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Weihnachtsfeier mit Ihren Vertriebsmitarbeitern: 5 wichtige Rechtsaspekte

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In vielen Unternehmen ist die jährliche Weihnachtsfeier eines der Highlights des Jahres. 5 Rechtsaspekte, die es dabei zu beachten gilt:

1. Gibt es für Ihre Mitarbeiter eine Teilnahmepflicht an der Weihnachtsfeier?
Wenn Sie die Weihnachtsfeier für Ihre Mitarbeiter während der Arbeitszeit veranstalten, also Beginn und Ende in die reguläre Arbeitszeit fallen, bedeutet dies, dass derjenige, der nicht mitfeiern möchte, seine normale arbeitsvertragliche Verpflichtung erfüllen muss, sprich: zu arbeiten hat.

Ist das aufgrund der abwesenden Kollegen nicht möglich - und kann dem Mitarbeiter auch keine andere zumutbare Arbeit zugewiesen werden -, darf er nach Hause gehen. Findet die Weihnachtsfeier außerhalb der Arbeitszeit statt, besteht keine Anwesenheitspflicht.

Achtung: Zwar besteht keine Teilnahmepflicht für Mitarbeiter, jedoch ein Teilnahmerecht. Das heißt: Sie dürfen keinen Mitarbeiter willkürlich von der Feier ausschließen. Das verbietet der allgemeine arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz.

2. Welche arbeitsvertraglichen Pflichten hat der Mitarbeiter auf der Weihnachtsfeier?
Trotz der Feier gelten für jeden Mitarbeiter arbeitsvertragliche Nebenpflichten. Wer Kollegen oder Vorgesetzte beleidigt oder belästigt, riskiert damit eine verhaltensbedingte, in schweren Fällen sogar die fristlose Kündigung.

3. Welchen Betrag dürfen Sie pro Mitarbeiter steuerfrei ausgeben?
Unternehmen können die Kosten ihrer Betriebsfeier nur dann von der Steuer abziehen, wenn sie 3 zentrale Bedingungen einhalten, sonst zählen die gesamten Zuwendungen zum lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn. Die Bedingungen lauten:

  • Mitarbeiter zählen: Eine Veranstaltung gilt nur dann als abzugsfähige Betriebsfeier, wenn alle Mitarbeiter eingeladen werden. Eine Weihnachtsfeier, die nur für einen beschränkten Kreis der Mitarbeiter von Interesse ist - z. B. nur für die Mitarbeiter der Vertriebsabteilung -, kann dann eine abzugsfähige Betriebsveranstaltung sein, wenn die Begrenzung des Teilnehmerkreises keine Bevorzugung bestimmter Mitarbeiter ist.
  • Nur 2 Veranstaltungen: Die Finanzbehörden erkennen höchstens 2 Betriebsfeiern pro Kalenderjahr an. Ausnahmen gelten auch nicht bei besonderen Anlässen wie Firmenjubiläen. Ab der 3. Veranstaltung sind die Aufwendungen in voller Höhe lohnsteuerpflichtig.
  • Nur 110 €: Für die Weihnachtsfeier gewährt das Finanzamt pro Mitarbeiter einen lohnsteuer- und sozialversicherungsfreien Betrag von 110 € einschließlich Umsatzsteuer. Darin müssen sämtliche Kosten der Veranstaltung, also auch für Musik, Programm, Raummiete, Dekoration, Essen, Getränke etc. enthalten sein. Bei der Ermittlung des Zuwendungsbetrags werden die Gesamtkosten der Weihnachtsfeier durch die Zahl der teilnehmenden Mitarbeiter geteilt.
    Achtung: Liegen die Ausgaben pro Mitarbeiter auch nur einen Cent darüber, wird die Feier insgesamt steuerpflichtig. Die Folge ist nicht nur eine Lohnsteuer-, sondern auch eine Sozialversicherungspflicht. Und: Ist der Ehepartner oder Lebensgefährte des Mitarbeiters mit eingeladen, muss er sich die 110 € mit ihm teilen. Der Betrag gilt nämlich nur pro Mitarbeiter, nicht aber pro Teilnehmer.

4. Was dürfen Sie Ihren Mitarbeitern zu Weihnachten schenken, ohne steuerliche Nachteile für das Unternehmen befürchten zu müssen?
Ihren Mitarbeitern dürfen Sie Geschenke bis zu einem Wert von 40 € machen. Aber Achtung: Auch dieser Betrag muss in der 110-€-Freigrenze enthalten sein. Wird die 110-€-Grenze überschritten oder werden Ihren Mitarbeitern größere Sachgeschenke (über 40 €) anlässlich der Betriebsfeier zugewendet, so ist eine Pauschalierung mit einem Pauschsteuersatz von 25 % möglich (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG).

In diesem Fall bleiben Feier und Geschenke sozialversicherungsfrei. Wichtig: Es darf sich bei den Geschenken nur um Sachleistungen handeln. Verschenken Sie dagegen Geld- oder Geldersatzleistungen (beispielsweise Gutscheine im Wert von 40 €), dann muss Ihr Unternehmen auf den vollen Betrag Steuern entrichten.

5. Wie sieht es mit dem Versicherungsschutz aus?
Auch auf solchen Weihnachtsfeiern, die außerhalb des Unternehmens und außerhalb der Arbeitszeit angesetzt sind, sind Sie und Ihre Mitarbeiter gegen Unfälle versichert. Entscheidend ist nur, dass die Feier vom Unternehmen organisiert und durchgeführt oder gebilligt und gefördert wird, z. B. durch die Übernahme der Getränke- und Verzehrkosten oder eine entsprechende Freistellung der Mitarbeiter.

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