Der Grund: Eine E-Mail ist ein originär digitales Dokument, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar archiviert werden muss. Dies gilt etwa für eine per E-Mail übermittelte Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat.
Umsatzsteuer-Prüfung: E-Mails sind originär digitale Dokumente
Für die maschinelle Auswertbarkeit ist allerdings nicht entscheidend, ob die Daten, die Ihnen per E-Mail zugegangen sind, automatisiert in das von Ihnen verwendete Buchhaltungssystem übernommen werden oder von Ihnen erst per Mausklick in das Buchhaltungssystem eingepflegt werden.
Umsatzsteuer-Pflicht: E-Mail mit steuerlich relevanten Verträgen
Beispiel: Sie erhalten eine E-Mail mit steuerlich relevanten Vertragsgestaltungen. Dann müssen Sie sicherstellen, dass diese E-Mail im Originalformat abgespeichert und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist von 6 bzw. 10 Jahren elektronisch zugänglich ist. E-Mails ohne steuerlich relevante Daten brauchen Sie dagegen weder zu archivieren noch für den Datenzugriff vorzuhalten.
Praxis-Tipp: Geben Sie dem Betriebsprüfer so wenige Informationen wie möglich. Ein Verwertungsverbot für Zufallsfunde gibt es nämlich nicht. Stößt der Beamte beim „Surfen“ durch Ihre Firmen-EDV auf „verdächtige“ Informationen oder Buchhaltungsfehler, egal aus welchem Geschäftsjahr, so kann er diese zu Ihrem Nachteil verwenden.
