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Personalplanungstools – kostenlose sowie kostenpflichtige

 
Urheber: Jirapong | Fotolia.de

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Die Personalplanung ist für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend. Wo Sie solche Planungen früher per Hand ausführen mussten, da helfen Ihnen heute spezielle Tools aus dem Internet.

Personalplanungstools erleichtern Ihnen die Arbeit

Diese Software-Lösungen zur Personalplanung -inbesondere die kostenlosen Tools - lassen sich ganz leicht downloaden und einfach verwenden.

Auch kostenpflichtige Software-Lösungen sind vor dem Kauf kostenfrei, was Ihnen dabei hilft, das System überhaupt erst einmal kennenzulernen. Um die Personalplanungstools möglichst problemlos in ein vielleicht schon bestehendes System zu integrieren, werden fast immer Support-Mitarbeiter zu Ihnen gesandt.

Kostenlose Software-Lösungen zur Personalplanung

schichtplaner-online.de

Dieses Tool ist über das Internet erhältlich und arbeitet außerdem Cloud-gestützt. Mittels eines Personaldienstplans und einer integrierten Chat-Funktion können Sie mit den Mitarbeitern in Kontakt treten, diese können Ihnen ihre Wünsche mitteilen und Sie können den fertig erstellten Plan mittels E-Mail versenden.

Es gibt also bei dieser Software:

  • Drag & Drop-Funktion
  • Erfassung von Urlaubsansprüchen, Resturlaub sowie bereits verwendeten Urlaubstagen
  • Dienstplanung (via farbiges Schichtplan-Gerüst)
  • Markierung von An- oder Abwesenheitszeiten
  • Zeiterfassung
  • Chat-Funktionen (zum Beispiel Austausch unter Mitarbeitern)
  • SMS und Nachrichtendienst
  • Live- und Auto-Modus Statistiken (grafische Darstellung von Abeitsaufkommen und Arbeitszeiten)
  • Auswertungen

Ein großer Vorteil bei diesem Tool liegt zudem in den verschiedenen Möglichkeiten, eine gut funktionierende Kommunikation zwischen Ihnen und weiteren Akteuren im Rahmen der Personalplanung herzustellen. Sie können ohne Probleme mit der Unternehmensführung, den Abteilungsleitern sowie natürlich den Mitarbeitern in Kontakt treten und wichtige Details der Personalplanung besprechen.

Um das Programm von schichtplaner-online.de nutzen zu können, müssen Sie sich lediglich mit Ihren Firmen- und Kontaktdaten anmelden und können dann die Software herunterladen. Die Software lässt sich in verschiedenen Branchen einsetzen (Hotelgewerbe oder Gastronomie, in Restaurants, einer Arztpraxis oder auch bei Pflegediensten).

Die Software von persoo - für Kleinunternehmen

Vor allem für kleinere Unternehmen eignet sich persoo Software-Lösung, die zu den bekanntesten und beliebtesten gehört, sehr gut. Eigentlich ist ihre Verwendung kostenpflichtig, allerdings werden Sie nach einer kostenlosen Test-Metaphase in der Version Pro automatisch in die Free-Version zurückgesetzt, womit die Anwendung kostenlos bleibt.

Zu bieten hat persoo einige interessante Features, die Ihnen bei der Personalplanung behilflich sein könnten. Dazu zählen etwa:

  • Abstimmungsfunktion (erstellte Dienstpläne werden mit dem eingeplanten Personal abgestimmt)
  • Information (das Programm informiert potenzielles Personal, dieses kann sich für eine Schicht bewerben)
  • Vorschlagsalgorithmus (das System schlägt passendes Personal nach Fähigkeiten oder Verfügbarkeit vor)
  • Erstellung und Einbindung von Bewerbungsbögen durch das System hilft bei der Personalakquise
  • Angabe von favorisierten Arbeitstagen durch das Personal
  • Bewertungsfunktion (mit der Sie die Mitarbeiter vertraulich einordnen)
  • Zuordnung von bestimmten Fähigkeiten (hilft beim Herausfiltern von geeignetem Personal)
  • Datenaktualisierung durch das Personal
  • Funktion für Datenexport (als pdf-Datei oder Excel-Tabelle)
  • Kalendersynchronisierung (Integration in Google, Apple oder Outlook)
  • Datenverfügbarkeit (Verbindungsmöglichkeit mit verschiedenen Endgeräten wie PC, Tablet-PC, Smartphone)

Als wichtigen Service garantiert das Unternehmen zudem, dass es keine Werbung gibt und die verwendeten Daten nicht an Dritte verkauft werden. Die Einhaltung der Richtlinien bezüglich der neuen europäischen Datenschutzgrundverordnung (kurz: DSGVO) wird gewährleistet.

Dieses Tool kann von Bars oder Event-Agenturen genutzt werden. Zudem ist es in Arztpraxen oder bei Großveranstaltungen einsetzbar.

Rundum-Service mit Timecount

Mit seiner Software hat Timecount außerdem ein technisch ausgereiftes System entwickelt, mit dem sich alle wichtigen Kerndaten der Personalplanung erfassen, strukturieren und auswerten lassen.

Der große Vorteil liegt im integrierten Mitarbeiterportal und in der mobilen App, über welche Sie die Mitarbeiter weitestgehend in die Planungen mit einbinden können. Zudem bietet Timecount viele sinnvolle Funktionen, beispielsweise:

  • Sammlung von Mitarbeiter-Stammdaten in persönlichen Mitarbeiterakten
  • Ampelsystem für frühzeitige Informationen zu Änderungen
  • Anzeige des Planungsverlaufs
  • Kontakt mit Mitarbeitern über die eigene App, Push & SMS-Nachrichten oder das E-Mail-System
  • Organisation von Dienstfahrzeug-Nutzung
  • Informations- und Zugriffsfreigabe wählbar
  • Personalplanung in Abhängigkeit von Standort oder Abteilung
  • Ausrichtung der Planung an den Qualifikationen der Mitarbeiter
  • Abgleich offener Schichten mit vorhandener Verfügbarkeit der Mitarbeiter
  • Freigabe-System für Abteilungsschichten (die Mitarbeiter planen selbstständig)
  • System zur Genehmigung, Verrechnung und Verwaltung von Urlaubszeiten oder Fehltagen

Die von Timecount zur Verfügung gestellte Software ist für unterschiedliche Branchen geeignet, etwa für Catering-Unternehmen, Pflegedienste, Gastronomie oder auch Sicherheits-, Rettungs- und Sanitätsdienste.

Der Fokus der Unternehmensgründer liegt darauf, Programme zu entwickeln, die Ihrem Unternehmen den Einstieg in den digitalen Umstieg so einfach wie möglich machen.

Q1Planungtool von QTime

Mit seinem lizenzfreien und kostenlosen Softwarepaket Q1 stellt das Unternehmen Time GmbH ein Programm zur Verfügung, mit dem Sie Ihre gesamte Personalplanung am Computer erledigen können. Als wichtigste Features werden die folgenden genannt:

  • Planungsfunktion (Personalzeiten auf Basis von Zeitmodellen und Einsatzebenen)
  • Dienstplanung
  • Erfassung aller Fehl- und Dienstzeiten
  • Führung von Zeitkonten
  • Erstellung von Zeitnachweisen
  • Auswertungs-Funktion
  • Integrationsfunktion für externe Mitarbeiter
  • Übersicht über das gesamte Personal
  • Abrechnung (inklusive automatischer Lohnart-Findung)
  • Datenexport
  • Zutrittskontrolle

Die Software ist so programmiert, dass sie sich durch ihre modulare Struktur an Ihre Anforderungen anpasst. Q1 funktioniert bei einfachen Arbeitszeitmodellen ebenso effizient, wie bei einem Unternehmen, in dem täglich in mehreren Schichten gearbeitet wird.

Das System ist außerdem in der Lage, die gesetzlichen Vorgaben zur maximal erlaubten Arbeitszeit oder zu den einzuhaltenden Pausenzeiten zu berücksichtigen und bei gesetzwidriger Planung entsprechend zu markieren.

Die besten kostenpflichtigen Personalplanungstools

SEAK - umfangreiche Tools

Das von SEAK entwickelte Workforce Management ist ein Tool, dass sich speziell für Unternehmen im Bereich Handel eignet.

Ziel der Entwickler war es, ein System zu bieten, mit dem Sie die Möglichkeit haben, die Personalplanung so effizient wie möglich zu gestalten. Die Mitarbeiter sollen nur nach Bedarf eingeplant und die Arbeitszeiten eingehalten werden. Um diese Ziele zu erreichen, verfügt SEAK über folgende Features:

  • Möglichkeit einer Jahresgrobplanung (Ermittlung unter Berücksichtigung der saisonalen Gegebenheiten, Feiertage oder Ferienzeiten)
  • Tages-, Wochen- und Monatsplanung (zur Gestaltung der täglichen Abläufe)
  • Bedarfsplanung (durch Ermitteln des optimalen Stunden- und Personalbedarfs)
  • Reporting- und Analysefunktion (auf Basis der gesammelten Stammdaten)
  • System-Integration (Datenpool und Vernetzung)
  • Zeiterfassung (Beginn und Ende der Arbeitszeit)
  • Sammlung von Daten bezüglich der Urlaubs und Abwesenheitszeiten
  • Automatisierter Datenabgleich
  • Verwendungsmöglichkeit auf verschiedenen, auch mobilen Endgeräten (dadurch Ortsunabhängigkeit)

Um die Mitarbeiter schnell zu informieren und ihre Wünsche in die Personalplanung möglichst gut miteinzubeziehen, verfügt SEAK über ein Kommunikationstool, das es zudem erlaubt, Mitarbeiter über E-Mail zu kontaktieren oder ihnen Dienstpläne zu senden.

Das System vernetzt alle Beteiligten und gewährleistet auf diese Weise höchstmögliche Transparenz aller Abläufe. Dabei werden natürlich die Vorgaben der neuen europäischen Datenschutzgrundverordnung eingehalten.

Ein für die Personalplanung ungemein wichtiger Aspekt ist die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften bezüglich des Personaleinsatzes. Bezüglich einer möglichst gerechten Personalplanung ist SEAK in der Lage, Vergleiche zu erstellen, welche mögliche Ungerechtigkeiten bei der Verteilung von freien Tagen beziehungsweise der Arbeits- und Einsatzzeiten aufzeigen. Dies geschieht durch Auswertung der Arbeitszeit- und Urlaubskonten der Mitarbeiter.

Die Software von MEP24web - online-gestützte, kostenlose Personalplanungstools

Vor allem für Unternehmen aus den Bereichen Klinik, Apotheke, Einzelhandel oder Kommunikation eigene sich die Software-Lösung von MEP24web, welche allein im deutschen Sprachraum von mehr als 1.100 Unternehmen genutzt wird.

Um eine zügige, effiziente und vor allem langfristige Personalplanung zu gewährleisten, wurde die Software von MEP24web mit zahlreichen Funktionen ausgestattet. Dazu gehören vor allem die folgenden:

  • Erstellung von Einsatzplänen (Tag, Woche, Monat)
  • Planfortschreibung (automatisch)
  • Ampelkonto (als Frühwarnsystem)
  • Verwaltung für Mitarbeiterwünsche
  • Bedarfsplanung (mittels Frequenzdaten oder auf Basis von Qualifikationen)
  • Plan-Simulationen
  • Datenexport zu Outlook, iCal oder Thunderbird(für Controlling und Abrechnung)
  • Dokumenten-Modul
  • App für Smartphone und iPad (MEP24plan)

Ein wichtiger Aspekt, den Softwaretools wie MEP 24web berücksichtigen, ist der Wunsch der Unternehmen nach Statistiken sowie nach Möglichkeiten für detailliertes Reporting und exakte Berichterstattung. Aus diesem Grund verfügt das System über die Möglichkeit, automatisierte Reportings per E-Mail zu senden, Statistiken zu Arbeits- und Fehlzeiten zu erstellen sowie eine Stundenauswertung vorzunehmen. 

Software-Lösung von Staffcoud

Staffcloud ist einsetzbar für Unternehmen in den Bereichen Sicherheit, Handel, Gesundheitswesen, Catering, Promotion, Sport- und Eventlocations sowie Personaldienstleistungen. In diesen Branchen ist große Flexibilität gefragt, weshalb die Software von Staffcloud mit folgenden Funktionen ausgestattet wurde:

  • Bewerbungstool
  • Planung funktioniert interaktiv (unter Einbeziehung der Mitarbeiter)
  • Mitarbeiter-App (inklusive Zeitstempel)
  • Datensammlung zu jedem Mitarbeiter (einsehbar und editierbar, auch vom Mitarbeiter)
  • Bewertungs-Bewertungs-System (intern, hilft bei der Auswahl geeigneter Mitarbeiter)
  • Kommunikationsplattform (E-Mail, SMS, interne Nachrichten, Push-Nachrichten)
  • Arbeitszeiterfassung 

Damit Sie als Personalplaner mit dem System umgehen können, bietet Ihnen Staffcloud die Möglichkeit, an Workshops teilzunehmen. In diesen lernen Sie die einzelnen Funktionen der Software kennen. Über die Workshops hinaus steht Ihnen ein umfassender Support zur Verfügung, der Ihnen bei Problemen oder Fragen weiterhilft.

Eine wichtige Besonderheit bei Staffcloud ist die hohe Zahl von möglichen Schnittstellen, mit denen sich die Software verbinden lässt, etwa mit Formstack, PROFFIX, ABACUS, Microsoft Dynamics, DIAS oder formunauts. Diese Vielfalt bietet die Chance zu einem wachsenden Netzwerk, von dem mehr als 100 Unternehmen in fünf verschiedenen Staaten profitieren.

Vorteil Kompatibilität – praxisorientierte Lösungen zu Personalplanungstools lassen sich einbinden

Nahezu alle Unternehmen verfügen heute über bereits existierende Computersysteme, mit denen sie die betrieblichen Abläufe organisieren. Die Entwickler solcher Software-Pakete für Unternehmen wissen um die Anforderungen, die eine solche Integration neuer Software in schon existierende Programme stellt. Deshalb wird diese Art der Software stetig weiterentwickelt. Zudem ist sie fast immer so konzipiert, dass sie sich entweder naht- und problemlos einfügen lässt oder aber als externes System mit der Unternehmenssoftware in Verbindung treten und Daten austauschen kann. Insofern sind Software-Personalplanungstools eine sinnvolle Ergänzung für Ihre Personalplanung.

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