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Neues Reisekostenrecht ab 1.1.2014

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Gründe für Geschäftsreisen gibt es viele. Für Mitarbeiter, die im Verkauf/Vertrieb tätig sind, gilt das erst recht. Das macht die Änderungen, die zum 1.1.2014 in Kraft treten, für Sie und Ihre Mitarbeiter so wichtig. „Besser verkaufen” präsentiert Ihnen 5 wichtige Neuregelungen im Reisekostenrecht:

Schnell-Überblick Reisekostenrecht: Die 5 wichtigsten Neuregelungen ab 1.1.2014

1. Regelmäßige Arbeitsstätte wird zur 1. Tätigkeitsstätte

Ab dem 1.1.2014 liegt eine Geschäftsreise (finanzamtsdeutsch: Auswärtstätigkeit) immer dann vor, wenn Ihr Mitarbeiter (oder auch Sie selbst) vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner „1. Tätigkeitsstätte“ beruflich tätig wird.

Die 1. Tätigkeitsstätte ist die „ortsfeste betriebliche Einrichtung“ Ihres Unternehmens (oder eines verbundenen Unternehmens oder eines von Ihnen als Arbeitgeber bestimmten Dritten [=Kunden]), der Sie diesen Arbeitnehmer dauerhaft zuordnen.

Eine dauerhafte Zuordnung liegt dann vor, wenn Ihr Mitarbeiter unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte eingesetzt wird.

Hat Ihr Unternehmen beispielsweise mehrere Niederlassungen, vereinbaren Sie mit Ihrem Mitarbeiter, welche Niederlassung die 1. Tätigkeitsstätte ist. Beschäftigte, mit denen Sie keine Regelung treffen und die nicht mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit in einer Niederlassung tätig sind, haben keine 1. Tätigkeitsstätte.

2. Neue Verpflegungskostenpauschalen

Bislang unterscheiden Sie zwischen drei Reisekostenpauschalen bei Inlandsreisen. Ab. 1.1.2014 gilt: Wird einer Ihrer Mitarbeiter außerhalb seiner Wohnung und 1.Tätigkeitsstätte beruflich tätig, können Sie folgende Verpflegungspauschalen erstatten:

  1. Ganztägige Abwesenheit: 24 Euro (24 Stunden außerhalb seiner Wohnung)
  2. An- und Abreisetag: 12 Euro (jeweils für den An- und Abreisetag, wenn Ihr Mitarbeiter an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet)
  3. Keine Übernachtung: 12 Euro (für jeden Kalendertag ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung, wenn er mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der 1. Tätigkeitsstätte abwesend ist).

3. 3-Monats-Frist

Werden Mitarbeiter dauerhaft nicht im Stammbetrieb beschäftigt, können die steuerfreien, pauschalen Verpflegungsmehraufwendungen maximal über einen Zeitraum von 3 Monaten gezahlt werden.

4. Unterbrechungen - generelle 4-Wochen-Frist

Wird eine auswärtige Tätigkeit unterbrochen, beginnt ab 1.1.2014 die 3-Monats-Frist neu, sofern die Unterbrechung mindestens 4 Wochen beträgt.

Der Grund hierfür (Urlaub, Krankheit, vorübergehende Abberufung usw.) spielt keine Rolle. Bis 31.12.2013 gilt die alte Regelung: Unterbrechungen durch Urlaub oder Krankheit spielen keine Rolle bei der 3-Monats-Frist, bei einer Abberufung gilt hier bereits die 4-Wochen-Frist.

5. Auslandreisen

Auch bei Auslandsreisen gilt die vereinfachte Staffelung für die Abwesenheitsdauer. Also: 8 bis 24 Stunden bzw. ganztägig (= 24 Stunden).

Es gibt damit folgende Pauschalen:

  • 120 % des für das jeweilige Land maßgeblichen Auslandstagegeldes bei Abwesenheit von Wohnung und 1. Tätigkeitsstätte von 24 Stunden
  • 80 % des für das jeweilige Land geltende Auslandstagegeld an bzw. für jeden Kalendertag, an dem Ihr Mitarbeiter (oder Sie selbst) ohne Übernachtung mehr als 8 Stunden von Wohnung und 1. Tätigkeitsstätte entfernt ist.
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