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Verkaufsgespräch-Protokoll wird Auftrag

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Eigentlich sind die Verhandlungen bestens gelaufen. Verkäufer Meier hat mit dem Kunden die Details des Auftrags durchgesprochen. Er hat ihm das Protokoll der Besprechung per E-Mail geschickt – inklusive seiner Bestelldaten. Eine Antwort kam nicht. Also dachte er: Auftrag raus! Doch nun verhandelt der Kunde überraschend nach. Was mache ich falsch?

Günter Stein, Chefredakteur von „Besser verkaufen” , rät: Es gibt 2 Arten von Verhandlungsprotokollen: das ein- und das zweiseitige.

Ein einseitiges Verhandlungsprotokoll, das offensichtlich nur Einzelpunkte auf dem Weg zum Vertrag regelt und keineswegs alle zu regelnden Vertragsinhalte enthält, ist nicht bindend. Das können Sie aber mit folgender Formulierung umgehen:

Muster-Formulierung:Alle in diesem Verhandlungsprotokoll getroffenen Vereinbarungen sind verbindlich, wenn es später bei den folgenden und noch offenen Punkten zur Einigung kommt: ...“ (Aufzählung der ungeklärten Vertragspunkte).

Die bessere Lösung: Das zweiseitige Verhandlungsprotokoll

Das Verhandlungsprotokoll mit den Ergebnissen wird von beiden Geschäftspartnern am Ende der Verhandlung oder wenige Tagen später unterschrieben. Ganz besonders wichtig ist das Protokoll der abschließenden, zur Einigung führenden Verhandlung. Damit können Sie genau belegen, was vereinbart wurde. Ihr Kunde kann hinterher nicht einfach etwas anderes behaupten oder einfach im schriftlichen Auftrag andere Spezifikationen festsetzen.

Tipp: Das von beiden Seiten unterschriebene Verhandlungsprotokoll führt aber nicht automatisch zum Vertragsabschluss. Überlegt es sich eine der Parteien nach der Protokollunterzeichnung anders, sind Nachverhandlungen also möglich.

Denken Sie auch an die Entscheidungsbefugnis!
Weder der Einkäufer noch Sie als Verkäufer können einen Vertragsabschluss erzwingen. Sie können aber vor der Verhandlung fragen, ob und in welchem Umfang Ihr Gegenüber abschlussberechtigt ist bzw. welche anderen Personen aus seinem Unternehmen mitentscheiden und eine Verbindlichkeits-Klausel in das Verhandlungsprotokoll aufnehmen.

Muster-Formulierung Die in diesem Protokoll erzielten Vereinbarungen sind im Auftragsfall für beide Seiten bindend. Beide Seiten verpflichten sich, keine Änderungswünsche mehr einzubringen.“

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