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E-Mail: So verhindern Sie, dass die Post-Flut die Zeit der Mitarbeiter auffrisst

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Eine neue Studie bringt es (einmal mehr) an den Tag: E-Mails gehören zu den größten Zeitfressern und Produktivitätskillern. Die AKAD Hochschule in Leipzig fand heraus: Ob die Kommunikation mit Kunden, interne Absprachen oder die Überwachung von Aufgaben – aufsummiert verbringen Bürotätige im Durchschnitt einen Tag pro Woche mit der Bearbeitung von E-Mails und einen weiteren in Besprechungen.

Jeder Vierte empfindet mehr als die Hälfte der empfangenen Mails als unproduktiv.

Falls auch bei Ihnen und/oder Ihren Mitarbeitern die E-Mail-Flut dazu führt, dass die Zeit für das Wesentliche, nämlich den erfolgreichen Verkaufsprozess, fehlt, nutzen Sie die folgenden 5 Tipps. Sie wirken sofort:

  1. E-Mail dient Ihnen, nicht umgekehrt. Schalten Sie den Alarm bei ankommenden Nachrichten ab. Bestimmen Sie die Zeiten selbst, zu denen Sie E-Mails beantworten.
  2. Archivieren Sie Ihre E-Mails nicht in 30 rubrizierten Unterordnern. Jede Mail, die Sie aufheben wollen, kommt in einen einzigen Ordner mit der Aufschrift „Archiv“. Grund: Über die „Finden“-Funktion Ihres Rechners spüren Sie abgelegte Mails fünf- bis zehnmal schneller auf als über die Suche in Unterordnern. Einzige Ausnahme: Bilden Sie Unterordner für zeitlich begrenzte Projekte.
  3. Sorgen Sie für ein Eingangspostfach, das immer leer ist. E-Mails werden entweder nach Punkt 2. bearbeitet oder gelöscht.
  4. Ein Sachverhalt = eine E-Mail. Mehrere Sachverhalte = mehrere E-Mails. So wird nichts vergessen.
  5. Filtern Sie unerwünschte Absender direkt raus.
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