Gratis-Download

13 aussagekräftige Strategien und hilfreiche Tipps aus der Praxis verhelfen Ihnen selbstbewusster in Verkaufsgespräche zu gehen.

Jetzt downloaden

Reisekostenreform 2014: 4 Knackpunkte umgehen – rechts- und finanzamtssicher starten

0 Beurteilungen

Erstellt:

Zum 1.1.2014 trat ein neues Reisekostenrecht in Kraft. Da viele Ihrer Verkäufer und möglicherweise auch Sie für das Unternehmen viel auf Achse sind, ist diese Änderung für Sie von besonderer Bedeutung. Doch wie so oft bei einem neuen Recht: Bei seinem Versuch, besonders gründlich vorzugehen, hat der Gesetzgeber sich ein wenig verrannt, so dass nach der Lektüre des Gesetzes viele Fragen offen blieben.

Aus diesem Grund hat das Bundesministerium für Finanzen jetzt ein Schreiben mit klarstellenden Beispielen nachgeschoben (Az. IV C 5 - S 2353/13/1000).

Das Schreiben macht deutlich: Das neue Reisekostenrecht birgt für Sie und Ihre Mitarbeiter in Vertrieb und Verkauf eine Reihe von Knackpunkten. Welche das sind und wie sie sie umgehen, zeigt dieser Beitrag.

Knackpunkt Abwesenheitsdauer

Regelrecht „bejubelt“ wurde, dass Arbeitnehmer, die sich auf einer eintägigen Dienstreise befinden, ab 1.1.2014 zumindest für kürzere Reisen eine höhere steuerfreie Verpflegungspauschale erhalten können. Der Grund: Bislang gab es bei den steuerfreien Verpflegungspauschalen drei Grenzen:

  • Mitarbeiter, die 8 bis 14 Stunden im Inland unterwegs waren, konnten pauschal 6 Euro erhalten.
  • Mitarbeiter, die 14 bis 24 Stunden im Inland unterwegs waren, konnten 12 Euro steuerfrei erhalten.
  • Wer über 24 Stunden unterwegs war, konnte 24 Euro steuerfrei bekommen.

Die Neuregelung besagt nun, dass Arbeitnehmer, die über 8 Stunden unterwegs sind, nicht mehr wie bisher nur 6, sondern 12 Euro pauschal erhalten können. Auf den ersten Blick erfreulich, auf den zweiten aber heißt genau das: Acht Stunden reichen nicht mehr aus!

Die Lösung: Wenn ein Mitarbeiter im Reisekostenformular nun exakt 8 Stunden abrechnet, zahlen Sie ihm keine steuerfreie Pauschale. Rechnet er zum Beispiel 8.15 Stunden ab, kann er steuerfrei von Ihnen die 12 Euro erhalten (§ 4 Abs. 5 Nr. 5c EStG). Weisen Sie Ihre Mitarbeiter entsprechend hierauf hin.

Knackpunkt „Erste Tätigkeitsstätte“ und 3-Monats-Frist

Im neuen Reisekostenrecht gilt der Grundsatz: Ein Arbeitnehmer kann nur eine erste Tätigkeitsstätte (= Arbeitsstätte) haben. Das ist für Arbeitnehmer von Bedeutung, die häufig in unterschiedlichen Betriebsteilen oder über Monate hinweg bei Kunden vor Ort eingesetzt werden:

Was als „erste Tätigkeitsstätte“ gilt, ergibt sich nach Auffassung des BMF aus den Regelungen im Arbeitsvertrag oder der Dauer der Entsendung (zum Beispiel in einen Kundenbetrieb). Grundsätzlich gilt, dass die Mehraufwendungen für Verpflegungen auf die ersten drei Monate der Auswärtstätigkeit beschränkt sind.

So entscheiden Sie richtig:

  • Bei beruflichen Tätigkeiten auf „mobilen, nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtungen“ gilt keine 3-Monats-Frist (z. B. Fahrer von Lkw oder Bus).
  • Ansonsten kommt die 3-Monats-Frist dann zur Anwendung, wenn Ihr Arbeitnehmer an seiner jeweiligen Tätigkeitsstätte mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig werden soll. Umgekehrt heißt das:
  • Die 3-Monats-Frist gilt dann nicht, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an zwei Tagen wöchentlich aufgesucht werden soll. Beispiel: Ihr Mitarbeiter Walter Fritz betreut eine Software-Einführung beim Kunden, die ihn rund 1 Jahr lang an 2 Tagen die Woche zum Kunden führt. Folge: Er kann das ganze Jahr die Verpflegungspauschalen abrechnen, da die 3-Tage-Frist nicht erreicht wird.

Unsere Empfehlung: Ich empfehle Ihnen, die Zuordnung zu einer bestimmten Tätigkeitsstätte zu dokumentieren. Sofern das nicht bereits im Arbeitsvertrag geschehen ist, können sie das durch eine schriftliche Dienstanweisung oder auch eine kurze Mitteilung nachholen.

Knackpunkt „An- und Abreisetag“

Ist ein Mitarbeiter für Sie auf Dienstreise, können sie ihm die oben erwähnten steuerfreien Verpflegungspauschalen zukommen lassen. Vorausgesetzt, die Dienstreise dauert länger als 8 Stunden. Doch für den An- und Abreisetag bei mehrtätigen Dienstreisen gilt eine Besonderheit: Für den An- und Abreisetag gilt jeweils die Verpflegungspauschale von 12 Euro – egal, wie lange die Reise wirklich dauert.

Beispiel: Ihr Mitarbeiter Peter Werner fährt am Mittwochnachmittag zu einer Weiterbildung. Am Freitagnachmittag, 15.00 Uhr, kehrt er nach Hause zurück. Damit können Sie als Arbeitgeber ihm folgende Beträge steuerfrei zahlen:

  • Für den Mittwoch (Anreisetag): 12 Euro Verpflegungspauschale
  • Für den Donnerstag (voller Tag): 24 Euro Verpflegungspauschale
  • Für den Freitag (Abreisetag): 12 Euro Verpflegungspauschale

Knackpunkt „Verköstigung auf der Dienstreise“

Wird Ihr Mitarbeiter auf der Dienstreise auf Kosten Ihres Unternehmens verköstigt, müssen Sie die Verpflegungspauschalen um die jeweils eingenommenen Mahlzeiten kürzen.

Dabei werden die Pauschalen wie folgt reduziert:

  • für das Frühstück um 20 Prozent = 4,80 Euro bei der Inlandspauschale
  • für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent (= 9,60 Euro bei der Inlandspauschale)

Beispiel: Peter Werner aus dem Beispiel oben hat, sofern Ihr Unternehmen keine Mahlzeit bezahlt, einen Erstattungsanspruch von 48 Euro. Doch angenommen, Peter Werner erhält, was ja nicht unüblich ist, eine Verköstigung im Hotel bzw. während der Fortbildungsmaßnahme, die Sie als Arbeitgeber tragen, in diesem Fall also Frühstück, Mittag- und Abendessen, dann sieht das so aus:

Mittwoch: Abendessen
Donnerstag: Frühstück * Mittagessen * Abendessen
Freitag: Frühstück * Mittagessen

Folge: Sie kürzen die Verpflegungspauschale um
2 x Frühstück = 2 x 4,80 € = 19,60 €
2 x Mittagessen = 2 x 9,60 € = 19,20 €
2 x Abendessen = 2 x 9,60 € = 19,20 €
gesamt: 48,00 €

Ergebnis: Peter Werner kann keine Verpflegungspauschale mehr erhalten. Denn die Kürzungen der Pauschale durch die bereitgestellten Mahlzeiten entsprechen in der Höhe genau der ihm zustehenden Verpflegungspauschale.

Tipp: Echte Reisenebenkosten (Parkplatzgebühren, Telefonkosten, Kosten für Schließfach usw.) können Sie auch weiterhin immer zusätzlich gegen Nachweis steuerfrei ersetzen.

So regeln Sie den wichtigsten „Knackpunkt“: Die erste Tätigkeitsstätte

Im neuen Reisekostenrecht gilt der Grundsatz: Ein Arbeitnehmer kann nur eine erste Tätigkeitsstätte (= Arbeitsstätte) haben. Das ist für Arbeitnehmer von Bedeutung, die häufig in unterschiedlichen Betriebsteilen oder über Monate hinweg bei Kunden vor Ort eingesetzt werden:

Für den Weg von zu Hause zur ersten Tätigkeitsstätte können die Arbeitnehmer im Verkauf und Vertrieb die Entfernungspauschale (= Pendlerpauschale von je 30 Cent je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstelle) geltend machen. Alle anderen Fahrten für Sie als Arbeitgeber stellen Dienstreisen dar.

Beispiel: Arbeitnehmerin Karin Wenger wohnt in München Neuherberg. Sie fährt von zu Hause zu Ihrer Arbeitsstelle in München Moosach = Fahrt zur Arbeit = Pendlerpauschale.
Am Montag nimmt sie an einer Tagung in Augsburg teil. Sie fährt mit dem Auto 137 km hin und zurück.

Folge: Für die Fahrt mit dem eigenen Kfz können Sie Ihr die tatsächlich gefahrenen Kilometer mit 30 Cent je Kilometer steuerfrei vergüten, das sind 137 x 30 Cent = 41,10 Euro.

Konkret heißt das:

  • Kosten für Fahrten von der Wohnung Ihres Mitarbeiters zur ersten Tätigkeitsstätte dürfen Sie als Arbeitgeber nicht steuerfrei erstatten.
  • Für Dienstreisen und Fahrten zwischen weiteren Tätigkeitsstätten ist eine steuerfreie Erstattung möglich: entweder anhand der konkret nachgewiesenen Kosten oder – was einfach und transparent ist – anhand der steuerlichen Pauschale von 0,30 Cent je mit dem eigenen Pkw gefahrenen Kilometer.

Wie wird die erste Tätigkeitsstätte bestimmt?

Entweder durch eine Regelung im Arbeitsvertrag (Frau Hagemann arbeitet als Sekretärin in der Filiale Musterstadt ...) oder, falls eine solche Festlegung fehlt, kraft „Definition“. Das heißt: Fehlt eine vertragliche Festlegung, gilt als erste Tätigkeitsstätte jene, an der Ihr Mitarbeiter

  • typischerweise „arbeitstäglich tätig wird“ oder
  • an der er je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll.

Wir empfehlen Ihnen, die Zuordnung zu einer bestimmten Tätigkeitsstätte zu dokumentieren. Sofern das nicht bereits im Arbeitsvertrag Ihrer Verkaufs- und Vertriebsmitarbeiter geschehen ist, können sie das durch eine schriftliche Dienstanweisung oder auch eine kurze Mitteilung nachholen. Handeln Sie nach dem Motto „Transparenz ist alles!“

Eine erste Tätigkeitsstätte kann ab 2014 sein:

  • eine ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers,
  • die ortsfeste Einrichtung eines verbundenen Unternehmens nach § 15 AktG oder
  • die ortsfeste Einrichtung eines Dritten, z. B. eines Kunden, Mandanten, einer Entleihfirma.

Beispiele:

KEINE ortsfeste betriebliche Einrichtung
Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen, häusliches Arbeitszimmer eines Arbeitnehmers.

Ortsfeste betriebliche Einrichtung
Firmensitz, Sitz eines Kunden, an dem ein Arbeitnehmer dauerhaft arbeitet, Baustellen, soweit die Arbeiten in oder an einem Gebäude durchgeführt werden.

Wichtig: Zusätzlich entscheidend: dauerhafte Zuordnung
Ob eine erste Tätigkeitsstätte aber nun tatsächlich vorliegt, entscheidet sich aber auch an der Frage, ob die Zuordnung „dauerhaft“ erfolgt oder nicht. Bislang ging der Gesetzgeber spätestens dann von einer dauerhaften Zuordnung aus, wenn die Abordnung länger als 48 Monate dauerte.

Beispiele:

  • Keine erste Tätigkeitsstätte bei der Auswärtstätigkeit (= Verpflegungspauschalen können steuerfrei gezahlt werden)
  • Erste Tätigkeitsstätte (= Entfernungspauschale und ggf. zu versteuernder geldwerter Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit privat genutztem Dienstwagen)

Ihr Mitarbeiter Peter Werner soll den Verkauf in der Betriebsstätte in München ankurbeln. Sie ordnen ihn vom Stammsitz in Hannover für zunächst 18 Monate nach München ab. Nach 18 Monaten verlängern Sie die Maßnahme um 36 Monate.

Folge: Obwohl die Abordnung damit 54 Monate dauert, wird München nicht zur ersten Tätigkeitsstätte, da – und darauf kommt es an – Sie bei Beginn des Projekts noch nicht davon ausgehen konnten, dass diese länger als 48 Monate dauern wird.

Sie stellen einen Mitarbeiter für ein neues Projekt befristet ein. Der befristete Vertrag endet mit Abschluss des Projekts.

Fazit: Das neue Reisekostenrecht wird zur Herausforderung. Doch jetzt meistern Sie es souverän.

Verkauf- & Vertrieb inside

Erweitern Sie Ihr Vertriebs-Wissen mit dem besten Praxis-Know-how, erfolgserprobten Arbeitshilfen, Verhandlungsstrategien und Best-Practice-Beispielen für Verkaufs- und Vertriebsprofis.

Datenschutz

Anzeige

Produktempfehlungen

Steigern Sie Ihre Erfolgsquote: Vergaberecht & Angebotsstrategien für Bieter

Praxiswerkzeuge und Know-how für Vertriebsprofis

Ihr starker Berater für ein rechtssicheres Online-Marketing

Immer einen Tick voraus: Erfolgsbeispiele, Insider-Tipps, Ideen und Online-Trends für erfolgreiches Marketing

Eigene Ideen schützen – Rechte sichern – Im Wettbewerb bestehen

Von der Vorbereitung bis zum Fest: Souverän und entspannt durch die Weihnachtszeit