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13 aussagekräftige Strategien und hilfreiche Tipps aus der Praxis verhelfen Ihnen selbstbewusster in Verkaufsgespräche zu gehen.

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Raus aus der Sekretärinnen-Falle – rein in den Termin: Mit diesen Tipps zu mehr Terminen

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Bei der Akquise im geschäftlichen Bereich stellt die Überwindung der Vorzimmerbarriere die erste Phase dar. Und vor allem wenn Sie größere Unternehmen oder gar Konzerne ansprechen, landen Sie zunächst in der Telefonzentrale, die Sie dann an die Sekretärin des Inhabers, Einkäufers oder Geschäftsführers durchstellt.

Tipp 1: Der Vorname ist Trumpf

Die besten Karten, von dort weiterzukommen, haben Sie, wenn Sie sich selbst mit kompletten Vor- und Familiennamen vorstellen und auch den Namen des gewünschten Gesprächspartners mit Vorund Familiennamen nennen. Also so:

„Guten Tag, mein Name ist Günter Stein. Bitte verbinden sich mich mit Klaus Rohrer.“

Warum so?

Weil diese Art der Ansprache ein hohes Maß an Vertrautheit signalisiert, dem sich eine Sekretärin kaum verschließen wird.

Im Bereich des Geschäftslebens ist es nämlich eher selten, dass der Vorname mit genannt wird. Wenn Sie es aber tun, wecken Sie hiermit die Assoziation, dass Anrufer und Person, die angerufen wird, sich persönlich bekannt sind.

Mit dieser Taktik haben Sie es leichter, einen positiven Einstieg in den Dialog zu finden.

Tipp 2: Die Macht der positiven Assoziationen nutzen

Natürlich ist der gelungene Einstieg ins Gespräch noch nicht alles.

Sie kommen auch damit nicht um die zentrale Frage herum, die in allen Sekretariaten zum alltäglichen Repertoire gehört: „Um was geht es denn?“

Achtung: Wenig vorteilhaft ist es, wenn Sie auf die Frage „Um was geht es denn?“ gleich Ihr Geschäftsanliegen unterbreiten und möglicherweise sogar gleich die Produktbezeichnung nennen.

Warum? Weil folgende Antwort auf diese Ausführungen nahe liegt: „Danke, da sind wir bereits bestens eingedeckt. Kein Bedarf!“

Besser: Es geht bei Ihrem Anruf nicht um Ihr Produkt – es geht darum, ein ganz bestimmtes Ziel zu erreichen.

Dieses Ziel heißt: Terminvereinbarung. Doch natürlich sprechen Sie nicht von „Termin“, sondern verwenden Ausdrücke, die positive Assoziationen wecken. Dazu zählen: „persönliche Einladung“, „Kennenlernen“, „persönlicher Vergleich“ usw.

Auch das funktioniert:

Erfolgreich funktioniert auch der Satz: „Liebe Frau Mustermann, Ihr Chef, Herr Rohrer, hat beim letzten gemeinsamen Telefonat Anfang des Jahres darum gebeten, dass ich nochmals auf ihn zukomme, wenn in unserem Angebot aktuelle Veränderungen aufgetreten sind. Deshalb komme ich heute seinem Wunsch nach ...“

Tipp 3: Der kleine Flunkerer

Der Hinweis auf früher zugesandtes Informationsmaterial oder auf einen früheren Kontakt funktioniert auch, wenn es eine solche Zusendung oder einen solchen Kontakt gar nicht gegeben hat.

Die Sekretärin jedenfalls hat damit nur noch wenige Handlungsmöglichkeiten. Sie wird sich bemühen, dem Wunsch Ihres Chefs zu entsprechen, und keinen Grund sehen, Sie abzublocken.

Tipp 4 : Das doppelte Telefonat

Nun kann es auch vorkommen, dass Sie zwar Name und Telefonnummer der Firma kennen, nicht aber den Ansprechpartner, mit dem Sie gerne einen Termin vereinbaren möchten.

Das ist eine Situation, die eher die Regel als die Ausnahme ist. Doch auch hier können Sie „punkten“:

Achtung: Fragen Sie in diesem Fall nicht die Sekretärin nach dem Namen ihres Chefs oder ihrer Chefin.

Denn: Ein Anrufer, der nicht einmal den Namen seines vermeintlichen Ansprechpartners weiß, ist offensichtlich diesem Ansprechpartner vollkommen unbekannt. Ihre Chancen, durchgestellt zu werden, sinken deutlich!

Besser: Sie führen zwei Telefonate. Fragen Sie in der Zentrale oder über die Hauptnummer des Unternehmens erst nach, wie ihr Ansprechpartner heißt – führen Sie also ein separates Informationsgespräch.

Haben sie schließlich den Namen des Ansprechpartners herausgefunden, können Sie im Laufe der Woche gezielt nach Herrn XY fragen – und kommen mit den oben genannten Tipps schnell zum Ziel.

Tipp 5: Zweite Chance geben

Nicht immer will die Sekretärin mit der Frage „Um was geht es denn?“ Anrufer gleich ganz herausfiltern.

Manchmal will sie einfach nur herausfinden, ob das Telefonat so wichtig ist, dass es sofort durchgestellt werden sollte oder auch auf einen anderen Zeitpunkt verlegt werden kann, der besser in den Tagesablauf ihres Chefs passt.

Bewährt hat es sich deshalb, wenn Sie an Ihre Aussage zum Gesprächsanliegen gleich noch die Alternativformulierung anhängen: „Frau Mustermann, wenn es im Augenblick ungünstig ist, melde ich mich gerne später noch einmal. Ist es besser direkt nach der Mittagspause oder lieber im Laufe des Nachmittags?“

Das Ergebnis: Die Sekretärin wird automatisch den Tagesablaufs ihres Chefs (und damit IHRER Zielperson) gedanklich ablaufen lassen und Ihnen mit großer Wahrscheinlichkeit einen günstigen Anrufzeitpunkt nennen.

Ihr zweiter Anlauf funktioniert dann auch gleich viel leichter.

Es reicht, wenn Sie sagen: „Hallo Frau Mustermann, heute Vormittag sagten Sie, dass jetzt, um 16.00 Uhr, der beste Zeitpunkt ist, um kurz mit Herrn Klaus Rohrer zu zu sprechen. Könnten Sie mich bitte verbinden?“

Fazit: Die Vorzimmerbarriere ist knackbar. Nutzen Sie die Tipps – und starten Sie Ihre Terminoffensive!

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