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Ihre Mitarbeiter kassieren Bußgelder und Geldstrafen: Dürfen Sie Ihnen die Zahlungen steuerfrei erstatten?

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Außendienstmitarbeiter oder Fahrer aus dem Vertrieb, die im Halteverbot parken oder sprichwörtlich ‘zu schnell unterwegs’ sind. Oder auch Sie als Verkaufsleiter selber, der durch ein Versehen geschäftlich gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßen hat. Das kann passieren. Die Frage dabei: Kann das Unternehmen den Mitarbeitern oder Ihnen in diesen Fällen die geleisteten Bußgelder bzw. Geldstrafen steuerfrei erstatten bzw. die Zahlung von vornherein steuerfrei übernehmen? Die Antwort liefert ein jetzt veröffentlichtes Urteil des Bundesfinanzhofs. Die Redaktion vom LogistikManager stellt Ihnen dieses Urteil vor und zeigt, wie es sich für Sie in der Praxis auswirkt.

Das Urteil stellt klar: Nein, das ist regelmäßig nicht zulässig. Die Kostenübernahme bzw. Erstattung der Bußgelder bzw. Geldstrafen stellt steuerpflichtigen Arbeitslohn dar (BFH, Urteil vom 22.7.2008, Az. VI R 47/06, veröffentlicht am 19.11.2008). Im Klartext:

Bei Bußgeldern und Geldstrafen gibt’s auch steuerlich kein Pardon

Nach diesem BFH-Urteil gilt: Übernimmt ein Unternehmen Bußgelder oder Geldstrafen, die gegen einen Arbeitnehmer verhängt wurden, ist darin Arbeitslohn zu sehen, wenn das Unternehmen nicht aus ganz überwiegend eigenbetrieblichem Interesse handelt. Ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse liegt nur vor, wenn der jeweils verfolgte betriebliche Zweck im Vordergrund steht und ein damit einhergehendes eigenes Interesse des Arbeitnehmers an der Übernahme von Geldbuße bzw. Geldstrafe durch das Unternehmen überlagert.

Ein überwiegendes eigenbetriebliches Interesse hat der BFH bisher überhaupt nur in einem einzigen Fall angenommen: Bei dem verhandelten Fall handelt es sich um einen Paketdienst. Dessen Fahrer kassierten immer mal wieder ein Verwarnungsgeld, weil sie falsch parkten. Das Unternehmen übernahm die Verwarnungsgelder für alle Fahrer. Dazu sah sich die Geschäftsführung verpflichtet, weil alle Fahrer gleich zu behandeln seien. Nach Auffassung des BFH lag die Kosten übernahme ausnahmsweise im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse, so dass keine Lohnsteuerpflicht bestand (BFH, Az. VI R 29/00).

Zu diesem Ergebnis kamen die BFH-Richter aber nur, weil folgende Voraussetzungen vorlagen:

  • Die Geschäftsführung hatte die Fahrer angewiesen, stets in unmittelbarer Nähe des Kunden zu parken
  • Die Geschäftsführung hatte in einigen Städten die Genehmigung erhalten, mit ihren Lieferwagen auch im Parkverbot zu halten, in anderen Städten dagegen nicht. Deshalb sah sich die Geschäftsführung aus Gründen der Gleichbehandlung aller Fahrer verpflichtet, etwaige Verwarnungsgelder generell zu übernehmen.
  • Die Verwarnungsgelder pro Fahrer und Jahr beliefen sich durchschnittlich auf nur 50 €. Zunächst aber zum entschiedenen Fall: Ein Unternehmen hatte die Zahlung eines Bußgelds und einer Geldauflage übernommen, die gegen ihren Geschäftsführer verhängt worden waren. Dem Geschäftsführer war vorgeworfen worden, gegen Vorschriften des Lebensmittelrechts durch Umetikettieren von Waren verstoßen zu haben. Ihm war deshalb ein Bußgeld von rund 8.500 € auferlegt worden. Außerdem war ein Strafverfahren gegen ihn gegen Auflage einer Zahlung von 31.000 € eingestellt worden.

Was dieses Urteil für Sie bedeutet

Wenn Sie für Ihre Mitarbeiter Verwarnungsgelder, Bußgelder oder sogar Geldstrafen übernehmen, handelt es sich nicht um steuerfreien Auslagenersatz. Denn mit der Kostenübernahme erfüllt Ihr Unternehmen keine eigene Verpflichtung. Die Folge: Halten Sie Mitarbeiter von den Kosten frei, handelt es sich bei der Zahlung um steuerpflichtigen Arbeitslohn

Wenn Sie im Vertrieb oder für Ihre Außendienstler dennoch die Kosten übernehmen wollen, kommen Sie nur auf einem der 3 folgenden Wege auf die sichere Seite:

  1. Kostenerstattung Sie bezahlen die Verwarnungsgelder und fordern die betreffenden Mitarbeiter auf, die von Ihnen verauslagten Kosten zu erstatten: Lohnsteuerlich ist dieser Vorgang ohne Bedeutung.
  2. Kostenübernahme Sie übernehmen die Verwarnungsgelder, ohne von den betreffenden Mitarbeitern Erstattung zu verlangen. Dann liegt generell Arbeitslohn vor, der als sonstiger Bezug zu versteuern ist. Informieren Sie in diesem Fall die Entgeltabrechnungsstelle im Unternehmen.
  3. Lohnabzug Sie ziehen die von Ihnen gezahlten Verwarnungsgelder den betreffenden Mitarbeitern vom Lohn ab: Hier legt die Entgeltabrechnungsstelle im Unternehmen dann für die Berechnung der Lohnsteuer (und auch für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge) den ungekürzten Arbeitslohn zugrunde.
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