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Effizienz im Verkauf: So wird Ihr Vertriebsteam 2012 unschlagbar

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von Wolfgang KapellerDie wirtschaftliche Entwicklung ist derzeit höchst ungewiss. Spricht auf der einen Seite die Europäische Kommission von aufziehenden Rezessions-Gewittern, sprechen die am 15.11.2011 veröffentlichten Wirtschaftszahlen für Deutschland eine andere Sprache: Unerwartet stark haben Aufträge und Nachfrage zugenommen.

von Wolfgang Kapeller


Die wirtschaftliche Entwicklung ist derzeit höchst ungewiss. Spricht auf der einen Seite die Europäische Kommission von aufziehenden Rezessions-Gewittern, sprechen die am 15.11.2011 veröffentlichten Wirtschaftszahlen für Deutschland eine andere Sprache: Unerwartet stark haben Aufträge und Nachfrage zugenommen. Doch niemand vermag zu sagen, ob diese Entwicklung für Deutschland dauerhaft ist oder ob das Land auch in den Rezessionssog gezogen wird.
Angesichts dieser Entwicklung ist eine vorsichtige Personalpolitik angeraten. Und noch etwas empfiehlt sich: Das Ausnutzen einer bislang wenig genutzten Reserve: dem Effizienzturbo für Ihren Vertrieb. Wie er funktioniert – und wie Sie ihn jetzt wirkungsvoll einschalten, erfahren Sie in diesem Beitrag von Vertriebsexperte Wolfgang Kapeller:
Dass Handy und Internet, Smart - phones, Navigationssysteme, CRM- und PowerPoint-Software ein technischer Fortschritt sind, bleibt unbestritten. Und es bleibt natürlich auch unbestritten, dass all diese technischen Helferlein den Alltag eines Vertriebsmitarbeiters erheblich effizienter machen können.
Allerdings gibt es – wie eben bei allen schönen Dingen auf dieser Welt – auch eine Kehrseite: Viele Verkäufer wissen mit all diesen technischen Errungenschaften einfach nicht optimal umzugehen.
Sei es, dass sie ihren Verstand ausschalten und blind ihrem Navigationsgerät folgen – auch wenn es die vor zwei Tagen geänderte Verkehrsführung noch nicht kennt und Ihren Vertriebsmann kurzerhand verbotswidrig in die Einbahnstraße schickt –, sei es, dass sie Außendienstforen im Internet bevorzugt dazu nutzen, um sich mit anderen Verkäufern über die PS-Zahl ihres Firmenwagens auszutauschen.
Oder sei es, dass sie fast einen Kundentermin verpassen, weil sie so vertieft in den Download neuer Apps waren, dass sie schlichtweg die Zeit darüber vergessen haben: Wie manche Außendienstmitarbeiter ihren Arbeitstag verbringen, hat nichts mehr mit Effizienz zu tun. All die nützlichen technischen Geräte und die tolle Software werden schlichtweg zum Zeitkiller.

Das Zauberwörtchen Disziplin

Bereits vor zehn Jahren war es ein großes Problem, dass manche Verkäufer lieber den halben Tag damit verbrachten, ihre Mails zu checken, die Mobilbox abzuhören und wegen jeder Kleinigkeit sofort und auf der Stelle zurückzurufen, als jede Minute zu nutzen, um zu verkaufen.
Wenn Sie also damals schon Ihre Leute zur Disziplin gerufen haben, dann tun Sie es auch jetzt: Kein Mensch erwartet von einem Außendienstmitarbeiter, dass er zu jeder Tages- und Nachtzeit per E-Mail oder Handy erreichbar ist.
Jeder halbwegs vernünftige Kunde weiß, dass Verkäufer in Kundengesprächen ihr Handy ausschalten und während dieser Zeit auch nicht per Smartphone E-Mails beantworten.
Vor allem aber sollten Ihre Kunden wissen, dass es genau für solche Fälle den Innendienst gibt, an den sie sich von früh bis spät wenden können. Es gibt also keinen Grund, dass Ihre Verkäufer dem Kunden sagen: „Sie können mich jederzeit auf dem Handy erreichen!“

Schluss mit dem Immer-Erreichbar-Zwang!

Befreien Sie Ihre Außendienstmitarbeiter von dem „Man muss immer erreichbar sein“-Mythos. Schärfen Sie ihnen wieder die alte, aber immer noch goldene Regel ein: Wenn sie im Kundengespräch sind, zählt nur der Kunde. Nichts anderes!
Kaum etwas ist so wichtig und dringend, dass es nicht eine halbe oder ganze Stunde warten kann. Das Gleiche gilt auch für die Vorbereitung: Wenn sich Ihre Leute in einer halben Stunde mit dem Top-Einkäufer treffen, mit dem sie millionenschwere Aufträge verhandeln, dann sollen sie sich auch bitteschön auf der Fahrt dorthin mental darauf einstimmen.
Und nicht per Freisprechanlage alle möglichen Banalitäten diskutieren oder auf ihrem Smartphone nachsehen, was der Kollege gerade auf Twitter mitgeteilt hat.

Erreichbar, aber richtig!

Natürlich müssen Ihre Leute für Kunden und Interessenten erreichbar sein. Doch wie überall gibt es Grenzen! Bei den meisten Anrufen, die vormittags eintreffen, reicht es völlig aus, wenn sie um die Mittagszeit beantwortet werden.
In den meisten Fällen ist es weder sinnvoll noch erforderlich, sofort und auf der Stelle alles stehen und liegen zu lassen. Lassen Sie Ihre Verkäufer doch nur mal berichten, wie oft sie selbst vergeblich jemandem hinterhertelefoniert haben:
„Rufen Sie unbedingt morgen um 8 Uhr an!“, hat der Kunde am Vortag gesagt. Und als Ihr Verkäufer eine Minute vor 8 Uhr angerufen hat, ist nur die Mobilbox angesprungen. Weil der Kunde nämlich bereits um 7:30 im Flieger saß und keine Anrufe mehr entgegennehmen konnte.
Und auch drei Stunden später noch nicht: Denn am Zielort ist er sofort zu seinem wichtigen Meeting gefahren. Und irgendwann hat ihn Ihr Verkäufer nach zehn vergeblichen Anrufen endlich erreicht.
Also bitte: Gewöhnen Sie Ihren Leuten ab, sich zum Sklaven des Kunden zu machen. Sorgen Sie dafür, dass sie immer auf Augenhöhe bleiben. Und dazu gehört es auch, eben nicht zu jeder Minute immer und überall erreichbar zu sein.
Auch macht es wenig Sinn, an der Supermarktkasse einen wichtigen Anruf entgegenzunehmen, wenn hinter Ihrem Verkäufer eine Mutter mit einem quengelnden Kind steht, das dafür sorgt, dass weder Ihr Verkäufer noch sein Telefonpartner auch nur ein Wort verstehen. Ganz zu schweigen von dem Eindruck, den solch eine Geräuschkulisse hinterlässt!

Geben Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern die Leitlinien vor

Vergessen Sie nie, dass Außendienstmitarbeiter, so sehr sie auch selbstständiges Arbeiten gewohnt sind, klare Regeln brauchen.
Ein typisches Beispiel dafür ist Social Media: Wenn es in Ihrem Unternehmen dafür noch keine klaren Regeln und Vorgaben gibt, kann sich jeder darin herumtummeln wie er möchte. Und eben auch seine Arbeitszeit dafür verwenden.
Fragen Sie doch mal Ihre Verkäufer, wer von ihnen bei XING, Facebook und in anderen sozialen Netzwerken registriert ist. Und wer von ihnen fleißig bei Twitter, in Blogs und in Diskussionsforen mitmischt. Lassen Sie sich einmal exemplarisch die Aktivitäten der vergangenen vier Wochen zeigen.
Daran erkennen Sie schon, ob Ihre Verkäufer soziale Netzwerke wirklich zur Kundengewinnung und -bindung nutzen oder ob sie darin wertvolle Arbeitszeit vertrödeln. Wenn das der Fall ist, dann geben Sie die Leitlinien vor:
Stellen Sie klare Regeln auf, wie viel ihrer Arbeitszeit Verkäufer in sozialen Netzwerken verbringen dürfen, welche Aktivitäten ihnen freistehen und für welche sie eine Genehmigung aus Ihrem Unternehmen benötigen.
Beispiel: Wenn jemand unter einem albernen Nickname postet, dabei aber ohne mit der Wimper zu zucken Firmeninterna (wenn auch ohne Namensnennung, dafür aber für Branchenkenner deutlich erkennbar) preisgibt, ist das untragbar für Sie und Ihr Unternehmen.
Aber auch, wenn jemand im Namen Ihrer Firma postet und Dinge von sich gibt, die Sie nicht unterschreiben können, sollten Sie ihm dies untersagen.

Checkliste: Schalten Sie diese 7 Zeitfresser aus

  1. Machen Sie Ihren Verkäufern klar, dass es nicht notwendig ist, jedes technische Feature von Smartphone und Co. zu nutzen. Sondern nur das, was sie wirklich beim Verkaufen unterstützt!
  2. Machen Sie Schluss mit dem „Immer-erreichbar-sein“-Mythos. Binden Sie den Innendienst stärker ein und halten Sie Ihre Außendienstmitarbeiter dazu an, feste Zeiten zu reservieren, in denen sie Mails beantworten und Rückrufe tätigen.
  3. Kontrollieren Sie die Social-Web-Aktivitäten Ihrer Verkäufer. Verbieten Sie Dinge, die Ihrem Unternehmen schaden und Ihre Leute vom Verkaufen abhalten.
  4. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Verkäufer die Technik, mit der sie arbeiten, auch souverän beherrschen. Falls nicht: Buchen Sie sofort eine Schulung!
  5. Legen Sie verbindlich fest, welche Büroarbeiten Ihre Außendienstmitarbeiter komplett an den Innendienst übergeben müssen. Es geht nicht an, dass jemand fünf Stunden an einer Power- Point-Präsentation herumbastelt, die der Innendienst in einer Stunde fertiggestellt hat.
  6. Halten Sie sich auf dem Laufenden darüber, wie Ihre Verkäufer wirklich ihre Arbeitszeit verbringen. Fragen Sie öfters nach, lassen Sie sich exemplarisch einzelne Arbeitstage dokumentieren und diskutieren Sie unter vier Augen, was sich optimieren lässt.
  7. Nutzen Sie Ihre Außendienst-Meetings dazu, um das Thema „Effizienz“ noch stärker ins Bewusstsein Ihrer Verkäufer zu rücken. Und vor allem: Mahnen Sie Ihre Leute zur Disziplin. Und das bedeutet, dass sie sich konsequent von Störfaktoren abgrenzen. Egal, von welchen.
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