Lassen Sie Ihre Arbeitnehmer nie ohne Vertrag hinter das Steuer

Eine schriftliche Absprache ist nicht erforderlich, sie empfiehlt sich aber insbesondere dann, wenn in einem schriftlichen Arbeitsvertrag eine Schriftformklausel für alle vertraglichen Absprachen enthalten ist, um spätere Streitfragen zu vermeiden. Sie sollten unbedingt festlegen, in welchem Umfang der Mitarbeiter den firmeneigenen Wagen nutzen darf:

• Urlaubsfahrten ins Ausland sind ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Arbeitgebers nicht zulässig.
• Der Arbeitnehmer muss sich an den Kosten der zu privaten Zwecken gefahrenen Kilometer beteiligen.
• Bei längerfristigen Erkrankungen muss der Dienstwagen zurückgegeben werden.
• Sollte der Arbeitnehmer kündigen, muss der Dienstwagen auch im Fall einer Freistellung von der Arbeitsleistungspflicht sofort zurückgegeben werden.

Überlegen Sie, ob es sinnvoll ist, Ihrem Mitarbeiter zu erlauben, den Firmenwagen auch privat zu nutzen. Hierfür sprechen 2 Gründe:

1. Durch ein solches „Extra“ verstärken Sie die Bindung Ihres Mitarbeiters an Ihren Betrieb. In Zeiten, in denen Fachkräfte nur schwer zu finden sind, kann der Dienstwagen für Sie als Arbeitgeber also ein echtes „Plus“ bei der Einstellung und Beschäftigung qualifizierter Mitarbeiter sein.
2. Durch einen privat zu nutzenden Dienstwagen können Sie Ihrem Mitarbeiter eine „versteckte Gehaltserhöhung“ zukommen lassen. So ist es für Ihren Mitarbeiter deutlich günstiger als ein eigenes Fahrzeug, weil er nicht nur die Anschaffung, sondern auch die Kraftfahrzeugsteuern und die Versicherung spart. Diese werden nämlich von Ihnen als „Betriebsausgabe“ bezahlt.

Beispiel: Mit Papas Auto zum Fußball

Um seine IT-Abteilung aufzustocken, hat Arbeitgeber L. Gerald F. eingestellt. Neben dem üblichen Gehalt hat er ihm auch noch einen VW Sharan zur Nutzung überlassen. Trotzdem kommt Herr F. zu Kundenbesuchen manchmal zu spät, weil seine Frau den Wagen hat, um die Kinder zum Sport zu fahren.
Folge: Frau F. darf den Dienstwagen fahren. Eine Überlassung zur privaten Nutzung ohne ausdrückliche Regelung beinhaltet, dass das Fahrzeug auch von Familienangehörigen des Arbeitnehmers genutzt werden darf.
Wenn das Fahrzeug auch für private Zwecke beziehungsweise für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt werden darf, entsteht Ihrem Mitarbeiter ein geldwerter Vorteil. Auf diesen sind Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben zu zahlen. Wenn die private Nutzung aber im betrieblichen Interesse liegt, liegt kein geldwerter Vorteil vor:
Solche Ausnahmefälle sind gegeben, wenn

• die Nutzung des Firmenwagens für Fahrten zwischen Wohnung und Einsatzstelle (zum Beispiel Monteure) günstiger ist, als wenn der Arbeitnehmer erst in den Betrieb fahren muss. Vorteile für Sie: Sie sparen die Kosten für Firmenparkplätze und die Netto-Arbeitszeit der Monteure steigt. Ein geldwerter Vorteil liegt in diesem Fall also nur bei ausschließlich privaten Fahrten vor (Finanzgericht Berlin-Brandenburg, Urteil vom 12.09.2007, Aktenzeichen: 12 K 7078/05 B);
• es sich um Fahrzeuge handelt, die nach ihrer objektiven Beschaffenheit und Einrichtung nicht für eine Nutzung zu privaten Zwecken geeignet sind. Dies sind zum Beispiel Werkstatt- oder Monteurwagen. Diese Fahrzeuge sind häufig 2-sitzige Kastenwagen ohne hintere Fenster. Die Ausstattung mit Materialschränken und -fächern sowie Werkzeug lässt eine private Nutzung kaum zu;
• der Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug ausschließlich an den Tagen für seine Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erhält, an denen es erforderlich werden kann, dass er dienstliche Fahrten von der Wohnung aus antritt (Rufbereitschaft).

Wichtiger Hinweis: Wollen Sie die private Nutzung verhindern, müssen Sie es untersagen.