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Dokumentieren Sie auch bei Zweiergesprächen stets die erreichten Ergebnisse

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Von dgx,

Nicht nur größere Sitzungen leiden oft unter Ergebnisarmut, mangelhafter Dokumentation, fehlender Nachverfolgung und (den bisweilen auch recht praktischen) Missverständnissen darüber, wer nun was bis wann zu erledigen hat. Dieselben Phänomene tauchen zunehmend auch bei Zweiergesprächen und Telefonaten auf.

Was dann beispielsweise für Sie ein klarer Beschluss war, der nun umgesetzt werden soll („bis nächste Woche wird die Kunden-ABC-Analyse aktualisiert“) - war für den anderen „nur mal so angedacht, aber noch nicht endgültig“.
Was für Sie eine klare Aufgabenübertragung war („Sie kümmern sich bitte um die Reklamation von Firma xy“) - erschien dem anderen als „etwas, worüber wir dann noch mal sprechen würden“ - „es gab ja noch nicht einmal einen festen Termin“. Das einzige Mittel, um solche Missverständnisse auszuschließen, ist eine konsequente Schriftlichkeit. Die zwingt Ihr Gegenüber, aber auch Sie selbst zu klaren Entscheidungen und präzisen To-dos.
Tipp: Machen Sie es sich deshalb zur Gewohnheit, wirklich zu allen für Sie und Ihren Vertrieb wichtigen Gesprächen und Telefonanten, bei denen es um Ergebnissicherung geht, sich ein paar Stichpunkte zu notieren - und zwar einfach direkt während des Gesprächs. Diese Dokumentation kopieren Sie dann für Ihr Gegenüber - oder mailen es ihm zu.

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