Home Office: Flexible Arbeitszeitmodelle für mehr Motivation und Leistung

Flexible Arbeitszeiten: Wann Home-Office für Ihre Mitarbeiter sinnvoll ist

Bereits 2015 kamen Wissenschaftler der Stanford-Universität zu dem Schluss, dass Mitarbeiter in  Heimarbeit um 13 % produktiver sind als diejenigen, die ausschließlich im betrieblichen Büro sitzen.

Das bedeutet aber nicht, dass jedes Unternehmen nun alle Beschäftigten zum Arbeiten nach Hause schicken sollte. Der Austausch und der persönliche Kontakt unter den Kollegen bzw. zwischen Führung und Mitarbeitern sind ebenfalls enorm wichtig. Nicht selten entstehen beim Plausch in der Kaffeeküche die besten Ideen. Die Kombination aus Anwesenheit und gelegentlichen Home-Office-Tagen kann in vielen Unternehmen sowohl die Mitarbeiterzufriedenheit als auch die Produktivität steigern.

Muss eine Tätigkeit im direkten Kontakt mit Kunden, Patienten, Mandanten oder anderen Kollegen stattfinden, kommt die Arbeit im Home-Office von vornherein nicht infrage. Darüber hinaus gibt es Mitarbeiterpersönlichkeiten, für die eine Home-Office-Vereinbarung wenig sinnvoll ist.

Das sind zum einen Arbeitnehmer, die in einem hohen Maße auf soziale Interaktion angewiesen sind, um produktiv zu sein. Einigen Beschäftigten fehlt es an Selbstdisziplin.

Home Office ist keine Verpflichtung

Sie können nicht einseitig anordnen, dass Mitarbeiter im Home-Office arbeiten, denn Ihr Direktionsrecht endet spätestens an der Wohnungstür des Mitarbeiters. Andererseits können die Beschäftigten auch nicht vom Arbeitgeber verlangen, dass Home-Office-Tage eingeführt werden.

Im Übrigen gelten für Mitarbeiter, die auch von zu Hause aus arbeiten, gegenüber allen anderen Arbeitnehmern arbeitsrechtlich keine Besonderheiten.

Home Office bedeutet Vertrauensarbeitszeit 

Arbeit von Mitarbeitern im Home-Office basiert in der Regel auf Vertrauensarbeitszeit. Das bedeutet: Ihr Unternehmen verzichtet auf eine Arbeitszeiterfassung und -kontrolle. Sie als Entgeltabrechner orientieren sich in solchen Fällen an der mit diesem Mitarbeiter vertraglich vereinbarten Arbeitszeit.

Grundsätzlich ist es Sache des Mitarbeiters, den eigenverantwortlichen Zeitausgleich zu kontrollieren und durchzuführen.

Flexible Arbeitsmodelle: Von Job-Sharing über Gleitzeit bis hin zur Arbeit auf Abruf

Während Arbeiten im Home-Office vor allem eine Abwandlung des Arbeitsorts bedeutet, können Sie auch die Arbeitszeiten flexibilisieren. Die Festlegung von Beginn und Ende der Arbeitszeit schreibt der Gesetzgeber nicht vor. Ihr Betrieb hat – je nach Interessenlage – viele Möglichkeiten zu variieren.

Die Arbeitszeit kann Ihr Unternehmen in Bezug auf die Lage und außerdem in Bezug auf den Umfang der Arbeitszeit flexibel gestalten. Außerdem ist es möglich, beides zu kombinieren. Auch im Gesetz ist die Flexibilisierung der Arbeitszeit ausdrücklich vorgesehen (§ 1 Nr. 1 ArbZG).

Arbeit auf Abruf: Der Arbeitgeber entscheidet über die Arbeitszeiten

Bei der Arbeit auf Abruf, die ausdrücklich im Gesetz geregelt ist, vereinbart Ihr Unternehmen vertraglich eine bestimmte wöchentliche Arbeitszeit mit einem Mitarbeiter (§ 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG)).

Wann diese Arbeitszeit abgerufen wird, bleibt aber Ihrem Unternehmen überlassen. So kann der Vorgesetzte die Zeiten des Mitarbeiters flexibel dem kurzfristigen Arbeitsanfall in Ihrem Unternehmen anpassen.

Achtung: Auch bei der Arbeit auf Abruf hat die Flexibilität ihre Grenzen. Hat Ihr Unternehmen keine Arbeitszeit vereinbart, gelten automatisch die gesetzliche Arbeitszeit von wöchentlich zehn Stunden und pro Abruf eine Arbeitszeit von mindestens drei aufeinanderfolgenden Stunden.

Die vereinbarte oder gesetzlich festgelegte Arbeitszeit muss Ihr Unternehmen dem Mitarbeiter auch dann bezahlen, wenn sie nicht abgerufen wurde. Der Abruf muss außerdem immer  mindestens vier Tage, bevor der Mitarbeiter zur Arbeit erscheinen soll, erfolgen. Erfährt der Mitarbeiter zu spät von seinem Einsatz, muss er die Arbeit nicht antreten. Er kann dies jedoch selbstverständlich freiwillig tun.

Job-Sharing – eine geteilte Arbeitsstelle

Beim Job-Sharing nach § 13 TzBfG teilen sich zwei oder mehrere Mitarbeiter eigenverantwortlich eine Stelle. Für ein ganzes Team, z. B. im Servicebereich, legt der jeweilige Vorgesetzte die Arbeitszeiten fest. Er bestimmt außerdem, wann wie viele Mitarbeiter anwesend sein müssen.

Gleitzeit ermöglicht flexible Arbeitszeiten

Weit verbreitet als Flexibilisierungsinstrument ist auch die klassische Gleitzeit: Ein Unternehmen legt eine Kernzeit fest, für die eine allgemeine Anwesenheitspflicht gilt.

Die Zeiten vor und nach dieser Kernzeit sind die Ein- und Ausgleitspannen. Die Beschäftigten können auf diese Weise Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit flexibel (und natürlich auch dem Arbeitsanfall entsprechend) gestalten. Überstunden gleichen Sie entsprechend einem vertraglichen Vergütungsmodell oder mit Freizeit aus.

Jahresarbeitszeit: Saisonal augerichtete Arbeitszeiten

Zählt Ihr Unternehmen zu den Betrieben, in denen saisonbedingt phasenweise sehr viel und dann monatelang wieder sehr wenig Arbeit anfällt, sind saisonal ausgerichtete Arbeitszeiten das ideale Modell.

So vermeidet Ihr Unternehmen, Mitarbeiter immer wieder befristet einzustellen, neues Personal zu suchen oder Mitarbeiter zu bezahlen, die unbeschäftigt und unzufrieden ihre Zeit absitzen. Stattdessen arbeitet ein fester Mitarbeiterstab nur dann, wenn es tatsächlich etwas zu tun gibt. Ihr Unternehmen schließt mit dem Arbeitnehmer einen Arbeitsvertrag.

Dieser erhält das ganze Jahr hindurch ein gleichbleibendes monatliches Grundgehalt, arbeitet aber nur einen gewissen Zeitraum im Jahr in Vollzeit bei Ihnen und hat den Rest des Jahres frei. Sie müssen dabei vor allem darauf achten, dass der Arbeitszeitsaldo im Jahresdurchschnitt mit der vertraglich vereinbarten Jahresarbeitszeit übereinstimmt.

Lebensarbeitszeit oder Block-Teilzeit: Für Sparer

Diese Form der Arbeitszeit ist in erster Linie für Mitarbeiter attraktiv, die einen längeren Auslandsaufenthalt planen oder früher in den Ruhestand gehen möchten (auch Block- Altersteilzeit ab einem gewissen Alter). Der Mitarbeiter arbeitet dabei zunächst in Vollzeit weiter, erhält aber ein Teilzeitgehalt. Er spart auf diese Weise Zeit- oder Geldguthaben auf einem Langzeitkonto an, das Sie für ihn unterhalten.

Für Ihr Unternehmen eröffnet diese Variante wenig Flexibilität. Bieten Sie dieses Modell aber an, könnte das die Motivation der Mitarbeiter steigern. Immer mehr Arbeitnehmer streben danach, eine Auszeit zu nehmen (Sabbatical), ohne dabei alle Brücken hinter sich abzubrechen. Ihr Unternehmen hat die Möglichkeit, gute Mitarbeiter trotz Sabbaticals zu halten.

Flexible Arbeitszeit erfordert ein Arbeitszeitkonto

Ohne Arbeitszeitkonto funktioniert kaum ein flexibles Arbeitszeitmodell. Das Arbeitszeitkonto ist ein Erfassungsinstrument der Arbeitszeit. Sie erfahren jederzeit den aktuellen Stand der geleisteten Arbeitsstunden.

Es kann entweder der vereinbarten Arbeitszeit entsprechen, also ausgeglichen sein, oder Plus- bzw. Minusstunden aufweisen. Das richtet sich auch nach dem definierten Ausgleichszeitraum. Bei flexiblen Arbeitszeitmodellen, die ein längeres Ansparen vorsehen (wie bei Jahres- und Lebensarbeitszeit), ist dieser Ausgleichszeitraum langfristig.

Bei Gleitzeit ist der Zeitraum dagegen eher kurz. Die sogenannten Kurzzeitkonten schaffen mehr Flexibilisierung für Ihr Unternehmen, während die Langzeitkonten eher die längerfristige Freistellung des Mitarbeiters zum Ziel haben.