen täglichen Arbeitsweg ebenfalls ihre Aufwendungen anteilig zurück, was vor dem Hintergrund steigender Preise für fossile Brennstoffe fair und zielführend ist.
Beispiel: Der Arbeitsweg (einfache Strecke) eines Arbeitnehmers beträgt pro Tag 75 Kilometer. Er benutzt sein privates Fahrzeug für die tägliche Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Innerhalb von 220 Arbeitstagen pro Kalenderjahr ergibt sich als Pendlerpauschale folgender Betrag:
| 20 Kilometer * 0,30 Euro | 6,00 Euro |
| 55 Kilometer *0,38 Euro | 20,90 Euro |
| Entfernungspauschale pro Tag gesamt | 26,90 Euro |
| Entfernungspauschale für 220 Arbeitstage | 5.918,00 Euro |
Die gesamte Entfernungspauschale von 5.918 Euro kann angesetzt werden, da der Arbeitnehmer sein Privatfahrzeug für den Arbeitsweg nutzt.
Wer hat Anspruch auf die Pendlerpauschale?
Jeder abhängig beschäftigte Arbeitnehmer, bei dem aufgrund der täglichen Wegstrecke zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte Fahrtkosten anfallen, hat Anspruch auf die Pendlerpauschale. Gleiches gilt für Selbstständige, Freiberufler oder Freelancer, die regelmäßig einen ersten Arbeitsort, beispielsweise ein Gemeinschaftsbüro oder eine Werkstatt aufsuchen, um dort ihrer selbstständigen Tätigkeit nachzugehen.
Welche Verkehrsmittel sind bei der Entfernungspauschale zulässig?
Die Pendlerpauschale berücksichtigt nicht nur die Fahrten mit einem PKW. Auch andere Verkehrsmittel sind für die Nutzung der Entfernungspauschale zulässig:
- Privater PKW
- Motorrad,
- Roller,
- Moped,
- Dienstwagen,
- Öffentliche Verkehrsmittel (Bus, Straßenbahn, Bahn),
- Fahrrad,
- Mitarbeiter, die den Arbeitsweg zu Fuß zurücklegen.
Müssen die Fahrten für die Entfernungspauschale belegt werden?
Pro Kalenderjahr akzeptiert das Finanzamt bei Mitarbeitern mit einer 5-Tage-Woche zwischen 220 und 230 Arbeitstagen. Arbeitnehmer, die in einer 6-Tage-Woche arbeiten, können beim Finanzamt 260 bis 280 Fahrten zur Arbeit ansetzen. Die einzelnen Fahrten pro Tag zur Arbeit müssen nicht im Detail belegt werden. Für das Finanzamt ist es ausreichend, in der Einkommensteuererklärung die erste Tätigkeitsstätte anzugeben und die Gesamtzahl der Fahrten einzutragen. Zusätzlich kann als Nachweis ein Ausdruck aus einem Routenplaner dienen, der als Anlage der Steuererklärung beigelegt wird. Bei Rückfragen vom Finanzamt kann der Arbeitsvertrag ebenfalls als Nachweis für die erste Tätigkeitsstätte dienen.
Gilt die Pendlerpauschale bei einer Fahrgemeinschaft?
Bei Fahrgemeinschaften können alle berufstätigen Insassen die Pendlerpauschale bis zur Höchstgrenze von 4.500 Euro pro Kalenderjahr geltend machen. Diese Regelung ist unabhängig davon, ob ihnen im Rahmen der Fahrgemeinschaft Kosten für die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entstanden sind.
Der Fahrer einer Fahrgemeinschaft kann abweichend Fahrten in unbegrenzter Höhe mit Nachweis geltend machen. Für ihn gilt die Höchstgrenze von 4.500 Euro pro Jahr nicht.
Welche Auswirkungen hat Homeoffice auf die Pendlerpauschale?
Durch die Corona-Pandemie haben viele Arbeitnehmer in den Jahren 2020 bis 2022 verstärkt im Homeoffice gearbeitet. Tage im Homeoffice können nicht für die Entfernungspauschale als Werbungskosten angesetzt werden, da keine Kosten für Entfernungskilometer entstanden sind. Die Homeoffice-Pauschale, bei der pro Heimarbeitstag 6 Euro angesetzt werden können, kann alternativ für bis zu 210 Arbeitstage geltend gemacht werden.
Im Jahressteuergesetz wird eine Möglichkeit dargestellt, wann trotz Homeoffice die Pendlerpauschale zusätzlich abgerechnet werden kann:
„Der Ausschluss gilt jedoch nicht in den Fällen, in denen dem Steuerpflichtigen für die betriebliche oder berufliche Betätigung kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, d. h. in diesen Fällen kann sowohl die Entfernungspauschale als auch die Tagespauschale abgezogen werden.“
Warum diese Regelungen für Unternehmen entscheidend sind
Die genaue Kenntnis über Pendlerpauschalen und Höchstbeträge ist 2026 für Unternehmen weit mehr als nur steuerliches Hintergrundwissen. In Zeiten des Fachkräftemangels und hybrider Arbeitsmodelle ist die Mobilitätsberatung ein zentrales Instrument der Mitarbeiterbindung. Da die erhöhte Pauschale von 0,38 € Ende 2026 ausläuft, stehen viele Fernpendler vor einer finanziellen Mehrbelastung ab dem kommenden Jahr. Unternehmen, die hier proaktiv informieren oder Mobilitätslösungen wie das Deutschlandticket, Fahrtkostenzuschüsse oder E-Auto-Leasing anbieten, positionieren sich als attraktive Arbeitgeber. Zudem minimiert die klare Trennung zwischen privater Pendlerpauschale und betrieblicher Reisekostenabrechnung im Rechnungswesen teure Haftungsrisiken bei Lohnsteueraußenprüfungen und sorgt für reibungslose digitale Workflows.
Fazit: Strategischer Vorsprung durch Mobilitätsmanagement
Die Entfernungspauschale mag rechtlich Privatsache sein, doch ihre Auswirkung auf das verfügbare Nettoeinkommen macht sie zur Management-Aufgabe. Unternehmen, die Mobilitätskosten ganzheitlich verstehen und ihre Mitarbeiter durch fachkundige Informationen unterstützen, stärken ihre Wettbewerbsfähigkeit im War for Talents.
Wer als Arbeitgeber die finanziellen Schmerzpunkte seiner Pendler kennt und kommunikativ begleitet, baut eine loyalere Belegschaft auf. In einer Zeit, in der jeder Cent Netto-Gehalt über die Mitarbeiterbindung entscheidet, wird das Wissen um die Pendlerpauschale vom bloßen Steuerfakt zum strategischen Instrument der Personalbindung.
Torsten Niermann ist selbstständiger Personalberater, Bewerbungscoach mit langjähriger Erfahrung und Autor des Buches "Der Bewerbungs-Führerschein". Aufgrund seiner vielseitigen Erfahrungen im Personalmanagement, Vertrieb und als Führungsposition in der Pharmaindustrie kann Torsten Niermann seinen Klienten ein breites Leistungsangebot offerieren.
