Umsatzsteuervoranmeldung: Regeln, Tipps & Anleitung für Unternehmer

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?

Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtig sind, müssen regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Der deutsche Staat sammelt so in Person des für Sie zuständigen Finanzamtes die im betrachteten Zeitraum angefallene Umsatzsteuer ein oder zahlt sie aus, sollten Sie mehr Vorsteuer gezahlt als Umsatzsteuer vereinnahmt haben.

Die Umsatzsteuervoranmeldung wird digital per ELSTER-Schnittstelle an das Finanzamt übermittelt. Der Begriff „Voranmeldung“ ist etwas irreführend. Zwar sind die regelmäßigen Abgaben lediglich als vorläufig zu betrachten, da erst am Ende eines Geschäftsjahres mit der Umsatzsteuererklärung „final abgerechnet“ wird. Die ermittelten Beträge sind jedoch stets unmittelbar an das Finanzamt zu entrichten respektive werden ausgezahlt.

Alle Regelungen zur Umsatzsteuer (USt) finden sich im Umsatzsteuergesetz (UStG). Analog zur Abkürzung USt für die Umsatzsteuer, wird die Umsatzsteuervoranmeldung UStVA abgekürzt.

Was ist der Zweck der Umsatzsteuervoranmeldung?

Der Hintergrund der Umsatzsteuervoranmeldung ist laut Begründung der Finanzämter ein für Unternehmer positiver. Sie sollen so entlastet werden und nicht am Geschäftsjahresende mit einer großen Nachzahlung belastet werden.

Neben diesem Vorteil bieten die Vorauszahlungen dem Staat wiederum finanziellen Handlungsspielraum, der mit den Einnahmen liquide bleibt. Die Umsatzsteuerlast wird also zum einen auf das ganze Jahr verteilt, zum anderen registrieren die Finanzämter bereits frühzeitig und regelmäßig die Umsatzsteuereinnahmen. Sie schützen sich so vor etwaigen Zahlungsausfällen infolge von Unternehmensinsolvenzen.

Ist die Umsatzsteuervoranmeldung Pflicht?

Das UStG besagt, dass jeder, der eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt, Umsatzsteuer erheben und folglich auch eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben muss. Als Unternehmen sind Sie also dazu verpflichtet, eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben – es sei denn, Sie erheben keine Umsatzsteuer. Das ist dann der Fall, wenn Sie als Kleinunternehmer nach § 19 UStG agieren.

Wer muss die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben und wer nicht?

Als Kleinunternehmer müssen Sie keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Kleinunternehmer sind Sie dann, wenn Ihr Umsatz im vergangenen Jahr 22.000 Euro und im darauffolgenden Jahr 50.000 Euro nicht überschritten hat.

Alle anderen Unternehmer sind zur Abgabe verpflichtet. Dazu zählen sowohl Personengesellschaften (zum Beispiel GbR, OHG) als auch Kapitalgesellschaften (zum Beispiel GmbH, AG, UG).

Wie oft muss die Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden?

Das Intervall der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung richtet sich an der Umsatzsteuersumme des Vorjahres. Das Finanzamt setzt als Regelintervall das Quartal an, je nach veranlagter Umsatzsteuer kann das jedoch variieren. Die Faustregel lautet: Je mehr Umsatzsteuer gezahlt wurde, desto häufiger müssen Sie Vorauszahlungen leisten.

Es gibt drei mögliche Intervalle zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung für Ihr Unternehmen:

• Bis zu 1.000 Euro Umsatzsteuerzahllast im vorangegangenen Kalenderjahr: keine Voranmeldung notwendig – eine Jahresumsatzsteuererklärung ist ausreichend.
• Zwischen 1.000 und 7.500 Euro Umsatzsteuerzahllast: vierteljährliche Anmeldung der Umsatzsteuer, einmal pro Quartal.
• Über 7.500 Euro Umsatzsteuerzahllast: monatliche Anmeldung der Umsatzsteuer.

Ausnahme 1: Umsätze in der EU

Auch wenn Sie insgesamt beispielsweise unter 1.000 Euro Umsatzsteuerzahllast im vorangegangenen Kalenderjahr hatten, gibt es Fälle, in denen Sie dennoch vierteljährlich voranmelden müssen. Das ist dann der Fall, wenn Sie beispielsweise innergemeinschaftlich innerhalb der EU Waren erwerben oder Fahrzeuge in die EU ausliefern.

Ausnahme 2: Nach der Existenzgründung (aktuell ausgesetzt)

Die zweite Ausnahme ergibt sich direkt in den ersten Jahren nach der Existenzgründung. Im Jahr der Gründung und dem darauffolgenden Kalenderjahr müssen Sie monatliche Voranmeldungen abgeben. Erst ab dem dritten Jahr greift dann die oben vorgestellte Intervallregelung.

Von 2021 an bis ins Jahr 2026 ist diese Regelung ausgesetzt. Gründer können seit Januar 2021 an (vorerst) fünf Jahre lang auch vierteljährlich Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Ausnahme: Die Zahllast im Vorjahr lag bei über 7.500 Euro – dann muss monatlich vorangemeldet werden.

Wann muss die Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden?

Bei einer Quartalsvoranmeldung oder monatlicher Umsatzsteuervoranmeldung muss diese stets bis zum 10. des Folgemonats (nach Ablauf vom Voranmeldungszeitraum) übermittelt werden.

Für das Jahr 2023 sind dadurch – exemplarisch bei quartalsweiser Übermittlung – folgende Abgabetermine und Fristen fällig:

Gut zu wissen: Falls der Tag der Frist auf einen Feiertag oder das Wochenende fällt, zählt stets der darauffolgende Werktag als Stichtag für den Voranmeldungszeitraum. Wer beispielsweise als „Monatsmelder“ für den Mai 2023 seine Umsatzsteuervoranmeldung am 10. Juni abgeben muss, hat zwei Tage länger Zeit. Da der 10. Juni ein Samstag ist, verlängert sich die Frist der Abgabe automatisch um zwei Tage und gilt erst am Montag, 12. Juni.

Was ist die Dauerfristverlängerung?

Viele Betriebe möchten etwas Zeit mit den Anmeldungen der Umsatzsteuer gewinnen und zuerst alle Buchungen im Voranmeldezeitraum erledigt wissen. Ist das der Fall, können Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen. Diese Fristverlängerung ist in der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) geregelt und ermöglicht eine jeweils um einen Monat spätere Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung.

Bei der Fristverlängerung ist es unerheblich, ob Sie monatlich oder vierteljährlich anmelden. Die erste Voranmeldung für das Jahr 2023 wäre dann also nicht am 10. April, sondern am 10. Mai fällig. Ist eine Dauerfristverlängerung einmal vom Finanzamt erteilt, erlischt sie nicht wieder und bleibt dauerhaft gültig.

Wie wird die Dauerfristverlängerung beantragt?

Um die Dauerfristverlängerung zu beantragen, müssen Sie sich das entsprechende Formular bei ELSTER herunterladen. Es trägt den Titel „Antrag auf Dauerfristverlängerung/Anmeldung der Sondervorauszahlung“.

Damit die Dauerfristverlängerung bereits für das laufende Kalenderjahr gilt, müssen Sie den Antrag spätestens bis zu einem bestimmten Stichtag abgeben:

• Bei monatlicher Voranmeldung: Abgabe des Antrages bis 10. Februar.
• Bei quartalsweiser Voranmeldung: Abgabe des Antrages bis 10. April.

Damit die Dauerfristverlängerung bewilligt wird, müssen Sie in diesem Zuge zudem eine Sondervorauszahlung leisten. Diese Sondervorauszahlung beträgt 1/11 der Vorauszahlungen des vorangegangenen Kalenderjahres. Wird die gewerbliche Tätigkeit gerade erst aufgenommen, liegt die Summe der Sondervorauszahlung bei 1/11 der erwarteten Umsatzsteuerzahllast.

Ein Beispiel: Sie haben 50.000 Euro Umsatzsteuervoranmeldung im vorangegangenen Jahr beim Finanzamt angegeben. Jetzt möchten Sie die Dauerfristverlängerung beantragen. Sie müssen nun bis spätestens 10. Februar (da Sie Monatszahler sind) die Dauerfristverlängerung per Formular beantragen und eine Sondervorauszahlung in Höhe von ca. 4.545 Euro (1/11 von 50.000 Euro) leisten.

Was sind die Folgen bei verspäteter Abgabe?

Wer seine Umsatzsteuervoranmeldung zu spät abgibt, kann vom Finanzamt dazu belangt werden. Laut Steuerrecht sind Verspätungszuschläge von maximal zehn Prozent der Umsatzsteuerzahllast möglich. Der Betrag ist jedoch bei 25.000 Euro Zuschlag gedeckelt.

Die aus den Voranmeldungen resultierenden Zahlungen sind ebenfalls fristgerecht an das Finanzamt zu entrichten. Wer hier nicht rechtzeitig zahlt, riskiert Säumniszuschläge. Laut Abgabenordnung (AO) ist pro Monat der Säumnis ein Prozent (abgerundet in 50 Euro-Schritten) des zu zahlenden Betrags rechtens.

Wie erfolgt die Berechnung der Umsatzsteuervorauszahlung?

Die Höhe der Umsatzsteuervorauszahlung ergibt sich aus der Differenz der einbehaltenen Umsatzsteuer und der gezahlten Vorsteuer. Haben Sie beispielsweise im ersten Quartal Waren im Nettowert von 20.000 Euro verkauft, haben Ihre Kunden Ihnen zusätzlich 3.800 Euro Umsatzsteuer (19 Prozent) gezahlt. Im Einkauf für die Produktion der Waren haben Sie gleichzeitig insgesamt 870 Euro Vorsteuer gezahlt.

Damit sind für den Voranmeldungszeitraum des ersten Quartals fällig: 3.800 Euro (Umsatzsteuer) – 870 Euro (Vorsteuer) = 2.930 Euro (Umsatzsteuervorauszahlung).

Was droht bei unrichtigen Angaben?

Wer im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung falsche Angaben macht, begeht technisch gesehen Steuerhinterziehung. Das gilt auch bereits bei verspäteten Abgaben der Voranmeldungen – jede solche Handlung wird für sich isoliert als Straftat betrachtet.

Gerade bei verspäteten Abgaben hat das zuständige Finanzamt jedoch Handlungsspielraum. Nicht sofort werden beispielsweise Verspätungszuschläge fällig. Wer jedoch bewusst und zur Erlangung eigener Vorteile unrichtige Angaben macht, muss mit Strafen rechnen.

Wann muss die Voranmeldung bezahlt werden?

Sowohl die Voranmeldung als auch die Zahlung sind bis zum 10. des folgenden Monats des Veranlagungszeitraums fällig. Entweder Sie bezahlen die fällige Summe manuell per Überweisung oder richten ein SEPA-Lastschriftmandat ein. Das zuständige Finanzamt bucht bei letzterem den fälligen Betrag automatisiert ab.

Wie muss die Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden?

Die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen erfolgt rein über die Software der Finanzämter: ELSTER. Eine analoge Abgabe per Brief oder Fax wird nicht (mehr) akzeptiert. Um die Software nutzen zu können, müssen Sie sich dafür registrieren. Dafür benötigen Sie einen Aktivierungscode, der Ihnen per Post zugesandt wird.

Abgabe per ELSTER: So geht’s

Um eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben, öffnen Sie ELSTER entweder online oder die installierte Software auf Ihrem Computer. Suchen Sie das Formular zur Umsatzsteuervoranmeldung und rufen Sie es auf. Füllen Sie die folgenden Felder aus:

• Allgemeine Angaben: Machen Sie relevanten Angaben wie Ihre Steuernummer, Informationen zum Unternehmen und den Voranmeldezeitraum.
• Seite 1 – steuerpflichtige Umsätze: Auf der ersten Seite geben Sie alle steuerpflichtigen Umsätze an, die Sie im zu betrachtenden Voranmeldungszeitraum eingenommen haben. Dabei wird zwischen Umsätzen zum Steuersatz von sieben und 19 Prozent unterschieden. Die Angabe von Centbeträgen ist nicht erforderlich.
• Seite 2 – abziehbare Vorsteuerbeträge: Im zweiten Schritt geben Sie die gezahlte Vorsteuer an, die gegen die vereinnahmte Umsatzsteuer gerechnet wird. Im linken Feld geben Sie die Netto-Rechnungssumme an, das rechte Feld dient zum Eintragen der gezahlten Steuer.
• Plausibilitätsprüfung: Bevor Sie das Formular absenden können, führen Sie die Plausibilitätsprüfung durch.
• Absenden und ausdrucken: Sobald der Versand abgeschlossen ist, sollten Sie sich das Übertragungsprotokoll ausdrucken oder abspeichern. Es dient als Sicherheit, sollte es seitens des Finanzamts Fragen geben oder die Übermittlung technisch nicht funktionieren.

Wie kann die Umsatzsteuervoranmeldung korrigiert werden?

Hin und wieder tritt der Fall ein, dass Sie verspätet einen wichtigen Beleg erhalten oder schlicht die Angabe einiger relevanter Umsätze vergessen haben. Für dieses Szenario bietet ELSTER die Chance, eine Umsatzsteueranmeldung zu berichtigen.

Öffnen Sie dazu das entsprechende Formular und kreuzen Sie den Passus „berichtige Anmeldung“ an. Achten Sie darauf, nicht erneut falsche Daten zu übermitteln – das könnte Ihnen später negativ ausgelegt werden.

Was ist die Umsatzsteuererklärung?

Neben den monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen und entsprechenden Zahlungen gibt es am Jahresende die abschließende Umsatzsteuererklärung. Sie fasst alle Angaben nochmals auf ein Geschäftsjahr betrachtet zusammen.

Diese muss bis zum 31. Mai des Folgejahres abgegeben werden. Nicht selten variiert die Steuerschuld der jährlichen im Vergleich mit den monatlichen respektive vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen. Das liegt meist an kleineren Korrekturen im Bereich Finanzen und Steuern, beispielsweise Belegen, die zum Zeitpunkt einer Voranmeldung noch nicht eingegangen waren.